Hvad enten du lige er begyndt eller har været i branchen i et stykke tid, kan det være yderst nyttigt at oprette og vedligeholde et organisationsdiagram for din virksomhed for at illustrere, hvordan din virksomhed fungerer, og det kan også bruges til at vise, hvordan du vil vokse og ændre dig i fremtiden.
Hvad er et organisationsdiagram for en lille virksomhed? Et organisationsdiagram for en virksomhed, undertiden også kaldet et “virksomhedsorganigram”, er en visuel repræsentation af din virksomheds struktur – det skitserer hver medarbejders rolle og tydeliggør, hvem der rapporterer til hvem i din virksomhed. I mange tilfælde vil udvikling og opdatering af dette skema falde ind under din lille virksomheds HR-afdeling, men hvis du i øjeblikket ikke har en separat HR-afdeling (eller selv hvis du har en), er det værd at forstå, hvordan disse skemaer fungerer, og hvordan du opretter et.
I denne vejledning vil vi derfor forklare præcis, hvordan du opretter et virksomhedsorganigram i fire enkle trin – vi diskuterer de forskellige typer diagrammer, du kan vælge imellem, samt de forskellige mål, du bør overveje, når du laver et organigram til din virksomhed.
Sådan opretter du et virksomhedsorganigram
Selv om det kan være overvældende at se på eksempler på virksomhedsorganigrammer, kan det at oprette et af disse diagrammer til din virksomhed opdeles i fire enkle trin. Ved at tage denne proces et skridt ad gangen vil du være i stand til at beslutte, hvilken type diagram der er bedst for din virksomhed, og i sidste ende udvikle et skema (ligesom mange andre operationelle dokumenter, du har), der kan bruges i hele din virksomheds livscyklus. Lad os med dette i baghovedet komme i gang:
Strin 1: Beslut dig for, hvordan du vil strukturere din virksomheds organigram.
Det første skridt i oprettelsen af et organigram for din virksomhed er at beslutte, hvilken type organigram du ønsker at bruge. Generelt er der fire populære designs at overveje, og du skal vælge det, der passer bedst til din virksomheds behov.
Hierarkisk virksomhedsorganigram
Til at begynde med starter et hierarkisk diagram i toppen af virksomheden og arbejder sig nedad i kommandokæden (som du kan se nedenfor). En lodret linje mellem de enkelte personer angiver, at den øverste medarbejder direkte overvåger den nederste medarbejder. Hierarkier viser også laterale relationer, hvor to personer er ligeværdige inden for virksomhedens rammer, men stadig kan samarbejde eller dele ansvarsområder – i disse diagrammer bruges horisontale linjer til at forbinde laterale medarbejdere. Virksomhedens organisationsdiagram her viser, hvordan virksomheden er struktureret, idet den starter med den administrerende direktør og fortsætter gennem resten af virksomheden.
Du kan se et andet eksempel nedenfor, der er struktureret på samme måde, men i et grafisk baseret format med billeder:
Samlet set bruger de fleste små virksomheder et hierarkisk organisationsdiagram, fordi det er den enkleste løsning. Når det er sagt, kan du bruge denne type virksomhedsorganigram, selv om du kun har nogle få navne at udfylde, da din virksomhed vokser, er det nemt at tilføje nye medarbejdere.
Funktionelt virksomhedsorganigram
Næst kan du overveje et funktionelt virksomhedsorganigram, hvis din virksomhed er stor nok til at opdele medarbejderne i afdelinger. Denne type diagram viser lederen af hver afdeling og alle de personer, der rapporterer til dem. Et funktionelt diagram er ikke helt forskelligt fra et hierarkisk diagram, men det har en lidt anden vægtning baseret på de forskellige afdelinger.
I eksemplet nedenfor har hver boks dummy-tekst, men her er, hvad vi anbefaler, at du anfører for hver enkelt person. Du kan bruge de samme oplysninger i alle organisationsdiagrammer for små virksomheder:
- Medarbejderens navn (lad det være tomt, hvis stillingen er ledig)
- Afdeling (salg, marketing, regnskab, drift osv.)
- Stilling eller stillingsbetegnelse (salgsrepræsentant, supervisor, account manager)
- Beskrivelse af opgaverne (en kort sætning eller to bør være tilstrækkeligt)
- Sted (hvis du har mere end ét kontor)
- Kontaktoplysninger (fysisk adresse, telefonnummer eller telefonforbindelse, mobiltelefonnummer til virksomheden, arbejds-e-mailadresse)
- Foto (for at genkende hinanden let)
Som du kan se, kan dette diagram, selv om det funktionelle organisationsdiagram for små virksomheder er ret ens med den hierarkiske mulighed, være nyttigt til at skelne mellem afdelinger og give et større indblik i, hvordan din virksomhed fungerer på denne specifikke måde.
Matrix Business Organizational Chart
Den tredje mulighed, kaldet et matrix- eller tværfunktionelt virksomhedsorganigram, er nyttig, hvis medarbejdere rapporterer til flere tilsynsførende. Ligesom hierarkiske diagrammer illustrerer matrixorganigrammer de umiddelbare tilsynsrelationer mellem medarbejdere, men de viser også den projektleder, det team eller den afdeling, som en medarbejder rapporterer til. Som du kan se i eksemplet nedenfor, viser de gennemgående linjer endnu en gang, at en person er den primære leder for den person, der er under ham. Stiplede linjer viser en mindre direkte, men ikke desto mindre vigtig, rapporteringsforbindelse.
Circle Business Organizational Chart
Den sidste mulighed, du skal overveje, er cirkelorganigrammet for virksomheder. Cirkeldiagrammet er blevet stadig mere populært, især blandt nystartede små virksomheder, der ønsker at kassere traditionelle forretningshierarkier. Ideen bag disse diagrammer (vist nedenfor) er, at alle teams – og de medarbejdere, der indgår i dem – spiller en lige vigtig rolle i virksomheden.
Og igen, selv om dette eksempel viser dummy-tekst, kan du se, hvordan du ville udfylde diagrammet ud fra din virksomheds oplysninger. Hver afdeling udgør en eger i hjulet, og medarbejderne inden for hver afdeling er opført i hvert afsnit. Som vi diskuterede ovenfor, vil du udfylde vigtige oplysninger for hver medarbejder – navn, stillingsbetegnelse, kort beskrivelse, kontaktoplysninger osv.
Dette første skridt kan tage tid – du skal overveje din virksomhed, som den eksisterer nu, og hvordan du ønsker, at den skal vokse – på den måde kan du afgøre, hvilken af disse fire muligheder for organigrammer der vil fungere bedst til at illustrere din virksomhedsstruktur.
Stræk 2: Indsaml oplysninger om medarbejderne og kategoriser dataene.
Nu, når du har besluttet dig for, hvilken type virksomhedsorganigram du vil bruge, er resten af udviklingen af dit organigram ret ligetil.
I dit næste trin skal du derfor skrive en liste over alle medarbejderne i din virksomhed og inkludere de relevante oplysninger om dem, som vi nævnte ovenfor.
Hvis du har valgt et hierarkisk diagram, skal du placere hver enkelt person i den rigtige rækkefølge på listen. Virksomhedsejeren indtager det første niveau, alle, der rapporterer direkte til dem, hører til på det andet niveau, og diagrammet skrider derfra. Hvis du har valgt et funktions- eller cirkeldiagram, organiserer du listen efter de enkelte afdelinger, som vist i de eksempler, vi forklarede ovenfor. Endelig, hvis du har valgt et matrixorganigram for små virksomheder, skal du sørge for at notere alle tilsynsforhold.
Stræk 3: Beslut, hvordan du vil udfylde dit virksomhedsorganigram.
Når du har indsamlet alle de oplysninger, du har brug for om dine medarbejdere, og kategoriseret dem baseret på den diagramtype, du har valgt, skal du beslutte, hvordan du vil udfylde dit diagram. Som du så i vores eksempler ovenfor, findes der billeder og skabeloner til organigrammer for små virksomheder, som du kan downloade og redigere ved hjælp af et softwareprogram som Adobe Photoshop.
På den anden side kan du vælge at oprette dit virksomhedsorganigram i et simpelt, pålideligt program, som du måske allerede ejer, som Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint eller Word) eller Google Sheets. Du har også mulighed for at købe en skabelon fra en udbyder som SmartDraw eller Lucidchart. Hvis du vil få mest muligt ud af din investering, kan du dog overveje at købe et HR- eller lønningsprogram, der indeholder denne funktionalitet (blandt andre funktioner). Som et eksempel giver Gustos altomfattende platform dig mulighed for at oprette et organisationsdiagram i deres system samt for at administrere dine væsentlige løn- og HR-opgaver.
Selv om du teknisk set kan tegne dit organisationsdiagram for en lille virksomhed i hånden, kan du, hvis du bruger en online skabelon eller software, nemt ændre dit diagram, efterhånden som din virksomhed udvides og personalet ændres.
Når du har valgt, hvordan du vil udfylde dit organigram, er du endelig klar til at udfylde det.
Med de data, du har samlet, skal du udfylde hver enkelt boks eller gren i det diagram, du har valgt. Igen, hvis dit diagram er hierarkisk, starter du med virksomhedens ejer eller administrerende direktør øverst. Derefter opretter du en boks under ejeren for hver person, der er direkte underordnet, og tegner en lodret linje nedad fra ejeren til hver af disse overordnede. Du fortsætter denne proces for hvert lag i virksomhedens kommandokæde og bevæger dig ned ad virksomhedens rangstige, indtil du har placeret hver enkelt medarbejder på diagrammet.
Hvis din graf er et funktionelt design, udfylder du de primære felter med oplysninger om chefen for hver afdeling og resten med oplysninger om hver enkelt person, som de direkte leder. Du følger den samme procedure med et matrixdiagram – med dette diagram skal du dog ikke glemme at medtage sekundære ledere ved siden af hver afdeling og lave stiplede linjer (eller en anden sondring) mellem kasser for at repræsentere disse yderligere tilsynsrelationer.
Sidst, med et cirkeldiagram, tilføjer du oplysningerne medarbejdere og opgaver i hver afdeling til den tilsvarende cirkelskive, og dit diagram er komplet.
Når du har afsluttet dit lille virksomhedsorganigram, skal du sørge for at gemme det på et sikkert sted – hvis du ikke bruger en HR-software eller et andet program, der giver dig mulighed for at gemme det i det pågældende system. Du vil gerne have dit organisationsdiagram ved hånden, så du kan opdatere det, efterhånden som din virksomhed vokser og ændrer sig.
Langs disse linjer er det også nyttigt at gemme en kopi af dit organisationsdiagram på en delt virksomhedsserver, drev eller medarbejderportal, så alle i din virksomhed kan se det (men ikke ændre det) – på denne måde kan alle i din organisation forstå, hvordan virksomheden er struktureret og henvise til diagrammet efter behov.
Skabeloner til organisationsdiagrammer for små virksomheder
Hvis du ikke er klar til at investere i en softwareplatform til at opbygge dit diagram, kan du være interesseret i at udforske forskellige skabeloner til organisationsdiagrammer for små virksomheder. Som vi nævnte, er der velkendte løsninger, som Microsoft Office, der tilbyder organisationsdiagramskabeloner, som du kan downloade og bruge til din virksomhed. Lad os se på et par eksempler:
- Microsoft Office: I skabelonafsnittet på Office-webstedet kan du finde forskellige, gratis skabeloner til virksomhedsorganigrammer, som du gratis kan downloade og tilpasse i PowerPoint, Word eller Excel. Hvis du ønsker et simpelt hierarkisk diagram, kan du starte med dette “Minimal organisationsdiagram.”
- 24Slides: Blandt andre muligheder for forretningsskabeloner tilbyder 24Slides gratis skabeloner til organisationsdiagrammer for små virksomheder, som du kan kopiere og redigere i Google Slides. De tilbyder også disse skabeloner i forskellige typer, herunder det klassiske hierarkiske diagram, samt cirkeldiagrammet.
- Canva: Billedredigering og grafikplatform Canva giver dig mulighed for at designe og tilpasse dit eget virksomhedsorganigram (gratis, du skal blot oprette en konto) ved hjælp af deres system.
- Vizzlo: Selv om Vizzlo tilbyder betalte abonnementer, kan du med deres gratis version få adgang til over 100 forskellige diagramtyper, herunder skabeloner til små virksomheders organisationsorganer. Desuden har du mulighed for at redigere din skabelon i Vizzlo eller oprette dit diagram direkte i PowerPoint eller Google Slides ved hjælp af en Vizzlo-integration.
Dette er naturligvis kun nogle få muligheder – der er mange yderligere skabeloner og eksempler, som du kan finde ved at søge og gennemse online.
Fordelene ved et virksomhedsorganigram
Som vi har vist gennem vores fire-trins guide, kan det at oprette et virksomhedsorganigram være en forholdsvis ligetil og enkel proces. Men hvis du lige er begyndt, eller hvis du ikke har en dedikeret medarbejder eller afdeling til at arbejde med at udvikle dette diagram, kan du måske spekulere på, om du virkelig har brug for et organigram. I sidste ende er beslutningen op til dig – men i den forbindelse er det værd at fremhæve nogle af fordelene ved et af disse diagrammer, og hvorfor de kan være så nyttige for din lille virksomhed.
Klargør ledelsesstrukturen
Hvis du lige har startet din virksomhed, tvinger den proces, der er nødvendig for at konstruere et virksomhedsorganigram, dig til officielt at fordele opgaverne og konkretisere de enkelte personers roller og formålet med hver enkelt afdeling i din virksomhed. På den måde undgår du forvirring senere, når din virksomhed vokser. Selvfølgelig kan du altid omstrukturere dit virksomhedsorganigram senere hen – men hvis du skitserer forventningerne til hver enkelt stilling tidligt, er du allerede et skridt foran i iværksætterprocessen.
På den anden side, hvis din virksomhed er mere etableret, hjælper et virksomhedsorganigram både nye og eksisterende medarbejdere med at forstå, hvor de passer ind i virksomhedens rammer, hvilket afklarer eventuelle spørgsmål vedrørende kommandovejen. Denne gennemsigtighed sparer tid og øger effektiviteten, da medarbejderne kan konsultere dit organisationsdiagram og bestemme præcis, hvem de skal tale med, når de står over for et givet problem. Desuden vil dine medarbejdere, hvis din virksomheds organisationsdiagram er velstruktureret, allerede vide ikke blot navnet på den rette person, som de skal henvende sig til, men også hvilken stilling de har, og hvilke ansvarsområder de overvåger.
Øget driftseffektivitet
En anden fordel ved at oprette og vedligeholde et organisationsdiagram for små virksomheder er, at du derved kan undersøge din virksomheds nuværende struktur og afdække potentielle måder at forbedre den på. Er visse medarbejdere ansvarlige for for mange opgaver, og andre for få? Er der unødig overlapning mellem de enkelte medarbejdere? Er der opgaver, der falder mellem to stole? Bør du omorganisere for at opfylde disse behov, ansætte yderligere medarbejdere eller måske endda outsource disse opgaver? Du vil måske opdage, at du bedre kan udnytte de medarbejdere, du allerede har, og dermed øge produktiviteten.
Et organisationsdiagram kan også forbedre den tværfaglige kommunikation i hele din virksomhed, hvilket fører til en mere effektiv projektstyring. Det er lettere at udføre opgaver, der involverer flere medarbejdere eller teams, når rapporteringsstrukturen er klar, og alle ved, hvem de skal tale med om hvad.
Demonstrer nuværende succes
Selv om du tror, at din virksomhed ikke ville have gavn af et organisationsdiagram, kan du opdage, at potentielle långivere ønsker at se et, når du ansøger om finansiering. I lighed med en forretningsplan vil banker, institutioner som SBA og potentielle investorer gerne have sikkerhed for, at du har overvejet din virksomheds struktur nøje, da en sådan forberedelse ofte er en indikator for fremtidig succes.
Som finansielle fagfolk vil de også gerne sikre sig, at den virksomhedsorganisationsmetode, du har valgt, er en metode, som de mener, at du sandsynligvis vil trives – så du kan betale dit potentielle forretningslån tilbage til tiden.
Faciliterer fremtidsplanlægning
Endeligt kan et organisationsdiagram for små virksomheder hjælpe dig med at forberede udviklingen og udvidelsen af din virksomhed. I den forbindelse vil vi anbefale, at du opretter to versioner af dit organisationsdiagram: en, der afspejler din nuværende virksomhedsstruktur, og en, der viser dine vækstmål. Du kan endda overveje yderligere diagrammer, der viser, hvordan du kan reorganisere dig, hvis der skulle ske uventede ændringer, f.eks. nedskæringer i finansieringen eller en nøglemedarbejders pludselige afgang.
Dit andet organisationsdiagram for din virksomhed vil naturligvis have en masse tomme pladser – plads til alle de stillinger, du gerne vil udfylde i fremtiden, når du gennemfører dine vækststrategier for virksomheden. På denne måde kan du bruge dit diagram til at finde mulige huller, der findes i din nuværende bemanding, og du vil have en indbygget køreplan for fremtidig ansættelse.
Bottom line
I sidste ende kan det være yderst gavnligt for din lille virksomhed – nu og i fremtiden – at tage sig tid til at planlægge og oprette et virksomhedsorganigram. Uanset om du selv udvikler dette diagram eller samarbejder med dit team om at gøre det, kan du følge vores fire enkle trin for at gennemføre processen relativt hurtigt og nemt.
Plus, hvis du allerede bruger en løn- eller HR-software, kan du tjekke, om din platform allerede indeholder en organdiagramkonstruktør. Hvis den ikke gør det, kan du beslutte dig for at bruge en af de skabeloner, som vi har diskuteret her. På den anden side, hvis du ikke har en HR- eller lønningssoftware, kan du overveje at udforske nogle af de bedste muligheder derude – Gusto, Zenefits osv. – da en af disse løsninger ikke kun vil give dig mulighed for at oprette et organisationsdiagram for små virksomheder, men også hjælpe dig med at effektivisere og effektivisere en vigtig del af din daglige drift.