En kontraktgennemgang er en vigtig del af kontraktprocessen og giver dig mulighed for at forstå alt det, som du og din virksomhed er enige om, før du sætter pennen på papiret. En kontraktgennemgang hjælper dig med at reducere de organisatoriske risici og øger sandsynligheden for, at en aftale vil få en positiv forretningsmæssig effekt for alle involverede parter. Uden en omfattende kontraktgennemgang risikerer du at forpligte dig til forpligtelser, som du ikke kan opfylde, at skade din virksomheds brand og omdømme og at spilde værdifuld tid og økonomiske ressourcer på at løse tvister, som kunne have været undgået.
Denne artikel dækker nogle af de vigtigste ting, du skal kigge efter under en kontraktgennemgang.
Hvad er en kontraktgennemgang?
En kontraktgennemgang er en grundig gennemgang af en juridisk aftale, inden den underskrives, for at sikre, at alt, hvad der står i dokumentet, er klart og korrekt, og at din virksomhed er tryg ved at gå videre i henhold til aftalens vilkår. Efter at aftalen er underskrevet i første omgang, er kontraktgennemgange også vigtige forud for specifikke kontraktbegivenheder som f.eks. genforhandlinger eller opt-out-vinduer. En kontraktgennemgang er typisk din sidste mulighed for at identificere og anmode om nødvendige ændringer, før du bliver låst fast i en aftale.
Hvad skal du kigge efter under en kontraktgennemgang
Når du gennemfører en kontraktgennemgang, er det nyttigt at starte med en plan, så du kan være sikker på, at de vigtigste områder i kontrakten er blevet analyseret omhyggeligt. Hvis der opdages fejl eller uoverensstemmelser, eller hvis der opstår spørgsmål som følge af kontraktgennemgangen, bør du ikke gå videre med kontrakten, før alle spørgsmål er blevet løst til din tilfredshed. Her er nogle af de vigtigste ting, du skal kigge efter under en kontraktgennemgang.
1. Vigtige klausuler & Vilkår
Alle linjer i en kontrakt er vigtige og skal gennemgås nøje, men nogle klausuler og vilkår er klart mere betydningsfulde end andre. Da alle virksomheder og brancher er forskellige, vil de vigtigste kontraktvilkår sandsynligvis også variere, men der er nogle få, som man skal være meget opmærksom på i alle tilfælde. Vilkår som fortrolighed, skadesløsholdelse, opsigelse og tvistbilæggelse er alle vigtige afsnit i en kontrakt og er værd at bruge ekstra tid på at gennemgå for fuldt ud at sikre, at sproget er acceptabelt.
2. Opsigelse & Vilkår for fornyelse
Hvor du underskriver en juridisk bindende aftale, skal du bekræfte, at du fuldt ud forstår kontraktens vilkår for opsigelse og fornyelse for at undgå at blive låst fast i en aftale længere, end du oprindeligt havde regnet med. Du bør tjekke ting som f.eks. sprog om automatisk fornyelse og opt-out-vinduer, så du på forhånd ved, hvordan og hvornår du kan opsige aftalen, og hvad konsekvenserne er, hvis du ikke underretter den anden part inden en bestemt dato.
Det er også et godt tidspunkt at begynde at planlægge fremadrettet, så du ikke bliver overrasket, når de vigtige datoer og frister kommer. Sæt påmindelser i kalenderen, så du og dit team ikke går glip af mulighederne for at genforhandle eller annullere aftalen inden for de angivne parametre.
3. Klart, utvetydigt sprog
Når du læser en kontrakt igennem, skal du være meget opmærksom på, hvordan hver enkelt sætning er formuleret, og kigge efter sprog, der kan være op til fortolkning. Selv hvis begge parter fortolker uklare udtryk på samme måde, er det bedst at revidere sproget, så det bliver mere klart og tydeligt, hvis det er muligt, for at undgå potentielle konflikter, når kontrakten er underskrevet og aktiv. Betydelige konflikter kan kræve, at en tredjepart skal bestemme de næste skridt baseret på, hvordan de fortolker kontrakten, så sørg for, at alle vilkår er eksplicit formuleret.
4. Ingen tomme felter
Anvendelse af kontraktskabeloner er en god måde at spare tid under kontraktudarbejdelsesprocessen, men kræver særlig opmærksomhed under kontraktgennemgangen. Eventuelle tomme felter skal enten udfyldes eller fjernes, inden den endelige kontrakt underskrives. Afhængigt af omstændighederne kan en manglende udfyldelse af et tomrum i din aftale føre til dyre konsekvenser for din virksomhed.
5. Manglende vilkår
Selv om begge parter typisk har gode intentioner, når de indgår en kontrakt, er der altid en mulighed for, at den ene part ikke vil levere i overensstemmelse med aftalens vilkår, hvilket kan føre til et kontraktbrud. Hold øje med misligholdelsesklausuler, så du kender de potentielle konsekvenser af ikke at opfylde dine forpligtelser – eller de muligheder, du har, hvis du er den part, der ikke overtræder aftalen.
6. Vigtige datoer & Deadlines
Ud over at sikre, at alle de anførte datoer og leverancer er i overensstemmelse med eventuelle tidligere mundtlige aftaler, er kontraktgennemgangen også en mulighed for at begynde at spore alt det, som dit team eller din organisation er ansvarlig for at udføre. Planlægning på forhånd vil bidrage til at reducere risikoen for et kontraktbrud, hvilket kan føre til betydelige konsekvenser for din organisation.
Tips for succes
Giv nok tid til en grundig gennemgang
Læsning og analyse af hver eneste sætning i en kontrakt kan uden tvivl tage en betydelig mængde tid, især for lange, komplekse aftaler, men det er et afgørende skridt for at beskytte din virksomhed mod unødvendige risici. Afsæt altid masser af tid til at sidde med kontrakter af høj værdi eller med høj risiko, før du underskriver dem. Et forkert placeret komma eller en tvetydig sætning kan føre til dyre og undgåelige fejl.
Få flere personer til at gennemgå
Det er altid en god idé at få en anden person end den person, der har udarbejdet dokumentet, til at foretage kontraktgennemgangen. En person, der læser en kontrakt for første gang, er mere tilbøjelig til at opdage en fejl eller slåfejl end den person, der har udarbejdet kontrakten og har kigget på de samme oplysninger i en lang periode. Ved at lade et andet medlem af dit juridiske team eller endog en advokat med ansvar for kontraktgennemgang gennemgå hver enkelt vigtig aftale øger du dine chancer for at gennemføre en kontrakt, der lever op til hensigten.
Gennemgå kontrakter regelmæssigt
Kontraktgennemgang bør finde sted for eksisterende aftaler ud over helt nye kontrakter. Hver gang du forbereder dig på at forny en aftale, har du mulighed for at forbedre kontrakten på baggrund af de erfaringer, du har gjort siden sidste gang, kontrakten blev underskrevet, rette noget, der tidligere blev overset, eller ændre sproget som følge af branchebestemmelser eller retningslinjer, der har udviklet sig, siden kontrakten oprindeligt blev udarbejdet. Det faktum, at en aftale blev underskrevet og accepteret i første omgang, bør ikke forhindre dig i regelmæssigt at gennemgå og lede efter muligheder for at optimere eller forfine vilkårene eller tage skridt til at opsige kontrakten i visse situationer.
Tag fordel af teknologien
Den grundige analyse linje for linje af et skriftligt dokument er en udfordring, der er skræddersyet til moderne teknologiløsninger, især værktøjer drevet af kunstig intelligens og maskinlæring. Løsninger til gennemgang af kontrakter, herunder visse kontraktstyringssoftware, giver mulighed for automatisk at scanne og analysere store mængder tekst hurtigt og præcist, og i modsætning til mennesker er de ikke modtagelige for fejl forårsaget af træthed, hvilket er et legitimt problem ved gennemgang af lange kontrakter.
Teknologi bør ikke erstatte den menneskelige gennemgangsproces, men når den bruges som supplement til den menneskelige indsats, kan løsninger til kontraktgennemgang hjælpe de personer, der er ansvarlige for denne proces, med at udføre opgaven meget mere effektivt og præcist.
For flere nyttige tips og oplysninger om gennemførelse af en vellykket kontraktgennemgang kan du downloade The Master Checklist for Contract Review and Management.
En del af dette indhold blev tidligere offentliggjort på ContractWorks blog