Mæglerprotokol – Hvad du kan medbringe, og hvordan du formaterer den til succes

Broker Protocol er et følsomt emne i disse dage. Er de med? Er de ude? Der er en masse bange anelser om emnet. Når alt kommer til alt, står der i selve protokollen, at enhver part til enhver tid kan trække sig tilbage.

Som overgangskonsulent er et af de mest almindelige spørgsmål, jeg får om protokollen, “Hvilke oplysninger kan jeg tage med mig?”.

Mit første forslag er at læse mæglerprotokollen. Du ville blive overrasket over, hvor mange rådgivere der ikke har læst den. De fleste antager bare, at de kender essensen og stoler på deres accepterende institution til at give dem detaljerne.

Jeg har læst den adskillige gange, og jeg opfanger stadig små ting her og der. Den er skrevet af advokater, så den er ret grundig. Alligevel finder jeg mange passager, der synes at være åbne for fortolkning. Det er alt vel.

I denne artikel vil jeg fokusere på “klientoplysningerne”. Følgende oplysninger kan man tage med sig ved afgang fra et protokolfirma: klientens navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og kontotitel.

Det virker nemt nok, ikke? I nogle henseender er det det også. Der er dog regler for, hvad der betragtes som dine klientoplysninger. Der er også måder at formatere kundeoplysningerne på for at give større sandsynlighed for succes med din overgang.

1. Klientnavn. Selv om dette kan virke ligetil, er det bestemt ikke ligetil. Kontoåbninger og -overførsler bliver hele tiden forkludret på grund af navneforskelle. Det er ikke nok blot at opføre navnet på kontoen. Du skal angive kundens fulde juridiske navn. Præfikser, suffikser, mellembogstav (hvis det ikke er det fulde mellemnavn) og eventuelle aliasser. Brug de korrekte juridiske oplysninger, og tænk derefter på, hvordan kunden ønsker, at det skal læses. Nogle forældremyndighedsindehavere kræver yderligere internt papirarbejde eller ekstern støttedokumentation. Sørg for at vide, hvad det er, så du kan bede kunden om det på forhånd og undgå at skulle vende tilbage til den samme kunde for at få yderligere oplysninger.
2. Adresse. Det siger sig selv, at du skal sørge for, at den adresse, du registrerer, er korrekt. Hvis der er mere end én adresse anført for kunden, skal du angive dem alle. Jeg har ikke læst noget i mæglerprotokollen, der siger, at man kun kan have én vare pr. kategori. Hvis din klient har en postadresse, skal du medbringe den. Glem ikke deres juridiske gadeadresse. Det er den, du skal bruge for at kunne åbne en konto.
3. Telefonnummer. Medbring dem alle. Mobiltelefon, hjemmetelefon, arbejdstelefon. I denne højteknologiske verden er mobiltelefonen det vigtigste nummer at have med, fordi det er knyttet til kontiene for alt, der kræver en elektronisk underskrift. To kunder i husstanden? Sørg for, at du har begge mobilnumre, og sørg for, at de er korrekte.
4. E-mail-adresse. På bekostning af at være gentagende, skal du følge de samme retningslinjer som ovenfor. Sørg for, at e-mail-adressen er korrekt. Alle dokumenter, som du ønsker at sende til elektronisk underskrift, skal sendes til en klients e-mail-adresse. Tag dig tid til at fjerne adresser, der ikke længere er i brug, og sørg for, at hver enkelt af de anførte klienter har en.
5. Kontotitler. Dette er et vigtigt punkt. Afhængigt af antallet af linjer og antallet af tilladte tegn pr. linje kan kontotitler på kontoudtog ende med at se meget anderledes ud, end hvad den faktiske registrering af kontoen er. Du skal fokusere på registreringen af kontoen, fordi den vil indeholde de fleste oplysninger, som du har adgang til. Eksempel: Du kan trække en liste over kontotitler og se, at du har en konto, der hedder “The Smith Family Trust”. Det er måske det navn, du har givet kontoen, men det er ikke den fulde registrering. Den fuldstændige registrering ville snarere lyde som “Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith”. Kontoens kaldenavn viser mig, at jeg har en trust. Kontoregistreringen viser mig, at jeg har en uigenkaldelig trust med to trustees, en begunstiget og en dato. Stor forskel.

De fleste accepterende depositarer har deres eget regneark, som de vil stille til rådighed for dig. Selv om det sandsynligvis er meget grundigt, vil det også indeholde mange kolonner, som ikke vil gælde for din situation. Jeg foreslår, at du først opretter dit eget regneark. Behold en kopi til dig selv og udskriv en anden kopi, som du kan give til filialdirektøren i dit nuværende firma, når du fratræder. Denne kopi vil indeholde kontonumre. Din kopi vil ikke gøre det. Brug dit regneark til at udfylde det regneark, som din depositar har givet dig. Følg deres anvisninger så nøje som muligt. De vil ikke kunne acceptere oplysningerne fra dig, før du har sagt op fra dit nuværende firma, så de kan ikke påpege fejl, før du forlader firmaet. Efter fratrædelsen er det et kapløb mod uret for dem til at skrubbe listen, generere det korrekte papirarbejde og sende det til dig.

Brug dit regneark som en livline. Tilføj yderligere kolonner. Hold styr på samtaler og status for overførsler. Dette regneark vil være det vigtigste værktøj, du har.