Effektiv forretningskommunikation er afgørende for enhver virksomheds succes. Dårlig kommunikation er ikke kun frustrerende på et personligt plan, men kan potentielt medføre store økonomiske tab. Fejltolkede meddelelser, tabte e-mails eller dårlig forståelse kan medføre forsinkelser, mislykkede projekter eller tab af kunder. Derfor er det vigtigt, at alle i din virksomhed forbedrer deres kommunikationsevner, især når de er i en magtposition.
Vi har samlet en lille samling af tips og teknikker, som du kan anvende for at blive en bedre kommunikator og hjælpe din virksomhed med at gøre fremskridt.
Hold mund
Den mest almindelige fejl, som alle begår i kommunikationen, er at svare for hurtigt. Oftest vil et forhastet svar kun skade samtalen og faktisk forhindre os i at lære mere.
Det at forblive tavs efter at have hørt en udtalelse opmuntrer den anden person til at fortsætte og give os flere oplysninger. Uanset om du hører et indlæg, en rapport eller bare har en samtale, skal du vente, indtil den anden person har været tavs i ca. 10 sekunder, før du svarer eller stiller opfølgende spørgsmål.
Spørg spørgsmål
Det har to store fordele i kommunikationen at stille spørgsmål: For det første hjælper de os med at finde frem til de oplysninger, vi ønsker, og for det andet viser det den anden person, at vi er interesserede i det, vedkommende har at sige, hvilket holder samtalen i gang.
Vækst din virksomhed hurtigere med effektiv teamkommunikation!
Desto flere spørgsmål du stiller, jo bedre forstår du det emne, der bliver diskuteret. Mere end det bør ledere og teamledere stille spørgsmål med det formål at teste deres underordnedes forståelsesniveau i forhold til et emne. Spørgsmål er kommunikationens motor, så vær aldrig bange for at holde den i gang.
Lyt aktivt
Høre de ord, der kommer ud af munden på nogen, er ikke altid det samme som at lytte. At lytte forudsætter engagement og anerkendelse. At nikke, gentage det, der er blevet sagt, og stille spørgsmål er alle aktive lyttestrategier, der forbedrer kvaliteten af samtalen og øger mængden af information, som du vil huske. Det hyppigste eksempel er at gentage en persons navn, når du bliver præsenteret for vedkommende.
På arbejdet øger aktiv lytning mængden af detaljer, du vil huske, viser interesse for den anden person og skaber en forbindelse mellem de involverede dele.
Giv feedback
I næsten ethvert arbejdsmiljø er feedback en afgørende del af arbejdsgangen. At kende andres meninger, høre deres forslag og tilbyde dine egne til gengæld er det, der fører til fremskridt og udvikling. Men både at give og modtage feedback kan være en meget skrøbelig kommunikationsproces.
Det er altid vigtigt at være ærlig, men den måde, du giver dit synspunkt til kende på, kan gøre hele forskellen mellem en positiv og en negativ oplevelse. De fleste mennesker er følsomme over for kritik, og en brutalt ærlig mening kan blive opfattet som ondsindet. Så det er altid vigtigt at formulere din feedback på en positiv måde, selv når der er tale om kritik. Stil yderligere spørgsmål for at sikre dig, at du har forstået alt rigtigt, og giv derefter råd til forbedringer i stedet for at nedgøre andres arbejde.
Vis empati
Arbejdsmiljøet kan være meget stressende og overvældende, og det er netop derfor, at vi skal vise empati over for hinanden. Empatisk kommunikation skaber tillid blandt kollegaer og opmuntrer samtidig folk til at blive ved med at gøre deres bedste, selv når det ikke synes at være godt nok.
Mennesker er mere tilbøjelige til at yde en større indsats, når de føler, at deres kamp bliver værdsat i stedet for at blive ignoreret. Ingen kan lide at blive behandlet som en robot, der altid forventes at være produktiv.
Udøv empati på arbejdet, og del dine følelser med dine holdkammerater. Oftest vil du indse, at de fleste mennesker deler de samme følelser og kampe som dig.
Bliv entusiastisk
Det er altid vigtigt at bevare en positiv indstilling for effektiv forretningskommunikation. Succesfulde interaktioner med chefer, holdkammerater eller kunder kræver, at du udtrykker et højt niveau af entusiasme.
Årsagen til, at sælgere altid smiler til kunderne, er, at folk er mere modtagelige og mere tilbøjelige til at reagere på positive stimuli.
Opmærksom på dit kropssprog
Ingen ønsker at tale med en person, der konstant ruller med øjnene, sukker, hviler hagen i knytnæven eller konstant tjekker sin smartphone. Alt dette er tegn på, at du ikke kunne være mindre interesseret i det, som den anden person har at sige. Man behøver ikke at være en Lie to Me-detektiv for at bemærke det. Placer dig i stedet for at virke opmærksom, få øjenkontakt, nikke genkendende eller ryste på hovedet som støtte.
Kropssprog er en stor del af den nonverbale kommunikation, der viser, hvordan du rent faktisk har det under samtalen. Udover det gør det også forskellen mellem en person, der er i en magtposition (ordspil utilsigtet) og vidende, og en person, der har ringe forståelse for det emne, der diskuteres.
Byg forbindelser
Hvis du ønsker, at folk rent faktisk skal lytte og forstå, hvad du siger, skal du gøre mere end at tale. Du er nødt til at opbygge forbindelser. Vis interesse for din samtalepartner, og de vil gengælde tjenesten. Hvis du ved, hvem du taler med, hvad deres baggrund er, og hvad deres interesser er, får du en klar idé om, hvordan du skal gribe et emne an, så du rent faktisk når dem. En god kommunikatør kender sit publikum og udformer sit budskab derefter.
Det er lige så vigtigt, at dette er en fantastisk netværksstrategi. At opbygge forbindelser med andre fagfolk bør være en del af alles karriereplaner.
Brug de rette værktøjer til en effektiv forretningskommunikation
I denne tid bliver ansigt til ansigt-interaktioner ofte erstattet af digital kommunikation. Den kanal, vi vælger til det formål, er afgørende for effektiviteten af kommunikationen. Mens ældre generationer stadig foretrækker den gode gamle e-mail, er millennials og Y-ere mere tilbøjelige til at bruge livechat.
Derfor er mange virksomheder afhængige af teamkommunikationsapps som Hubgets til at håndtere deres daglige kommunikationsbehov. Ud over at spare tid har teamkommunikationsapps andre store fordele, f.eks. lige adgang til oplysninger i realtid og til fremtidig reference, uafhængigt af teammedlemmernes geografiske placering. Virksomhedskommunikation har aldrig været mere effektiv.
Magten ligger i dine hænder
For at forbedre kvaliteten af din kommunikation kræver det i sidste ende ændringer på et personligt plan. Effektiv forretningskommunikation er konsekvensen af en fælles personlig indsats fra alle de involverede parters side.
Start i det små ved at arbejde på at forbedre dine egne kommunikationsevner, få din virksomhed til at tilbyde kommunikationstræning til alle medarbejdere og tilskynde til en kultur af ærlighed, tillid og samarbejde.