EDI 997 (Functional Acknowledgement)
En EDI 997 Functional Acknowledgment Transactional Set kommunikeres mellem parterne, når der har fundet en overførsel sted i EDI-miljøet. Den bekræfter blot modtagelsen af et EDI-transaktionssæt. Når to parter, f.eks. en køber og en leverandør, udveksler en EDI-transmission efterfulgt af en bekræftelse, betegnes de som “handelspartnere”. Et typisk scenarie er f.eks., at en sælger sender et EDI 810-faktura-transaktionssæt. Køberen bekræfter modtagelsen af EDI 810-signalet ved at sende en EDI 997 Functional Acknowledgment. Det er vigtigt at bemærke, at modtagelse af en EDI 997 fra en fjernpart ikke betyder, at de er enige eller uenige med indholdet af EDI-transmissionen. Det siger blot, at de har modtaget den og sender en bekræftelse på modtagelsen.
Hvad er en EDI 997 Functional Acknowledgement?
Den EDI 997 indeholder formatet og fastlægger dataindholdet i det funktionelle kvitteringstransaktionssæt til brug inden for rammerne af et EDI-miljø. Transaktionssættet kan bruges til at definere kontrolstrukturerne for et sæt kvitteringer for at angive resultaterne af den syntaktiske analyse af de elektronisk kodede dokumenter, som f.eks. en EDI 810-faktura. De kodede dokumenter er transaktionssættene, som er grupperet i funktionelle grupper, der anvendes til at definere transaktioner til udveksling af forretningsdata. Denne standard dækker ikke den semantiske betydning af de oplysninger, der er kodet i transaktionssættene, da disse kan være forskellige fra oversættelsessystem til oversættelsessystem.
Den EDI 997-kommunikationsproces
Den EDI 997 sendes altid af både køber og sælger som en måde at sikre, at kommunikationen af dokumentet blev udført med succes. Ved hjælp af EDI 997 kan partnerne kontrollere, hvilke EDI-udvekslinger der var vellykkede, og hvilke der havde problemer. Som alle andre EDI-dokumenter skal EDI 997-dokumentet genereres via EDI-oversætteren og derefter sendes til modtageren på elektronisk vis. Afsenderens computer vil typisk oversætte EDI 997 til et EDI-format, mens kommunikationen vil finde sted enten via en EDI-forbindelse via internettet eller via et Value Added Network (VAN).
Hvornår sendes en EDI 997 Functional Acknowledgement?
Hver gang en EDI-transaktion modtages, kan fjernparten sende en EDI 997 Functional Acknowledgement, der bekræfter modtagelsen af de transaktioner, der er blevet indsendt og oversat af EDI-systemet. Dette svar har ikke bekræftet dataenes gyldighed, men er snarere en bekræftelse af, at de er blevet modtaget. Under oversættelsen af dataene kan nogle mere avancerede EDI 997-systemer svare, hvis der opstår syntaksfejl i den oprindelige overførsel af transaktionssætdata. Dette afhænger i høj grad af, hvordan EDI-operationen er blevet sat op i en bestemt EDI-vejledning eller et særligt mapping-dokument.
Sendelse af EDI 997
Når EDI 997 er klar til at blive sendt til modtageren, vil en af to metoder generelt blive anvendt. Den første, og stadig den mest populære metode, er brugen af en VAN. En VAN fungerer som et mellemled mellem de to parter og letter kommunikationen af EDI 997 (og andre EDI-dokumenter). Ud over den simple levering er VAN’en også ansvarlig for at sikre, at transmissionen er sikker gennem hele processen. Dette er altid vigtigt, men i endnu højere grad med dokumenter som EDI 997, der kan indeholde private og fortrolige oplysninger. En anden populær mulighed er brugen af en direkte forbindelse via internettet til at udveksle EDI 997-dokumentet mellem to parter. Denne anden form for kommunikation er også kendt som AS2-kommunikation. Når der anvendes AS2 til at sende EDI 997, krypteres dokumentet ved kilden og sendes ved hjælp af sikre internetbaserede protokoller til modtageren, som derefter skal have software, der er i stand til at dekryptere EDI 997 før oversættelsen.
Oversættelse af EDI 997
Når en EDI 997 er modtaget, skal dokumentet som det første oversættes. Et EDI 997-dokument, som ethvert EDI-dokument, er i sit oprindelige format ikke beregnet til at blive læst af en menneskelig operatør. I oversættelsesprocessen vil EDI 997-dokumentet blive konverteret til en af to former. Den ene er det “menneskeligt læsbare” format, som normalt er i form af en rapport, der enten udskrives eller mere sandsynligt placeres i et filformat, som let kan importeres i et regnskabs- eller ERP-system. Oversættelse af EDI 997 til dette mere let integrerbare format er det første vigtige skridt i modtagelsen af dokumentet, før det kan bruges af den tiltænkte modtager.
Hvad sker der efter afsendelse af en EDI 997 Functional Acknowledgement?
Når du har sendt et EDI 997 Functional Acknowledgment Transactional Set, så er det næste skridt afhængigt af, hvilken transaktion du bekræfter transmissionen af. Hvis du f.eks. bekræfter modtagelsen af en EDI 810-faktura, vil det næste skridt enten være en EDI 864-tekstmeddelelse for at bestride fakturaen på grund af en fejl eller en EDI 820-remissionsbekræftelse for at specificere betalingen for varer eller tjenesteydelser. Det næste skridt efter en EDI 997 afhænger af, hvad transmissionen bekræfter, og om dataene er modtaget korrekt.
Integrering af EDI 997 i din virksomhed
Når EDI 997 er oversat til et computerklart format, tager en sekundær intern proces den nye fil med de oplysninger, der stammer fra EDI 997, og flytter den ind i modtagerens ERP- eller regnskabssystem. På dette stadium af transformationen er EDI 997 nu et dokument, der kan identificeres og anvendes af modtageren, som afsenderen af EDI 997 havde til hensigt.
Er du klar til at komme i gang med EDI? Kontakt os!