Det er 2020, så vi burde alle vide, hvordan man e-mailer, ikke?
Men da så mange af os bruger e-mail i høj grad til arbejdet, er der helt sikkert nogle ting, der dukker op i vores indbakker og irriterer os.
For at finde ud af de ultimative e-mail DOs & DON’Ts, og hvilke klicheer der fylder os med raseri, har Perkbox Insights foretaget en undersøgelse blandt 1.928 personer.
Nøgleresultater er bl.a.:
- Ifølge den arbejdende befolkning starter den perfekte arbejdsmail med ‘Hej’ og slutter med ‘Med venlig hilsen’.
- ‘Just looping in…’ og ‘As per my last email’ vurderes som de mest irriterende e-mail-klicheer.
- De værste afslutninger på arbejdsmails er ‘love’, ‘warmly’, ‘cheers’ og ‘best’.
- ‘Hey’, ‘Happy Friday’ og ‘To whom it may concern’ er de værste måder at starte en e-mail på.
- Brug af store bogstaver, kys og emojis er de største e-mail DON’Ts.
- Enormt 16 % mener, at det aldrig er acceptabelt at bruge et udråbstegn i en arbejdsmail, mens 48 % mener, at man kan bruge bare ét.
Det er måske 2020, men e-mail er ikke død – 73 % siger, at e-mail er deres foretrukne kommunikationsmetode på arbejdet
Selv om andre metoder synes at være på vej frem – er den gode gamle e-mail stadig den mest populære kommunikationsmetode på arbejdet. Næsten ¾ af folk siger, at det er deres foretrukne metode, mens face-to-face kommer på andenpladsen med 50 %.
Telefon er den tredje mest populære platform, idet en tredjedel af folk angiver, at det er deres foretrukne metode, og overraskende nok siger kun 16 % instant messaging.
Og kun 8 % mener, at tekst er egnet til arbejdsformål, sammen med de 3 %, der bruger sociale medier til arbejde.
De fleste voksne bruger mellem 1 og 2 timer om dagen på at tjekke e-mails
1 ud af 5 bruger mellem 1 og 2 timer af deres arbejdsdag på deres indbakke, 16 % bruger mellem 2 og 3 timer, mens chokerende 15 % bruger 5+ timer på at tjekke og sende e-mails hver dag.
Nogså 31 % tjekker deres e-mails uden for arbejdet “med få timers mellemrum”, mens 8 % tjekker “hver time”, og yderligere 8 % gør det “konstant”.
Al denne tid i vores indbakker betyder, at der nødvendigvis er et par ting, der går os på nerverne …
Den perfekte arbejdsmail starter med ‘Hej’ og slutter med ‘Med venlig hilsen’
Når man beder respondenterne om at vælge, hvad de mener er den bedste hilsen til en arbejdsmail, går man en simpel vej. ‘Hej’ indtager førstepladsen som den bedste hilsen, efterfulgt af ‘Godmorgen og God eftermiddag’ på andenpladsen.
De fem bedste hilsner til en arbejdsmail:
- Hej – 49%
- Godmorgen/eftermiddag – 48%
- Hej – 21%
- Kærlig hilsen – 20%
- Hyggeligt ! fx Glædelig fredag! – 7%
Nu kommer vi til det værste
Det ser ud til, at ingen hilsen er et stort nej, idet 53% siger, at det er den værste måde at starte en e-mail på, hvis man ikke hilser på modtageren. Herefter følger den upersonlige “Til hvem det kan vedrøre”, som 37 % mener er uacceptabel at bruge, mens det venlige “Hej” indtager tredjepladsen (28 %).
De fem værste hilsner til en arbejdsmail:
- Ingen hilsen – 53 %
- Til hvem det kan vedrøre – 37 %
- Hej – 28 %
- Happy ! F.eks. Happy Friday – 23%
- Hilsner – 22%
“Venlig hilsen”, “Tak” og “Hilsen” er de bedste måder at afslutte en e-mail på
Det ser ud til, at selv om “Venlig hilsen” måske får lidt kritik, er det stadig den bedste måde at afslutte en e-mail på, idet 69% af de adspurgte stemmer på førstepladsen. ‘Med venlig hilsen’ fulgte på tredjepladsen, hvor 31 % vurderede, at det var den bedste hilsen, mens ‘Thanks’ eller ‘Thanks Again’ blev overhalet af ‘Thanks’ eller ‘Thanks Again’ på andenpladsen.
De fem bedste måder at underskrive en e-mail på:
- Hilsen venlig hilsen – 69%
- Tak eller tak igen – 46%
- Hilsen – 31%
- Tak på forhånd – 21%
- Gode ønsker – 20%
‘Kærlig hilsen’, “hjerteligt” og “skål” vurderes som de værste afslutninger
Det er ikke overraskende for arbejdspladsen, at “kærlighed” (57 %) vurderes som den værste måde at afslutte en e-mail på (57 %), mens “hjerteligt” følger tæt efter (31 %).
Andre underskrifter, der vurderes som uegnede, er “Cheers”, hvor over en fjerdedel (26 %) angiver, at det ikke bør bruges i en e-mail på arbejdspladsen, samt “Yours truly” (24 %) og “Best” (12 %), der også er på listen.
Selv om du måske ikke ønsker at vælge en af dem fra denne liste, bør du sørge for at underskrive dine e-mails. Hele 44 % af de adspurgte angiver, at “ingen afmelding” er den værste.
Top 10 værste e-mail sign offs rangeret:
- Kærlighed – 57%
- Ingen afmelding – 44%
- Varmt – 31%
- Kærlig hilsen – 26%
- Din oprigtigt – 24%
- Din trofast – 24%
- Din trofast – 18%
- Talk soon – 14%
- Sincerely – 12%
- Best – 12%
- All the best – 9%
Så nu kender vi de bedste måder at starte og slutte en e-mail på, men hvad får os til at blive sure i en e-mail? Vi spurgte respondenterne om de e-mail-klicheer, de bare ikke kan udstå.
Her er nogle, du skal være opmærksom på, så du ikke irriterer nogen i din næste e-mail…
‘Just looping in…’ og ‘As per my last email’ er de mest irriterende e-mail-klicheer
Sommetider kan man bare ikke lade være med at bruge en kliché, men der er nogle, som man virkelig bør undgå. Især hvis du ønsker at være på dine respondenters gode side.
Den mest forhadte e-mail-kliche er “Just looping in…”, idet hele 37 % angiver, at de finder det irriterende, når sætningen bruges i en e-mail.
Hvis man ser på resten af listen over irriterende klicheer, vedrører 3 af de 5 største klicheer opfølgning på noget, der blev nævnt i en tidligere e-mail. En tredjedel bryder sig ikke om sætningen “som i min sidste e-mail”, efterfulgt af “nogen opdateringer på dette?”. (24 %) og “Jeg tjekker bare lige ind” (19 %). Det lader til, at vi ikke bryder os om at blive bedt om at svare…
De mest irriterende e-mail-klicheer:
- ‘Just looping in…’ – 37%
- ‘As per my last email’ – 33%
- ‘Any updates on this?’ – 24%
- ‘Jeg tjekker bare ind’ – 19%
- ‘Bekræfter modtagelse’ / ‘bekræfter, at jeg har modtaget dette’ – 16%
- ‘I henhold til vores samtale’ – 15%
- ‘Venligst giv besked’ – 8%
- ‘Tak på forhånd’ – 7%
- ‘Håber du har det godt’ – 6%
Brug af store bogstaver, kys og CC’ing til folk, der ikke behøver at være involveret, er de mest irriterende ting, du kan gøre i en e-mail
Vi har også fundet de største e-mail faux-pas, du bør måske revurdere, hvis du gør nogen af disse.
- Brug store bogstaver for hele ord eller sætninger – 67%
- Brug kys eller ‘x’ – 65%
- CC’ing af folk, der ikke behøver at være involveret – 63%
- Brug af slang, f.eks. ‘OMG’ – 53%
- Anvendelse af for mange udråbstegn – 52%
- Sendelse af en e-mail uden korrekturlæsning – 50%
- Sendelse af meget lange e-mails – 29%
- Anvendelse af emojis – 29%
- Ingen e-mail-signatur – 23%
- Dobbelt emailing – 22%
- Anvendelse af smiley-ansigter – 22%
- Anvendelse af farvede skrifttyper – 21%
16% mener, at det aldrig er acceptabelt at bruge et udråbstegn i en arbejdsmail
Den dybere undersøgelse af tankerne omkring udråbstegn, viser det sig, at mindre er mere i denne henseende.
Enormt 16 % mener, at det aldrig er acceptabelt at bruge et udråbstegn i en arbejdsmail, mens 48 % mener, at blot 1 er acceptabelt, og kun 24 % ville strække sig til 2.