Cost Management forklaret i 4 trin

Cost Management handler om processen med at finde det rigtige projekt og gennemføre projektet på den rigtige måde. Det omfatter aktiviteter som planlægning, estimering, budgettering, finansiering, finansiering, styring, kontrol og benchmarking af omkostninger, så projektet kan gennemføres inden for tid og det godkendte budget, og projektets resultater kan forbedres i tide.

Cost management dækker hele projektets livscyklus fra den indledende planlægningsfase til måling af de faktiske omkostningsresultater og projektets afslutning. Denne artikel vil forklare de forskellige trin og processer i projektomkostningsstyring i overensstemmelse med metoder såsom Total Cost Management Framework fra AACE International.

Trin 1: Ressourceplanlægning

Ressourceplanlægning er processen med at fastslå fremtidige ressourcebehov for en organisation eller et arbejdsområde. Dette indebærer evaluering og planlægning af brugen af de fysiske, menneskelige, finansielle og informationsmæssige ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre arbejdsaktiviteter og deres opgaver. De fleste aktiviteter indebærer, at der anvendes mennesker til at udføre arbejdet. Nogle aktiviteter involverer materialer og forbrugsgoder. Andre opgaver omfatter skabelse af et aktiv ved hjælp af hovedsagelig informationsinput (f.eks. ingeniørarbejde eller softwaredesign). Normalt bruger mennesker værktøjer som f.eks. udstyr til at hjælpe dem. I nogle tilfælde kan automatiserede værktøjer udføre arbejdet med en lille eller ingen menneskelig indsats.

Ressourceplanlægning begynder i udviklingsprocessen for omfanget og udførelsesplanen, hvorunder arbejdsopdelingsstrukturen, den organisatoriske opdelingsstruktur (OBS), arbejdspakker og udførelsesstrategien udvikles. OBS’en fastlægger kategorier af arbejdsressourcer eller ansvarsområder; denne kategorisering letter ressourceplanlægningen, fordi alle ressourcer er nogens ansvar som afspejlet i OBS’en.

Ressourcevurdering (normalt en del af omkostningsvurderingen) bestemmer aktivitetens nødvendige ressourcemængder (timer, værktøj, materialer osv.), mens tidsplanlægning og -udvikling bestemmer de arbejdsaktiviteter, der skal udføres. Ressourceplanlægning tager derefter de estimerede ressourcemængder, evaluerer ressourcernes tilgængelighed og begrænsninger under hensyntagen til projektets omstændigheder og optimerer derefter, hvordan de tilgængelige ressourcer (som ofte er begrænsede) vil blive anvendt i aktiviteterne over tid. Optimeringen udføres på en iterativ måde ved hjælp af varighedsestimering og ressourceallokeringstrinene i tidsplanlægnings- og udviklingsprocessen.

Trin 2: Omkostningsestimering

Omkostningsestimering er den forudsigelsesproces, der bruges til at kvantificere, koste og prissætte de ressourcer, der kræves af omfanget af en investeringsmulighed, en aktivitet eller et projekt. Det indebærer anvendelse af teknikker, der konverterer kvantificerede tekniske og programmatiske oplysninger om et aktiv eller projekt til oplysninger om finansiering og ressourcer. Outputtet fra estimering anvendes primært som input til forretningsplanlægning, omkostningsanalyse og beslutninger eller til projektets omkostnings- og tidsplankontrolprocesser.

Den omkostningsestimeringsproces anvendes generelt i hver fase af aktivets eller projektets livscyklus, efterhånden som aktivets eller projektets omfang defineres, ændres og forfines. Efterhånden som omfangsdefinitionen øges, bliver de anvendte estimeringsmetoder mere definitive og producerer estimater med stadig snævrere probabilistiske omkostningsfordelinger.

Opstimering af omkostninger kan udføres af dedikerede softwaresystemer som Cleopatra Enterprise cost estimating og projektomkostningsdatabaser som CESK, der oprettes og vedligeholdes for at understøtte de forskellige typer af estimater, der skal udarbejdes i løbet af aktivets eller projektets livscyklus.

Vurderingen af aktiviteternes tidsvarighed skal overvejes sideløbende med omkostningerne, fordi omkostningerne ofte er afhængige af tidsvarigheden, og ressourcekrav, der identificeres i omkostningsvurderingen, kan påvirke tidsplanen. Der anvendes iterative tilgange, fordi resultaterne af et omkostningsestimat ofte fører til ændringer i omfanget eller planerne. Faktisk kan estimeringsprocessen ses som en del af definitionen af omfanget, fordi den iterative afvejning mellem omkostninger og omfang sammenfletter processerne.

Med Cleopatra Cost Estimating kan du opnå

• Skabelse af alle former for omkostningsoverslag, fra faktor til detaljeret overslag.
• Succesfuldt udbud, da det giver dig mulighed for at estimere omkostninger, anmode om tilbud, analysere disse tilbud og holde styr på sine omkostninger.
• Sammenhængende omkostningsestimater og omkostningskontrol. Med omkostningskontrolmodulet kan du følge projektomkostningerne under udførelsesfasen. Ved at forbinde dit projektstyringsdokument direkte til dit estimat minimerer Cleopatra Enterprise datahåndteringen, øger effektiviteten og reducerer antallet af fejl.
• Traditionelt ville ledelsen bede om at levere et estimat baseret på den tid, der er tilbage til udførelsen af TA. Flere organisationer kræver nu, at estimatorer følger en trinvis tilgang til estimering og leverer tre forskellige typer af estimater i forberedelsesfasen.

Stræk 3: Omkostningsbudgettering

Budgettering er en delproces inden for estimering, der bruges til at allokere de estimerede omkostninger til ressourcer i omkostningskonti, som omkostningspræstationer vil blive målt og vurderet i forhold til. Dette danner grundlaget for omkostningskontrol. De omkostningskonti, der anvendes fra kontoplanen, skal også understøtte omkostningsregnskabsprocessen. Budgettet er ofte tidsmæssigt inddelt i overensstemmelse med tidsplanen eller for at imødegå budget- og likviditetsbegrænsninger.

Strin 4: Omkostningskontrol

Kostningskontrol drejer sig om at måle afvigelser fra omkostningsgrundlaget og træffe effektive korrigerende foranstaltninger for at opnå minimale omkostninger. Der anvendes procedurer til at overvåge udgifter og resultater i forhold til et projekts fremskridt. Alle ændringer i omkostningsgrundlaget skal registreres, og de forventede endelige samlede omkostninger skal løbende forudses. Når de faktiske omkostningsoplysninger bliver tilgængelige, er det en vigtig del af omkostningskontrollen at forklare, hvad der er årsagen til afvigelsen fra omkostningsgrundlaget. På grundlag af denne analyse kan der være behov for korrigerende foranstaltninger for at undgå omkostningsoverskridelser.

Nedenstående figur er et proceskort for måling af projektresultater . Denne proces bør køre i en kontinuerlig forbedringscyklus, indtil projektet er afsluttet:

Proceskort for måling af projektets præstationer

Processen for præstationsvurdering starter med planlægning og med at have de rigtige værktøjer på plads. Dedikerede softwareværktøjer til omkostningskontrol kan være værdifulde til at definere procedurer for omkostningskontrol, spore og godkende ændringer og anvende analyser. Desuden kan rapporteringen forbedres og forenkles, hvilket gør det lettere at informere alle interessenter, der er involveret i projektet.

Cleopatra Cost Control hjælper dig med at opnå

• Projektets omkostningskontrol og altid spore omkostningskomponenterne tilbage til det oprindelige budget.
• Skiftestyring af omfanget. Estimer omkostninger og tilføj det til dit projektstyringsdokument.
• Projekt afsluttet? Feedbackprocessen vil være på plads. Send de faktiske tal til dine omkostningsmodeller for at øge deres nøjagtighed og kvalitet med henblik på fremtidig estimering. Hvor de fleste værktøjer er begrænset til enten at være software til omkostningsberegning eller et værktøj til omkostningskontrol, er Cleopatra Enterprise begge dele.

Bonus Step: Benchmarking

Som et bonustrin er det klogt at tilføje Benchmarking til projektets omkostningsstyringsproces.

Benchmarking hjælper med at lukke loopet mellem projekt A og projekt B. Viden fra projekt A (der refererer til de igangværende og udførte projekter) analyseres, og tilbagemeldingen afspejles i projekt B (de næste projekter). På den måde skabes en forbedringscyklus for at øge projektets ydeevne. Benchmarking anvendes i vid udstrækning af tekniske industrier til at forbedre projekternes resultater. Softwaresystemer som Cleopatra projektbenchmarking hjælper estimatorer og projektkontrollører med at besvare det komplekse spørgsmål: Hvordan kan man bruge store projektdata til at gennemføre projekter inden for tid og budget?

Målet med projektbenchmarking er at gemme data fra gennemførte og igangværende projekter for at uddrage værdifulde projektmetrikker og benchmarke aktuelle estimater. Udførelse af statistiske analyser på historiske data kan resultere i værdifulde oplysninger om sammenhænge mellem variabler, som kan bruges til at oprette en pålidelig omkostningsvidenbase eller kalibrere eksisterende.

Projektbenchmarking som en bonusfase

Det er vigtigt at bemærke, at projektbenchmarking ikke kun omfatter sammenligning mellem projekter, da det også er interessant at sammenligne revisioner inden for et projekt.

Hvad du kan opnå med Cleopatra Benchmarking

• Indhent historiske projektdata, der kan give værdifulde analyser og projektsammenligninger til at træffe kritiske forretningsbeslutninger.
• Benchmark dine estimater i forhold til dine tidligere projekter, og forbedr dit omkostningsestimat betydeligt.
• Udtræk metrikker på tværs af projekter for at forbedre fremtidige omkostningsestimaters nøjagtighed.
• Udarbejd meningsfulde og interaktive rapporter.
• Eksport & Importer data nemt fra Excel.

Cost Management Matters: 5 årsager til omkostningsoverskridelser i projektkontroller

Infografik: Sådan retter du de 10 største fejl i forbindelse med omkostningsstyring i projekter

Hvordan laver man en omkostningsstyringsplan? 4 tips

Cost Management VS Cost Control

Vejledning til en digital fremtid: Integrerede systemer i projektstyring

Download casestudie

Bruce Power casestudie