Kontraktforhandlinger har ikke ændret sig siden e-mailens indførelse, men nye teknologier gør kontraktforhandlinger hurtigere, smartere og mindre risikable. I denne artikel beskriver vi, hvad kontraktforhandling er, hvorfor traditionelle tilgange til kontraktforhandlinger udgør et forretningsmæssigt ansvar, og hvordan nye teknologier hjælper juridiske teams med at forhandle komplekse aftaler i stor skala.
Hvad er kontraktforhandling?
Kontraktforhandling er processen med at nå frem til en aftale om et sæt juridisk bindende vilkår (her fokuserer vi på forhandling mellem to virksomheder). Når to virksomheder forhandler, forsøger begge parter at opnå gunstige vilkår og minimere de finansielle, juridiske og operationelle risici.
Når du forhandler kontrakter med leverandører, kan din virksomhed f.eks. presse på for at få mulighed for at betale måned-til-måned i stedet for årligt (eller omvendt). I forbindelse med betalinger, som i mange andre spørgsmål, findes der ikke nødvendigvis en “rigtig” løsning, men snarere en løsning, der giver mest mening for din virksomhed. Grunden til, at vi forhandler kontrakter i erhvervslivet, er at sikre, at vores aftaler giver vores virksomheder mulighed for langsigtet succes.
Den langvarige udfordring ved kontraktforhandlinger
Kontraktforhandlinger er ofte den vigtigste del af kontraktlivscyklussen. Forsinkelser i udarbejdelsen eller gennemførelsen af kontrakter kan f.eks. bremse en virksomhed, men det er usandsynligt, at de har en væsentlig indvirkning på den pågældende virksomheds bundlinje. En dårligt gennemført forhandling kan på den anden side påføre en virksomhed besværlige juridiske forpligtelser i årevis.
I rutineforhandlinger – f.eks. en forhandling om en softwarelicens – fokuserer drøftelserne på ting som gældende lovgivning, håndtering af kundedata, informationssikkerhed og pris. Virksomhed A kan sige til virksomhed B: “Vi er villige til at købe til denne pris, hvis du medtager vores virksomheds standardforpligtelser omkring systemets oppetid, men du bliver nødt til at sænke prisen, hvis du vil bruge din virksomheds sprogbrug.”
Denne frem og tilbage kan ske i realtid (i et telefonopkald eller et personligt møde) eller over e-mail, men e-mail er mere almindeligt, og dynamikken er den samme i begge tilfælde. Begge parter tilbyder indrømmelser og indsætter, fjerner eller ændrer i processen kontraktklausuler – aftalens byggesten – indtil de to parter kan nå frem til en aftale.
Selv om der bestemt findes bedste praksis for, hvordan man forhandler en kontrakt, gør selve den mængde koordinering, der kræves under kontraktforhandlinger, processen til en logistisk udfordring for alle hold. Forestil dig at skulle afstemme kontraktfeedback fra en række interne interessenter (tænk på finans eller drift) og modparter på tværs af flere e-mail-tråde. Forestil dig oven i købet at gøre dette for mange forskellige kontrakter på én gang.
Nøglen til kontraktforhandlinger er videnstyring og processtyring: Hvis du ikke kender historien og status for hver af dine kontraktforhandlinger, kan du ikke være sikker på, at du opnår det bedste resultat for din virksomhed.
Legal-teams, der mangler et centralt system til kontraktsporing og -forhandling, bruger ofte størstedelen af deres tid på at samle kontraktredigeringer fra forskellige forretningsteams og opspore de seneste versioner af kontrakter. For virksomheder, der opererer med kvartalsvise salgscyklusser, er situationen endnu værre – vi har hørt nogle chefjurister sige, at de sidste uger i et kvartal tegner sig for 50 % af kontraktvolumen.
Den forretningsmæssige betydning, den operationelle kompleksitet og den ujævne mængde kontrakter gør kontraktforhandlinger til en vanskelig udfordring for juridiske teams og kontraktteknologier.
Uopfyldt potentiale: historien om kontraktforhandlingsteknologi
Kontraktforhandling har næsten ikke oplevet nogen innovation i årtier. Den sidste store ændring inden for kontraktforhandling var den udbredte anvendelse af e-mail i 1990’erne.
Det er ikke kun træghed, der er skyld heri. Ud over at være pålidelige og almindeligt udbredte er e-mail og Microsoft Word på nogle måder enestående velegnede til kontraktforhandlinger. Ved at bruge e-mail og Microsoft Word kan juridiske teams begrænse kommunikationen til bestemte parter, bevare en tidsstempling af enhver kommunikation og dele dokumenter i et næsten universelt format. Det er de grundlæggende krav til ethvert forhandlingsværktøj.
Tænk på alternativerne. Du ville f.eks. ikke ønske at forhandle en kontrakt over Google Docs, hvor din modpart kan se hvert eneste tastetryk, du foretager. Du ville heller ikke ønske at give din modpart adgang til din virksomheds fælles cloudlagring (f.eks. Dropbox), da det kan udgøre en sikkerhedsrisiko.
Den eneste måde at forbedre kontraktforhandlingerne på er ved at indføre værktøjer, der er specielt udviklet til både kontraktforhandlinger med modparter og kontraktsamarbejde med interne interessenter. Det er først for nylig, at teknologien har indhentet problemet med kontraktforhandlinger.
The game-changer: teknologien indhenter kontraktforhandling
De tre teknologiske barrierer for forbedring af kontraktforhandling har været centralisering, brugervenlighed og sikkerhed i virksomhedskvalitet. Tidligere var juridiske teams tvunget til at vælge mellem bekvemmelighed og sikkerhed. Men med ankomsten af ny teknologi behøver juridiske teams ikke længere at foretage alvorlige afvejninger, når de implementerer kontraktforhandlingsværktøjer.
Centralisering. Juridiske teams har historisk set haft kontrakter spredt ud over det hele – i arkivskabe, på lokale harddiske og andre steder. Denne decentralisering udsatte virksomhederne for betydelige risici. Derfor fokuserede kontraktstyring i de tidlige dage på at få alle kontrakter samlet ét sted. Med ankomsten af løsninger til forvaltning af kontraktlivscyklus er centralisering ikke længere en væsentlig teknologisk barriere.
Anpasningsmuligheder og brugervenlighed. Engang blev software bygget til enten ikke-tekniske forbrugere eller specialister. Internetbrowsere passer ind i den første kategori; de kræver kun lidt oplæring, men er ikke meget konfigurerbare. I den anden kategori er branchespecifikke værktøjer som videoredigeringssoftware – disse værktøjer er kraftfulde og kan tilpasses i høj grad, men det er svært at bruge dem uden uddannelse.
Nye juridiske teknologier kombinerer de bedste egenskaber fra begge tilgange. De giver mulighed for en høj grad af konfigurerbarhed og kontrol (afgørende for juridiske teams), samtidig med at de kræver minimal brugeruddannelse. Nye værktøjer til kontraktforhandlinger gør det f.eks. muligt for brugerne hurtigt at kommentere onlinedokumenter og sløjfe flere kolleger via online- eller e-mail-meddelelser, i stedet for at skulle sende individuelle e-mails med vedhæftede filer.
Sikkerhed og universel kompatibilitet. Kontraktforhandlinger er mest effektive, når begge parter er i stand til at bruge de værktøjer, de er fortrolige med. Tidligere har værktøjerne enten taget udgangspunkt i en “walled garden”-tilgang (hvor begge parter skulle dele den samme onlineportal) eller efterlod begge parter i e-mail og Microsoft Word. Nutidens værktøjer er fleksible og giver begge parter i en forhandling flere forskellige muligheder for at redigere, redigere og kommentere kontrakter på en sikker måde.
Tager handling: Hvad skal du kigge efter i dit næste værktøj til kontraktforhandlinger
Så hvordan kan du vælge en kontraktstyringsløsning, der understøtter forhandling, den mest betydningsfulde del af kontraktforhandlingsprocessen? Her er de tre ting, du skal kigge efter:
Muligheden for at spore kontraktforhandlinger på tværs af din virksomhed. Kig efter et værktøj, der giver dig mulighed for at spore alle kontraktforhandlingsstatus samt ejerne af hver enkelt kontraktforhandlingsopgave. Dit værktøj skal kunne fortælle dig, hvor hver kontrakt står, og om den er blokeret på dit team eller på en modpart.
En intuitiv, forbrugervenlig brugergrænseflade. Kig efter et værktøj, der har en moderne, browserbaseret brugergrænseflade. Hvis du prioriterer brugervenlighed, er der større sandsynlighed for, at dit juridiske team tager din kontraktplatform til sig, og det vil hjælpe dig med at indsnævre dine leverandørmuligheder betydeligt, da mange forhandlingsværktøjer er så vanskelige at bruge, at slutbrugerne tyer til at sende en e-mail til deres juridiske team i stedet for at operere i softwaren.
Sømløs integration inden for en platform til forvaltning af kontraktlivscyklus. Kig efter et kontraktforhandlingsværktøj, der er en del af en bredere kontraktstyringspakke, helst et værktøj, der er designet til at håndtere dokumentgenerering, godkendelsesvejledning, eSignatur, dokumentopbevaring og rapportering. Dit mål bør være at konsolidere så mange kontraktrelaterede opgaver som muligt i et enkelt system. Det sikrer datagenøjagtighed, reducerer omkostningerne og minimerer dit juridiske teams byrde i forbindelse med ændringsstyring.
Interesseret i at lære mere om kontraktforhandling og kontraktstyring?
Udforsk, hvordan Ironclad Editor muliggør kontraktforhandling og samarbejde for virksomheder som Fitbit, Mastercard og L’Oréal. Download derefter vores vejledning om evaluering af kontraktstyring, som viser, hvordan interne juridiske teams kan udnytte digital kontraktteknologi til at standardisere og strømline processer til at føre kontrakter gennem godkendelser og systemer.