Afsnit 3. Metoder til at kontakte potentielle deltagere

Af

Lær at afgøre, hvilke metoder til at kontakte potentielle rekrutter der virker bedst.

Det er nu på tide, at du når ud til potentielle medlemmer – at sætte din kontaktliste i værk (for at se, hvordan du udarbejder en kontaktliste, se Identificering af potentielle medlemmer inden for alle sektorer af samfundet). Nu burde du være i stand til at tage alle de navne, du tålmodigt og systematisk har indsamlet fra de forskellige sektorer i fællesskabet, og begynde at tage nogle egentlige medlemskontakter.

Er du klar? Du er måske så klar, som du nogensinde kommer til at være. Vi er lige ved at gå i gang. Men først lidt baggrund.

Hvorfor er det vigtigt at kontakte potentielle deltagere?

Det er vigtigt at kontakte nye medlemmer, simpelthen fordi de normalt ikke kommer til at gå ind ad døren eller dukke op uindbudt, selv om det kan ske. Normalt kommer de ikke til at komme til dig. Du bliver nødt til at gå til dem. For at sige det ligeud: De fleste nye medlemmer til din gruppe eller organisation skal rekrutteres. Hovedspørgsmålet i dette afsnit er: “Hvordan skal jeg rekruttere dem?”

Der er faktisk to forskellige spørgsmål her. Det ene omhandler metoden for din kontakt. Det vil sige, hvilken form eller tilgang skal du bruge til at kontakte og rekruttere nye medlemmer? Og det andet drejer sig om indholdet af din kontakt. Det vil sige, hvilke punkter skal dit budskab formidle? Lad os tage disse to spørgsmål op på skift.

Hvad er metoderne til at kontakte potentielle medlemmer?

Når du kontakter medlemmer, er der mindst tre grundlæggende metoder at vælge imellem:

  • Du kan møde dem ansigt til ansigt
  • Du kan ringe til dem i telefonen
  • Du kan skrive et brev til dem

Der er også andre metoder – du kan f.eks. sende en fax eller en e-mail. Du kan sende et faktablad, en flyer eller en brochure. Men indtil videre vil vi fokusere på de tre ovennævnte hovedmetoder.

Hvilken metode skal du bruge til at kontakte potentielle medlemmer?

Der er fordele ved hver metode, og der er også nogle ulemper. Her er, hvad vi mener:

Face-to-face kontakt

Vores erfaringer er, at personlig kontakt fungerer bedst. Forskningsresultater bakker dette op. Jo mere personlig kontakten er, jo større er sandsynligheden for succes. Et personligt møde har større sandsynlighed for at være en succes end et telefonopkald, og et telefonopkald har større sandsynlighed for at være produktivt end et brev.

Betyder det, at du skal tage personlig kontakt i hvert eneste tilfælde? Ikke nødvendigvis. Det er fordi:

  • Personlig kontakt, især ansigt-til-ansigt-kontakt, tager tid. Antag, at du ønsker at holde et møde: Det tager tid at arrangere mødet (hvis du antager, at du arrangerer et på forhånd), det tager tid at rejse til mødet, og det tager tid at mødes. Det kan være, at du simpelthen ikke har den tid at give til hvert enkelt potentielt medlem.
  • Personlig kontakt er ikke altid mulig. Den person, du ønsker at møde, er måske ikke tilgængelig for at se dig, eller er ærlig talt ikke interesseret i at se dig. Dette gælder især, hvis dit potentielle medlem har en meget synlig eller vigtig stilling, og hvis din gruppe har lav synlighed i samfundet eller er ukendt for din målgruppe.
  • Personlig kontakt kan være mindre nødvendig, når du beder din målperson om at gøre noget mindre – f.eks. at acceptere at blive opført som sponsor eller at yde et lille bidrag. Det er “passive” former for medlemskab snarere end “aktive” former for medlemskab. Jo mindre anmodningen er, eller jo mindre involverende den er, jo mindre intensiv behøver kontakten at være.

Telefonisk kontakt

Telefonen er hurtig og nem. Du kan ringe syv cifre op på under fem sekunder. Du (og dit potentielle medlem) behøver ikke at rejse – I kan sidde lige der, hvor I er. I kan indgå i en tovejsdialog, ligesom ved et personligt møde. Du kan lytte og reagere på den følelsesmæssige tone, ikke kun på det verbale indhold, ved at mærke ændringer i stemmehøjde og tonefald. Og du kan få dine forretninger gjort hurtigt.

Det er alt sammen store fordele. Men:

  • Det kan være svært at nå din målperson. I mange sammenhænge er chancerne for, at du får kontakt ved første forsøg, små. Når du ringer, er dit potentielle medlem sandsynligvis – “i et møde…”, “ude til frokost…”, “på en anden linje…”, “væk fra skrivebordet…”, “ude af kontoret…”, “på ferie….”, eller “lige trådt ud fra et øjeblik….” Dette er en moderne kendsgerning. Så den, der ringer, må være forberedt på en eller flere runder med mislykkede forbindelser og mulig mild gensidig irritation, før der skabes kontakt.
  • Når du får forbindelse, er det muligt, at målpersonen ikke giver dit opkald den samme opmærksomhed og hensynsfuldhed som ved et personligt møde. Han eller hun er måske ikke forberedt på at lytte eller er distraheret af andre begivenheder i hjemmet eller på kontoret (en deadline for et projekt; en baby, der græder). Nogle gange – endnu en kendsgerning i livet – kan du blive sat i venteposition, fordi der kommer andre opkald.
  • Et telefonopkald kan normalt ikke opbygge en lige så stærk forbindelse som et personligt møde. Medlemskab kommer fra forbindelser, der er skabt, og opbygning af forbindelser tager tid. Møder giver den tid; det gør telefonopkald normalt ikke. Visse nonverbale oplysninger – ansigtsudtryk, kropssprog – går også tabt i telefonen, hvilket yderligere kan begrænse udviklingen af forholdet.

Kontakt pr. brev

Breve og trykte kontakter har på den anden side klare fordele. Selv om et godt brev om medlemshvervning tager tid at skrive, kan det nogle gange udtrykke det, du ønsker at sige, bedre end tale (fordi du har taget dig tid til at skrive det). Og når først brevet er skrevet, kan det grundlæggende indhold bruges igen og igen. Du kan generere en masse breve på kort tid. Og set fra modtagerens synspunkt kan brevet læses i ro og mag og gemmes til senere brug.

På den anden side:

  • Selv de bedste breve er ikke lige så personlige som et telefonopkald eller et møde.
  • Der er ingen tovejsdialog.
  • Der er mindre mulighed for at reagere på individuelle bekymringer og for at udvikle et forhold
  • Og (den chokerende sandhed) nogle breve bliver slet ikke åbnet.

Så hver af disse kontaktmetoder har positive og negative egenskaber. Okay, men hvordan løser man så problemet? Du ønsker at komme i gang. Hvilken metode skal du vælge i din situation lige nu?

Vi vil gerne komme med et svar til alle formål. Men faktisk tror vi ikke, at der findes et. I stedet afhænger svaret på spørgsmålet af din situation.

Faktorer i din beslutning

Mens ansigt-til-ansigt-kontakt generelt er bedst, alt andet lige, men andre ting er ikke altid lige gode. Men her er nogle situationer, hvor du virkelig kan ønske at lægge kræfterne i personlig kontakt og i at mødes ansigt til ansigt:

  • Når du har et lille antal personer at rekruttere
  • Når du har et stort antal personer at rekruttere dem (Du behøver ikke at gøre dette arbejde alene.)
  • Når du har tid til rådighed til at skabe kontakterne
  • Når den person, du skal rekruttere, ville være et særligt vigtigt medlem for din gruppe
  • Når den person, du skal rekruttere, er et særligt indflydelsesrigt medlem i lokalsamfundet
  • Når den person, du skal rekruttere, ikke kender dig eller din gruppe særlig godt

En telefonisk kontakt kan være det bedste valg i disse tilfælde:

  • Når det potentielle medlem ikke er til rådighed (eller sandsynligvis ikke vil være til rådighed) for et møde
  • Når det potentielle medlem er relativt let at få fat i pr. telefon
  • Når du og det potentielle medlem allerede er bekendte
  • Når den anmodning, der fremsættes, er relativt enkel
  • Når du er personligt tryg ved at tale med andre over telefonen

Og:

Og, som et alternativ til telefonen kan et brev være en god idé at overveje:

  • Når du har et relativt stort antal medlemmer, der skal rekrutteres
  • Når du er den eneste person, der er til rådighed til at udføre opgaven
  • Når din egen tid (og din gruppes tid) er meget begrænset
  • Når det er mindre vigtigt, hvem i især de nye medlemmer er
  • Når det potentielle medlem allerede er bekendt med dig eller din gruppe
  • Når du har udviklet (eller får) en fremragende mailingliste

Lad os prøve et par eksempler for at illustrere disse principper, med nogle foreslåede anbefalinger:

Eksempel Anbefalinger
Din gruppe ønsker at få vedtaget lokal lovgivning. Et byrådsmedlem er på din side Her er et indflydelsesrigt medlem. Mød byrådsmedlemmet personligt.
Du vil have 50 beboere til at deltage i et nabomøde. Det burde ikke være så svært at nå dem. Ring til dem derhjemme om aftenen (du kan også give dem en folder på deres døre).
Du har brug for 200 nye medlemmer i løbet af de næste par måneder, som hver især vil sende en check. Alle checks er velkomne. Find en god mailingliste. Start med et brev.
Du vil gerne oprette et Advisory Board for en lokal sundhedsklinik. Hvad synes du?

Hvad med de specifikke forhold i din egen situation nu? Hvilket metodevalg ville fungere bedst for dig?

Kombination af forskellige metoder

På dette tidspunkt har vi gode nyheder (håber vi). Det er muligt at kombinere disse forskellige kontaktmetoder sammen. Du kan f.eks…

  • Ringe, derefter skrive
  • Ringe, derefter arrangere et møde
  • Skrive, derefter ringe
  • Skrive, derefter arrangere et møde

Og for at udvide punktet kan du også tilføje et tredje trin. Det vil sige, at man kan ringe, efter at man har sendt et brev, eller skrive, efter at man har holdt et møde. Med andre ord,

  • Kald, skriv, ring, eller
  • Kald, mødes, skriv

Mange andre variationer er mulige, men disse er nok for nu (vi ønsker ikke, at tingene skal blive for komplicerede).

I mange tilfælde er det en god idé at kombinere metoderne. Eksemplet med sundhedsklinikkens advisory board ovenfor er et glimrende eksempel herpå. Det er en vigtig opgave; det er værd at tage sig tid til det. Så hvis din egen tid tillader det, vil du ringe (eller skrive) til potentielle medlemmer og arrangere et møde; eller (som et mindre intensivt alternativ) skrive og derefter ringe. I begge tilfælde kan du følge op med endnu et opkald eller brev.

En præcis diskussion af den nøjagtige rækkefølge af begivenhederne fører os uden for rammerne af dette modul. Men hovedpointen er dog, at det er muligt og ofte ønskeligt at kombinere forskellige metoder, når du beder medlemmer om at melde sig ind i din gruppe. Hver metode kan støtte og bygge på den andens styrker. I mange situationer kan det være værd at bruge en velgennemtænkt kombination af metoder at bruge tid og besvær.

Afpas din metode til at passe til situationen

Vi afslutter dette afsnit med flere nyttige nyheder. Du behøver ikke at holde dig til en enkelt metode hele tiden. Din strategi kan variere: Du kan bruge én kontaktmetode til nogle personer og en anden metode til andre. Et ordsprog siger: “Forskellige streger for forskellige mennesker”. Det er sandheden.

Så en bankdirektør skal måske bedst kontaktes på et planlagt møde, ansigt til ansigt. En præst kan måske kun findes via telefon, søndag eftermiddag, efter prædikenen. En person, der er meget på farten, vil måske være særlig opmærksom på posten (medmindre du vil prøve at rekruttere via mobiltelefon), mens en butiksindehaver måske er mest tilgængelig på stedet, i butikken. Alle disse mennesker er tilgængelige, men lettere på bestemte måder. Hvis du er interesseret i Prospect X, er din opgave som rekrutteringsansvarlig at spørge dig selv: “Hvordan kan jeg bedst få fat i netop denne person?”

Udnyttelse af tilfældigheder

Hvor vi slutter, er der endnu en kontaktmetode, der skal nævnes. Den skal nævnes, selv om det ikke ligefrem er en “metode”. Vi vil kalde den “tilfældighed”. “

Du løber måske ind i et potentielt medlem på posthuset eller til fodboldkampen. Du ser måske den samme bankdirektør, når du henter avisen, eller i kirken. Hvis det ikke er uhensigtsmæssigt at henvende sig til dem – og det er det måske ikke – så udnyt disse tilfældige muligheder. I uplanlagte møder, når folk ikke har travlt, vil mange mennesker vise deres naturlige og hjælpsomme væsen. Og de vil måske være mere modtagelige for det, du vil fortælle dem.

Godt samfundsarbejde betyder, at man skal være forberedt på at udnytte enhver lejlighed, der præsenteres for en, hvad enten det er tilfældigt eller planlagt.

Sammenfattende

Møder, telefonopkald og breve kan ses som blot en del af en samlet medlemskabsstrategi, hvor hver enkelt skal bruges efter behov. Hvis der findes flere gode metoder, hvorfor så begrænse sig til kun én?

Men når man først har truffet sit valg eller sine valg, hvordan gennemfører man dem så? Det er emnet for vores næste to afsnit!

Skriv en kommentar