EDI 820 i EDI-kommunikationsprocessen
En EDI 820 udstedes typisk af en køber efter modtagelse af et EDI 850-dokument (faktura). Dybest set svarer en EDI 820 til at sende din leverandør en meddelelse om, at du har til hensigt at betale en faktura. Ligesom andre EDI-dokumenter skal EDI 820-dokumentet genereres via et specialiseret program, EDI-oversætteren, og derefter sendes til modtageren på en eller anden elektronisk måde. Afsenderens computer vil typisk foretage oversættelsen af EDI 820 til et EDI-format, mens kommunikationen vil foregå enten via en EDI-internetforbindelse eller via et Value Added Network (VAN).
Sendelse af EDI 820
Når EDI 820 er klar til at blive sendt til modtageren, vil en af to metoder generelt blive anvendt. Den første, og stadig den mest populære metode, er brugen af en VAN. En VAN fungerer som et mellemled mellem de to parter og letter kommunikationen af EDI 820 og andre EDI-dokumenter. VAN’en er også ansvarlig for at sikre, at transmissionen er sikker gennem hele processen. Dette er altid vigtigt, men endnu mere vigtigt med dokumenter som EDI 820, der kan indeholde bankkontonumre, fakturanumre osv. AS2-kommunikation er en anden mulighed, som bliver mere og mere populær. Den anvender en direkte forbindelse via internettet til at udveksle EDI 820 mellem to parter. Når AS2 anvendes til at sende EDI 820, krypteres dokumentet ved kilden og sendes ved hjælp af sikre internetbaserede protokoller til modtageren, som derefter skal have software, der er i stand til at dekryptere EDI 820, før det oversættes.
Oversættelse af EDI 820
Når en EDI 820 er modtaget, skal dokumentet oversættes som det næste. Et EDI 820-dokument er ligesom ethvert EDI-dokument i sit oprindelige format ikke beregnet til at blive læst af en menneskelig operatør. I oversættelsesprocessen vil EDI 820-dokumentet blive konverteret til en af to former – et “menneskeligt læsbart” format (normalt i form af en rapport, der udskrives til en fysisk printer) eller mere sandsynligt til et filformat, der let kan importeres i et ERP- eller regnskabssystem. Oversættelsen af EDI 820 til dette mere let integrerbare format er det første vigtige skridt i modtagelsen af EDI 820, før den kan bruges af den tiltænkte modtager.
Integration af EDI 820 i din virksomhed
Når EDI 820 er oversat til et computerklart format, tager en sekundær intern proces den nye fil med de oplysninger, der stammer fra EDI 820, og flytter den ind i modtagerens ERP- eller regnskabssystem. På dette stadium af transformationen kan EDI 820 nu identificeres og anvendes af modtageren, som det var hensigten fra afsenderen.
Er du klar til at komme i gang med EDI? Kom i kontakt!