Definition: En korrespondance er en skriftlig form for kommunikation mellem to parter. Det er med andre ord en måde at videregive idéer på skriftligt.
Hvad betyder korrespondance i erhvervslivet?
Korrespondance er en almindeligt anvendt kommunikationsform i erhvervslivet. Tidligere blev korrespondance mest udvekslet gennem skriftlige fysiske breve eller telegrafer. I dagens verden er definitionen af korrespondance blevet udvidet med inddragelse af digitale medier. E-mails, sms’er, dokumenter, der udveksles via sociale platforme og digitale aftaler er nye måder at levere korrespondance på.
Det formelle element, der er indlejret i disse skriftlige kommunikationsmetoder, gør dem egnede til at overføre vigtige forretningsoplysninger mellem virksomheder indbyrdes eller fra virksomheder til kunder. Skriftlige breve, regninger og fakturaer sendes stadig nogle gange fysisk, men mange virksomheder overfører deres korrespondance til digitale medier, da det er billigere og lettere at spore. Erhvervskorrespondance kan også bruges som bevismateriale til at løse misforståelser. Ved at have et papirspor kan enhver af de involverede parter i en transaktion gennemgå de tidligere anførte oplysninger for at sikre, hvem der har misforstået situationen. Dette er især vigtigt i forbindelse med konfliktløsningsprocedurer eller juridiske tvister.
Lad os tage et kig på dette eksempel til yderligere illustration.
Eksempel
Fantastic Body Co. er et lokalt fitnesscenter beliggende i byen Memphis. Virksomheden har mere end 350 abonnenter, som betaler et fast månedligt gebyr for at nyde godt af alle de tjenester, som Fantastic Body tilbyder. Virksomheden tilbyder i øjeblikket tre betalingsmetoder: kreditkort, bankoverførsel eller PayPal. Virksomhedens betalingsprocedure starter med, at der sendes en faktura pr. e-mail til abonnenten den første dag i hver måned, og kunden har 5 dage til at betale den, før abonnementet betragtes som inaktivt. Hvad ville være korrespondancen i dette afsnit?