Mange af os kæmper for at få ting gjort, fordi vi er nødt til at stole på andre. Desværre er denne afhængighed bare en del af det at drive forretning. For bedre at nå dine mål er det afgørende, at du lærer at lukke loopet om handlinger, så tingene kan blive gjort.
Indholdsfortegnelse
Definition af Closed-Loop Communications
Closed-Loop Communications eller Closing the loop er beslægtet med at følge op, tjekke ind eller lukke handlen. Udtrykket stammer fra kontrolsystemer, hvor man lukker kontrolkredsløbet for at sikre, at systemet forbliver stabilt. Det modsatte af et stabilt system er et system, der er ustabilt. I kontrolsystemsprog kaldes dette et system med åbent kredsløb, da det ikke har nogen feedback og derfor sandsynligvis vil komme ud af kontrol – lidt ligesom projekter uden opfølgning.
Jeg er sikker på, at de fleste af jer har oplevet situationer, hvor I troede, at nogen ville gøre noget, og det viser sig, at de enten har glemt det, ignoreret jer eller gjort det forkerte. Alle disse problemer er et resultat af, at man ikke har lukket loopet.
Closed-Loop-kommunikation under stressede situationer
Closed-Loop-kommunikation er afgørende i perioder med stress og belastning, hvor det skal være krystalklart, hvad der kommunikeres. Dette gælder især, når liv og død er på spil, som f.eks. i en operationsstue eller på slagmarken.
Som eksempel følger 2-vejs radiokommunikation en stram closed-loop kommunikationsprotokol for at sikre, at budskabet er blevet modtaget. Jeg er sikker på, at de fleste af jer har hørt om følgende:
- Roger står for bogstavet “R”, som ofte var svært at forstå over radioen – det betød “besked modtaget.”
- Wilco betød “Vil overholde” det, du sagde.
- Over betød “Jeg er færdig – nu kan du tale.”
- Out betød “Jeg er færdig.”
Disse standardord og fremgangsmåder gør det enkelt og klart, hvad der foregår. Forretninger er ikke liv og død som på slagmarken eller i operationsrummet, men de kan drage fordel af klar og tydelig kommunikation i et lukket kredsløb.
For at spare dig for lidelser, hjertesorger og fejlkommunikation er her nogle trin, der sikrer, at du lukker kredsløbet hver gang.
Trin 1: Hav klare mål
En af de største udfordringer med at få ting gjort er at forstå dine sande mål. Intet vil frustrere dig mere end at sætte nogen i gang med en opgave, som i virkeligheden er tid, men som ikke er kommunikeret på den måde. At have klare mål betyder, at du tænker over, hvad der skal gøres, og udarbejder en plan, der giver mening. Tricket er at forberede sig omhyggeligt og fastlægge, hvilke mål der er vigtige, og hvem du har brug for til at udføre dem.
Trin 2: Kommuniker klart
Klar kommunikation betyder, at dit budskab eller din opgave registreres hos målgruppen. Det betyder ikke, at du taler langsomt eller bruger engelsk fra 4. klasse. Du skal snarere have punkter i dit møde eller din samtale, hvor du spørger efter klarhed, og hvor du sikrer dig, at dit budskab kommer frem. Husk, at det, du siger, måske ikke kommunikerer det budskab, du havde tænkt dig. Derfor skal du hele tiden lytte til, hvad folk siger, og bekræfte, at dit budskab eller din opgave kommer frem.
Trin 3: Skab naturlige opfølgningspunkter
En ting, som de fleste mennesker kæmper med, er, hvordan de skal følge op på en opgave eller en opgave. Dette kan være en udfordring for nogle mennesker, fordi det er uklart, hvornår man skal følge op. Hvis du skaber naturlige opfølgningspunkter, så vil alle parter føle sig meget mere trygge ved at tage imod dit opkald eller din e-mail. Disse naturlige opfølgningspunkter skabes af den person, der ønsker handlingen mest at blive gennemført. Et par eksempler på naturlige opfølgningspunkter er:
- Tager handling om at følge op om en uge, hvis du ikke hører fra nogen
- Sæt en fælles deadline, som alle er enige om
- Leverer oplysninger eller feedback inden en bestemt dato
- En personlig handling om at følge op med data/anbefalinger osv.
- Leverer en statusopdatering, når der sker noget væsentligt (f.eks.f.eks. en anden lukket aftale, en milepæl osv.)
Der er flere andre naturlige opfølgningspunkter, som vil blive indlysende for dig, når du begynder at lede efter dem.
Trin 4: Dokumenter diskussioner, handlinger og dagsordener
Den bedste ting, du kan gøre for at lukke kredsløbet, er sandsynligvis at sende dagsordener, noter, handlinger og konklusioner fra møder ud. Det kan virke som en masse arbejde, men det er et godt omdrejningspunkt for diskussionen. Når du sender mødenotater ud, åbner du op for et naturligt opfølgningspunkt, som kan udnyttes til at lukke loopet om flere handlinger. Uden dette fokuspunkt vil alle de udestående handlinger ikke have noget hjem. Dine mødenotater og opfølgningen på dem vil give disse handlinger et naturligt hjemsted.
Trin 5: Følg op, når det er lovet
Hvis du vil have folk til hurtigt at følge op på dine handlinger, så skal du være et godt eksempel. Tonen og tonen i din opfølgning kombineret med din punktlighed vil vise, at du lægger vægt på at lukke kredsløbet, og det vil naturligt smitte af på andre. Intet fortæller nogen, at det er vigtigt at lukke kredsløbet, som at gøre alt, hvad du kan, for at gøre det nemt for dem.
Trin 6: Gentag indtil det er afsluttet
Det er ikke ensbetydende med, at bare fordi du beder nogen om at gøre noget, betyder det ikke, at de faktisk hørte dig eller anerkendte, at det vil blive gjort. Det betyder, at du er nødt til at gentage ovenstående trin, indtil du opnår den løsning, du ønsker. Det kan tage flere møder eller telefonopkald. Det kan faktisk tage længere tid, end du havde regnet med. Det, du skal huske, er, at du skal være flittig, hvis du vil have noget gjort. Det kræver, at du konstant kommunikerer dine ønskede resultater og lukker kredsløbet for at sikre, at det bliver gjort.
Kommunikation i lukket kredsløb kræver øvelse
Som alt andet kræver kommunikation i lukket kredsløb en vis øvelse. Det kan være akavet eller endda virke fjollet, at du skal gentage ting eller klart bekræfte, at du har modtaget en besked. Denne akavethed vil forsvinde, og du vil opdage, at du er i stand til at få mere gjort med mindre hovedpine.