Læsetid: 3 minutter
Alle virksomheder, der køber varer og tjenesteydelser fra deres leverandører på kredit, skal registrere deres kreditorbogholderi, eller de penge, de skylder deres leverandører. Det er ikke nok bare at registrere sine regninger og betale dem – det er vigtigt at revidere kreditorregnskaberne regelmæssigt for at sikre, at alt er i orden. Hvis du ikke reviderer kreditorregnskaberne, kan det få ugunstige konsekvenser for din virksomhed, som f.eks. dobbeltbetalinger eller manglende betalinger til leverandører og uregistrerede forpligtelser. I denne guide vil vi se, hvad et kreditorregnskab er, hvad revision af kreditorregnskaber betyder, og hvordan du forbereder din virksomhed på en revision af kreditorregnskaber.
Så hvad er et kreditorregnskab?
Kreditorregnskab er ganske enkelt summen af penge, som en virksomhed skylder sine leverandører. Kreditorerne er en passivkonto, som dukker op i periodiseringsregnskabet, når en virksomhed køber varer eller tjenesteydelser fra sine leverandører på kredit og endnu ikke har betalt for dem. Kreditorerne er afgørende, fordi det er en registrering af, hvad en virksomhed skylder sine leverandører eller kreditorer. Lad os som eksempel antage, at du køber en stationær computer til en værdi af 2.500 USD til din virksomhed fra en forhandler på kredit. Dette øger din aktivkonto, fordi du har købt en computer, og øger din passivkonto med 2.500 USD, fordi du har købt på kredit. Denne forpligtelse registreres som gæld til forhandleren og vil blive opført under afsnittet om kortfristet gæld i din balance.
Hvad betyder revision af gældsforpligtelser?
Simpelt sagt betyder revision inspektion. En revision af kreditorregnskaber er blot en formel, velorganiseret og grundig inspektion af en virksomheds kreditorregnskaber. Revision kan udføres af enten interne eller tredjepartsrevisorer. Revision er påkrævet i alle lande, men reglerne for, hvornår revisionen er påkrævet, er forskellige fra land til land. Regeringerne kræver normalt, at virksomheder bliver revideret, så snart de overskrider en vis indtægtstærskel.
Revision er vigtig, fordi den afslører, om din virksomheds gældsforpligtelser er registreret korrekt, og om dine optegnelser giver et nøjagtigt billede af din virksomheds forpligtelser. Det viser også, at du overholder reglerne, og at din virksomheds ressourcer anvendes til legitime formål. En regelmæssig revision af dit kreditorregnskab sikrer, at regninger bliver betalt til tiden, og hjælper dig med at forhindre dobbeltbetalinger, uregistrerede passiver og misligholdelse af leverandørbetalinger.
Hvad revisorer ser efter før revisionen
Revisorer følger ikke nødvendigvis nogle faste mønstre, mens de reviderer. Deres revisionsmetoder varierer alt efter virksomhedens størrelse, antallet af forretningstransaktioner i den reviderede periode og det nødvendige niveau af nøjagtighed. Generelt gælder det, at jo større virksomheden er, jo større nøjagtighed kræves der.
Hvordan fungerer revision?
Der er fire faser i en typisk revisionsproces for kreditorrevision: planlægning, feltarbejde, revisionsrapportering og opfølgende gennemgang.
Planlægning
Den første fase i revisionsprocessen er planlægning. Revisorerne drøfter omfanget af revisionsprocessen og også de mulige resultater af revisionen. Under planlægningen kan du også drøfte eventuelle bekymringer, du har vedrørende årsregnskaber, potentiel svig eller behovet for forbedringer, med dine revisorer. Efter denne drøftelse kan revisorerne udarbejde en handlingsplan for de efterfølgende trin i revisionsprocessen, begyndende med feltarbejdet.
Feltarbejde
Det er her, revisionen rent faktisk starter, og revisorens rolle sættes i gang. Revisorerne begynder at gennemgå, hvordan din virksomhed fungerer. De undersøger dine forretningstransaktioner og dokumenter, herunder indkøbsordrer, leverandørfakturaer, bankregistreringer og journalposteringer, for at sikre, at oplysningerne i dem er korrekte, at betalingerne er foretaget korrekt, og at vilkårene og betingelserne er blevet overholdt. Feltarbejdet kan tage et par dage til flere uger, afhængigt af hvor stor din virksomhed er, og hvor mange transaktioner den har foretaget.
Revisionsrapportering
Når feltarbejdet er afsluttet, udarbejder revisorerne deres resultater i en rapport. Denne rapport indeholder alle de oplysninger, som revisorerne har fundet om din virksomheds kreditorkonti, og hvor nøjagtige de er. Rapporten angiver også områder, hvor din virksomhed klarer sig godt, og områder, hvor der kan være behov for forbedringer.
Opfølgende gennemgang
Revisionen er ikke slut på rapporteringsstadiet. Revisorerne foretager en opfølgende gennemgang efter et år for at kontrollere, om de foreslåede ændringer er blevet gennemført, og om de ønskede resultater er opnået.
Gør din virksomhed klar til revision
Så hvordan gør du din virksomhed klar til revision? Her er et par trin, der letter arbejdet for dine revisorer.
- Få et regnskabssystem, der hjælper med at registrere dine regninger, udgifter, og andre købstransaktioner
- Kategoriser dine udgifter pænt i udgiftskonti
- Hold styr på kreditter fra leverandører og brug dem næste gang, du skal betale dine leverandører
- Sammenlign dine bankkonti inden revisionen
Revision behøver ikke at være en hovedpine
Få dit kreditorregnskab revideret hjælper dig med at opdage dyre fejl og forhindre betalingsrelateret svindel. Revision er dog ikke en enkel opgave, og det er en kompleks proces at gennemgå dokumenter i hånden, hvilket faktisk øger risikoen for svindel. På den anden side kan en regnskabsapp, der bruger automatisering, hjælpe med at holde dit kreditorregnskab i orden. Ud over at forberede dig til revisionen vil det reducere mulighederne for fejl og svindel, så du har mindre at bekymre dig om, når revisionssæsonen kommer.