Hvad er EDI 810?
Den EDI 810 indeholder formatet og fastlægger dataindholdet for fakturatransaktionssættet til brug inden for rammerne af et EDI-miljø. Transaktionssættet kan anvendes til at tilvejebringe sædvanlig og etableret forretnings- og industripraksis i forbindelse med fakturering af varer og tjenesteydelser, der tilbydes. I typisk forretningspraksis udarbejdes der en papirfaktura for at modtage betaling. Når der arbejdes i et EDI-miljø, sendes der i stedet en EDI 810-faktura. Dokumentsæt 810 (EDI-faktura) er den elektroniske faktura, der sendes som svar på en EDI 850 (indkøbsordre), når varer eller tjenesteydelser er blevet leveret. De to parter, der udveksler disse særlige transaktionssæt, kaldes ofte “handelspartnere”.”
Hvad indeholder et EDI 810-dokument?
Et EDI 810-dokument er et elektronisk dokument, der er i overensstemmelse med ANSI X12 EDI-specifikationen. En EDI 810-faktura er ikke formateret på en måde, som en gennemsnitlig køber eller leverandør ville forstå, men er i stedet beregnet til at blive sendt, modtaget og fortolket af EDI-software. Denne “computer-til-computer”-kommunikation giver mulighed for hurtig og fejlfri udveksling af elektroniske dokumenter mellem virksomheder. EDI-dokumentet 810 er en af de mest populære former for udveksling sammen med EDI-dokumentet 850 (indkøbsordre).
Som en papirfaktura for leverede varer eller tjenesteydelser indeholder et EDI 810-dokument detaljer, der vedrører den oprindelige anmodning. En EDI 810 vil ofte indeholde følgende:
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Fakturadato for varerne
- Forsendelsesdato for varerne
- Aftalte betalingsbetingelser
- Varer eller tjenesteydelser leveret
Afhængigt af de leverede varer eller tjenesteydelser kan der være yderligere oplysninger, der er påkrævet i en EDI 810. Se venligst din virksomheds EDI-vejledning eller mappingdokument for at bestemme de korrekte dataværdier, der kræves.
Sendelse af et 810 EDI-faktura-dokument
Sigtet med at oprette en 810 EDI-faktura er at sikre en smidig udveksling af transaktionsoplysninger mellem virksomheder, der følger de regler og bestemmelser, der er fastsat for udveksling af EDI-data som f.eks. 810 EDI-fakturaen. EDI-overførselsprocessen begynder med, at medarbejderen opretter en almindelig faktura, som sendes ind i computersystemet og oversættes til et 810 EDI-dokument. 810 EDI-fakturaen sendes derefter til modtageren (i dette tilfælde en kunde), hvor oversættelsesprocessen foregår omvendt og omdanner 810 EDI-dokumentet til en menneskeligt læsbar form.
Anvendelse af et Value Added Network EDI 810 (VAN)
Det 810 EDI-faktura-dokument sendes via den foretrukne metode til EDI-udveksling. Normalt er et Value Added Network (VAN) den foretrukne EDI-kommunikationsmetode på grund af de mange specialiserede tjenester, der er bundtet med dets muligheder. I sin grundform modtager VAN’en 810 EDI-fakturaen, gennemgår og lagrer oplysningerne og sender, hvis oplysningerne er godkendt og sikre, den endelige korrespondance (810 EDI-fakturaen) til den tilsigtede modtager, forudsat at oplysningerne er godkendt og sikre. VAN’en kan også sørge for sikkerhed for EDI-kommunikationen, tilbyde e-mail-tjenester, manipulere og omdanne data til brugbare formater og en række andre fordele.
Modtagelse af et 810 EDI-faktura-dokument
Hvorvidt systemet vælger at sende 810 EDI-dokumentet via en VAN, et modem, et bulletin board system (BBS) eller via internettet, bringes 810 EDI-fakturaen til en gateway-facilitet, hvor den krydses med destinationssystemets transmissionsmetode (denne metode skal være den samme som den oprindelige part, for at transmissionen er vellykket). Den tilsigtede modtager gennemgår 810 EDI-dokumentet for at sikre sig, at det er på den rigtige destination, og at dets format er intakt. Når alt er godkendt, er 810 EDI-dokumentet klar til at blive behandlet i det nye system. Oversættelsen af et EDI 810-dokument sker ved hjælp af EDI-oversættelsessoftware. Gennem en række omformateringer, oversættelser og kortlægninger ophører 810 EDI-faktura-dokumentet med at være et EDI-dokument og er nu en brugbar faktura, som virksomheden kan behandle i overensstemmelse hermed.
Hvordan svarer man på en EDI 810?
Når en part har sendt en EDI 810 for at modtage betaling for varer eller tjenesteydelser, der er leveret, sender den modtagende part (eller betaler) et svar til betalingsmodtageren. Betalingsgiveren sender et af to transaktionssæt inden for EDI-miljøet. De sender enten en EDI 997 grundlæggende kvittering for at bekræfte, at de har modtaget EDI 810, eller en EDI 864 tekstmeddelelse for at meddele eventuelle fejl, der er opdaget i EDI 810. Hvis EDI 810 er godkendt, sender betaleren en EDI 820 Remittance Advice for at meddele, at fakturaen er betalt.
Er du klar til at komme i gang med EDI? Kom i kontakt!