Du kender din lille virksomhed som din egen bukselomme. Du har brugt mange timer på dens layout og organisation, men har du det samme med din balance?
En nylig undersøgelse viste, at 40 % af ejerne af små virksomheder brugte mindst 80 timer om året på at lave regnskab. Ved at forstå bedre, hvordan din balance er organiseret, kan du sprænge dit regnskab i et mere effektivt tempo. Men først skal du forstå hver enkelt konto på din balance.
Hvad er balancekonti?
Som ejer af en lille virksomhed er du sikkert bekendt med at bruge mapper – og måske endda arkivskabe – til at holde dine dokumenter organiseret. Din balance anvender et lignende system, men i stedet for mapper er den opdelt efter konti.
Dine balancekonti omfatter:
- Kassebeholdning. Dette er de kontanter, du modtager i forbindelse med almindelige transaktioner i din virksomhed. Når du f.eks. sælger varelager og modtager betaling, dokumenteres dette på kontantkontoen. Din kontantkonto vil blive opført som et omsætningsaktiv eller et kortfristet aktiv på din balance.
- Indskud. Som en lille virksomhed har du måske før placeret sikkerhedsdepoter. Det gør du, når du giver en anden person penge til at holde mod fremtidige udgifter. Disse kaldes ofte for “Tilgodehavender til sikkerhedsstillelse”. Sikkerhedsdepoter betragtes som omsætningsaktiver på din balance.
- Immaterielle aktiver. Disse er ikke-fysiske aktiver. Patenter, ophavsrettigheder, kundelister, litterære værker og radio- og tv-rettigheder er alle almindelige eksempler. De er opført som omsætningsaktiver på din balance.
- Kortfristede investeringer. Disse investeringer bliver omdannet til kontanter inden for et år. De er også opført i afsnittet omsætningsaktiver på din balance.
- Tilgodehavender. Det drejer sig om de penge, som dine kunder skylder dig for produkter eller tjenesteydelser, som de har modtaget, men som de endnu ikke har betalt for. Disse er dokumenteret som aktiver på din balance.
- Forudbetalte udgifter. Disse omfatter transaktioner, for hvilke der er foretaget forudbetalinger. Du kan f.eks. betale husleje for et erhvervslokale, før du bruger det. Denne transaktion, såvel som dine andre forudbetalte udgifter, vil blive registreret som et aktiv på din balance.
- Langfristede investeringer. Det er typisk investeringer, som ikke bliver omdannet til kontanter inden for et år. De kan omfatte aktier, obligationer, fast ejendom og undertiden kontanter. Dine langfristede investeringer opføres på aktivsiden af din balance.
- Gældsforpligtelser. Dette er det beløb, som du skylder leverandører eller kreditorer. Dine gældsforpligtelser er konti for kortfristet gæld på din balance.
- Forudbetalte omkostninger. Disse kan omfatte lønninger, renter, forsyningsselskaber, reparationer, bonusser og skatter. Disse betragtes som passivkonti.
- Kreditkort. Hvis du har et kreditkort kun til din lille virksomhed, er du ikke alene. Dette er en almindelig praksis. Indkøb foretaget med kreditkort registreres som passivkonti på din balance som passivkonti.
- Kortfristet gæld. Denne konto er opført i den kortfristede gældsdel af din balance. Den omfatter al gæld, der forfalder inden for et år. Et eksempel på kortfristet gæld er lønsumsafgifter.
- Langfristet gæld. Dette er gæld, der ikke forfalder inden for et år. Eksempler herpå er obligationer, der skal betales, langfristede lån, leasingforpligtelser eller konvertible obligationer. Disse registreres i passivafsnittet i din balance.
- Egenkapital. Egenkapitalen er et særskilt afsnit i balancen. Denne sektion omfatter aktiernes nominelle værdi, indbetalte beløb i kapital og dit tilbageholdte overskud.
Hvad er tilgodehavender på balancen?
Dine kundetransaktioner er vigtige. De giver brændstof til din virksomhed. Så når du opretter og analyserer din balance, skal du være meget opmærksom på dine tilgodehavender. Som tidligere nævnt repræsenterer disse betalinger, som dine kunder skylder dig efter at have købt varer eller tjenesteydelser på kredit. Lad os f.eks. sige, at du ejer en virksomhed, der beskæftiger sig med landskabspleje. Når du har ordnet en kundes have, sender du ham en faktura. Til gengæld sender de på et senere tidspunkt en betaling tilbage for de leverede tjenester.
Opkrævede tilgodehavender, som den, du ville modtage i eksemplet med landskabsplejen ovenfor, er omsætningsaktiver. Det skyldes, at de forventes at blive omdannet til kontanter inden for et års tid.
Hvad er leverandøregagementer på balancen?
Du ved allerede, at de penge, der strømmer ind i din virksomhed, er lige så vigtige som de penge, der strømmer ud. Derfor er det vigtigt at holde nøje øje med dine kreditorer, da det er betalinger, som du skylder andre virksomheder.
Dine kreditorer er i virkeligheden andre virksomheders tilgodehavender. Lad os f.eks. sige, at din lille virksomhed løber tør for vigtige lagerbeholdninger tidligere end forventet. Du kontakter hurtigt din leverandør og køber mere varelager på kredit hos dem. Når krisen er afværget, og dine hylder er fyldt op, modtager du en faktura til betaling. Denne betaling betragtes som en gældsforpligtelse (og er et tilgodehavende hos leverandøren). Du er juridisk forpligtet til at betale den rettidigt til din leverandør.
Afstemning af balancekonti
Du har sikkert afstemt med andre før, men du har måske ikke afstemt en balance. Til at begynde med skal du vide, at afstemning af din balance indebærer, at du sammenligner dine balancekonti med en anden kilde.
For mange små virksomhedsejere er denne kilde deres kontoudtog. Du skal dog huske på, at disse opgørelser kun gælder for kontantkonti på balancen. Hvis du vil sammenligne dine debitor-, kreditor- og anlægstransaktioner, kan du bruge din delregnskabskonto.
Denne sammenligning er vigtig for små virksomhedsejere som dig, fordi den giver dig mulighed for at sikre dig, at din balance er korrekt. Du vil gerne have, at dine konti stemmer overens. Hvis de ikke gør det, kan du få problemer i fremtiden. Når det er sagt, kan du ved at sammenligne din balance få mulighed for at opdage fejl tidligt. Nogle gange kan disse fejl være så enkle som en slåfejl eller ombyttede cifre i et tal.
Når du går gennem afstemningsprocessen, skal du føre en liste over, hvad der indgår i hver enkelt balancekonto. Dette kan hjælpe dig med at holde dig organiseret. Disse lister er:
- Anlægsaktiver
- Individuelle forudbetalte udgifter, der tilsammen udgør det samlede beløb for forudbetalte udgifter
- Forventede debitorer og kreditorer, der knytter sig til balancen
Din balanceopgørelse skal afstemmes ved udgangen af en måned, et kvartal eller et helt år. Tidspunktet er op til dig som ejer af den lille virksomhed. Det anses dog for en god idé at afstemme din balance som en del af din afslutningsproces.
Når du har fastslået, at din balance er korrekt, kan du nemt og trygt bruge den til at træffe fremtidige økonomiske beslutninger.
Hvad er en budgetteret balance?
Du er ikke fremmed for budgetter. Enhver virksomhed har et. Uanset hvor højt eller lavt dit budget er, vil du også have en budgetteret balance ud over din nuværende balance.
Den budgetterede balance er den samme som din nuværende balance, bortset fra at den afspejler et skøn for fremtidige budgetperioder. Derfor viser den dig, hvor dine balancekonti vil være ved udgangen af fremtidige regnskabsperioder, hvis du holder dig til dit nuværende budget.
Næste gang du gennemgår din lille virksomheds balance, skal du ikke bare glosse over den. Stop virkelig op og forstå hver enkelt konto på den. Dette vil hjælpe dig med at få en bedre forståelse af dit marked, din drift og din lille virksomhed generelt.
Dertil kommer, at du skal tage det et skridt videre. Afstem din balance i denne regnskabsperiode. Opret derefter en budgetteret balance for at give dig en endnu større økonomisk fordel. Hvor langt du dykker ned i din balance, er i sidste ende op til dig.