Tjek, hvilke medarbejdere du kan give orlov for at bruge Coronavirus-jobfastholdelsesordningen

For at bruge ordningen skal du tage følgende skridt:

1. Kontroller, om du kan gøre krav.

2. Kontroller, hvilke medarbejdere du kan sætte på orlov.

3. Stræk, du skal tage, før du beregner dit krav.

4. Beregn, hvor meget du skal kræve.

5. Opkræv dine medarbejderes lønninger online.

6. Indberet en betaling i PAYE Real Time Information.

For perioder, der slutter den 30. april 2021 eller før, kan du anmode om løn for medarbejdere, der var ansat den 30. oktober 2020, så længe du har foretaget en indberetning af PAYE Real Time Information (RTI) til HMRC mellem den 20. marts 2020 og den 30. oktober 2020, som anmelder en lønudbetaling for den pågældende medarbejder. Du behøver ikke tidligere at have fremsat krav for en ansat før den 30. oktober 2020 for at fremsætte krav for perioder fra den 1. november 2020.

For perioder, der starter den 1. maj 2021 eller senere, kan du fremsætte krav for ansatte, der var ansat den 2. marts 2021, så længe du har indsendt en PAYE Real Time Information (RTI) til HMRC mellem den 20. marts 2020 og den 2. marts 2021 og meddelt en udbetaling af løn for den pågældende ansatte. Du behøver ikke tidligere at have fremsat krav for en medarbejder før den 2. marts 2021 for at fremsætte krav for perioder, der begynder den 1. maj 2021 eller senere.

Du kan fremsætte krav for medarbejdere med enhver form for ansættelseskontrakt, herunder fuldtids-, deltids-, vikar-, fleksible eller nul-timerskontrakter. Udenlandske statsborgere er berettiget til at blive fritstillet. Tilskud under ordningen tæller ikke med som “adgang til offentlige midler”, og du kan give orlov til medarbejdere på alle visumkategorier.

Der er regler for, hvad dine medarbejdere kan gøre, mens de er orlovede.

Kontroller, hvordan forskellige ansættelsesforhold påvirker berettigelsen

Der er forskellige grupper af medarbejdere, som er berettigede til ordningen.

Hvis din medarbejder er ansat på en tidsbegrænset kontrakt

Hvis medarbejderens tidsbegrænsede kontrakt ikke allerede er udløbet, kan den forlænges eller fornyes.

For perioder, der slutter den 30. april 2021 eller før, kan du sætte medarbejderen på orlov, så længe han/hun var ansat hos dig den 30. oktober 2020 eller før. Du skal have foretaget en PAYE Real Time Information (RTI) indsendelse til HMRC mellem den 20. marts 2020 og den 30. oktober 2020 med meddelelse om en lønudbetaling for den pågældende medarbejder.

Hvis din medarbejders tidsbegrænsede kontrakt udløb den 23. september 2020 eller senere, kan han/hun genansættes og kræves. Dette gælder, så længe din medarbejder var ansat hos dig den 23. september 2020, og du har foretaget en PAYE Real Time Information (RTI) indsendelse til HMRC mellem den 20. marts 2020 og den 30. oktober 2020 og anmeldt en lønudbetaling for den pågældende medarbejder.

For perioder, der starter den 1. maj 2021 eller senere, kan du sætte medarbejderen på orlov, så længe de var ansat hos dig den 2. marts 2021, så længe du har foretaget en PAYE Real Time Information (RTI) indsendelse til HMRC mellem den 20. marts 2020 og den 2. marts 2021.

Hvis du beskæftiger lærlinge

Lærlinge kan få orlov på samme måde som andre ansatte, og de kan fortsætte med at uddanne sig, mens de har orlov.

Du skal dog betale dine lærlinge mindst lærlingemindstelønnen/National Living Wage/National Minimum Wage (AMW/NLW/NMW) som relevant for al den tid, de bruger på uddannelse. Det betyder, at du for den tid, de bruger på uddannelse, skal dække ethvert underskud mellem det beløb, du kan kræve for deres løn gennem denne ordning, og deres passende mindsteløn.

Vejledning er tilgængelig for ændringer i lærlingeuddannelsesordninger på grund af coronavirus i:

• England
• Skotland
• Wales
• Nordirland

Hvis din medarbejder er vikar

Vervikarlærere er berettiget til ordningen på samme måde som andre medarbejdere og kan fortsat få udbetalt løn under skoleferieperioder, forudsat at de sædvanlige kriterier for berettigelse er opfyldt.

Hvis du har konsolideret din lønningsliste og har nye medarbejdere på den

Hvis en gruppe af virksomheder har flere PAYE-ordninger, og der sker en overførsel af alle medarbejdere fra disse ordninger til en ny konsolideret PAYE-ordning, vil den nye ordning fortsat være berettiget til at holde orlov og kræve penge for medarbejdere.

Medarbejderoverførsler i henhold til TUPE og ved ændring af ejerskab

Hvis du gør krav for en periode mellem den 1. november 2020 og den 30. april 2021, og du beskæftiger en person, der blev overført fra en anden virksomhed, kan du gøre krav efter de normale regler, hvis de var inkluderet på en PAYE Real Time Information (RTI) indsendelse til HMRC den 30. oktober 2020 eller før.

I modsat fald kan du stadig være berettiget til at gøre krav gældende for de ansatte, hvis TUPE- eller PAYE-reglerne om virksomhedsoverdragelse finder anvendelse på ejerskiftet.

Den nye arbejdsgiver kan gøre krav gældende for ansatte, der er overført mellem den 1. september 2020 og den 30. april 2021. De overførte medarbejdere skal have været:

• ansat hos den gamle arbejdsgiver den eller før den 30. oktober 2020
• overført fra deres gamle arbejdsgiver til deres nye arbejdsgiver den eller efter den 1. september 2020
• Indregnet på en PAYE Real Time Information (RTI) indsendelse til HMRC, af deres gamle arbejdsgiver, mellem den 20. marts 2020 og den 30. oktober 2020

Hvis du ansøger for en periode, der begynder den 1. maj 2021 eller senere, og du beskæftiger en person, der er blevet overført fra en anden virksomhed, kan du anmode om støtte efter de normale regler, hvis de blev inkluderet i en PAYE Real Time Information (RTI) indsendelse til HMRC den 2. marts 2021 eller før.

I modsat fald kan du stadig være berettiget til at gøre krav gældende for de ansatte, hvis TUPE- eller PAYE-reglerne om virksomhedsoverdragelse finder anvendelse på ejerskiftet.

Den nye arbejdsgiver kan gøre krav gældende for ansatte, der er overført den 1. januar 2021 eller senere. De overførte medarbejdere skal have været:

• ansat af den gamle arbejdsgiver den eller før den 2. marts 2021
• overført fra deres gamle arbejdsgiver til deres nye arbejdsgiver den eller efter den 1. januar 2021
• inkluderet på en PAYE Real Time Information (RTI) indsendelse til HMRC, af deres gamle arbejdsgiver, mellem den 20. marts 2020 og den 2. marts 2021

Læs mere vejledning om TUPE-reglerne.

Læs mere vejledning om virksomhedsoverdragelse.

Hvis din medarbejder har mere end ét job eller andre opgaver

Hvis din medarbejder har mere end ét job

Hvis din medarbejder har mere end én arbejdsgiver, kan han/hun blive fritstillet for hvert job.

Medarbejdere kan blive fritstillet i ét job og modtage en fritstillingsbetaling, men fortsætte med at arbejde for en anden arbejdsgiver og modtage deres normale løn.

Hvis din medarbejder har haft flere arbejdsgivere i løbet af det seneste år

Hvis en medarbejder har haft flere arbejdsgivere i løbet af det seneste år, kun har arbejdet for én af dem på et hvilket som helst tidspunkt, og bliver fritstillet af sin nuværende arbejdsgiver, må hans tidligere arbejdsgivere ikke genansætte ham eller hende, sætte ham eller hende på fritstilling og kræve hans eller hendes løn gennem ordningen.

Hvis din medarbejder udfører frivilligt arbejde

En fritstillet medarbejder kan deltage i frivilligt arbejde i de timer, hvor du registrerer din medarbejder som værende fritstillet, så længe det er for en anden arbejdsgiver eller organisation.

Hvis din medarbejder deltager i uddannelse

En fritstillet medarbejder kan deltage i uddannelse i de timer, hvor du registrerer din medarbejder som værende fritstillet, så længe medarbejderen i forbindelse med uddannelsen ikke leverer tjenester til eller genererer indtægter til eller på vegne af sin organisation eller en tilknyttet eller associeret organisation. Hvis medarbejdere med orlov opfordres til at gennemføre uddannelse.

Hvis medarbejdere med orlov gennemfører uddannelse i de timer, hvor du registrerer din medarbejder som værende på orlov, har de efter anmodning fra deres arbejdsgiver ret til at få udbetalt mindst deres relevante nationale mindsteløn for denne tid. I de fleste tilfælde vil en orlovsbetaling på 80 % af en medarbejders normale løn, op til en værdi af 2.500 £, være tilstrækkelig til at dække disse uddannelsestimer. Men hvis den tid, der bruges til uddannelse, giver ret til mindsteløn, der overstiger orlovslønnen, skal arbejdsgiveren betale den ekstra løn (se afsnittet om national mindsteløn for yderligere oplysninger).

Forlovede medarbejdere, der arbejder som faglige eller ikke-faglige repræsentanter eller som pensionsadministratorer

I de timer, hvor du registrerer din medarbejder som værende på orlov, kan medarbejdere, der er faglige eller ikke-faglige repræsentanter, påtage sig opgaver og aktiviteter med henblik på individuel eller kollektiv repræsentation af medarbejdere eller andre arbejdstagere. I den forbindelse må de dog ikke yde tjenester til eller generere indtægter til eller på vegne af din organisation eller en tilknyttet eller associeret organisation.

I de timer, hvor du registrerer din medarbejder som værende på orlov, kan medarbejdere, der er pensionskonsulenter eller bestyrelsesmedlemmer i en virksomhedskonsulent, påtage sig konsulentopgaver i forbindelse med pensionsordningen. En professionel, uafhængig pensionsordningsadministrator, der er blevet fritstillet af det uafhængige tillidsmandsselskab, kan dog ikke påtage sig tillidsmandsarbejde, der ville yde tjenester til eller skabe indtægter for eller på vegne af det uafhængige tillidsmandsselskab eller en organisation, der er knyttet eller associeret med det uafhængige tillidsmandsselskab, i de timer, hvor du registrerer dem som værende fritstillet.

Hvis du har afskediget dine medarbejdere

Hvis du skal afskedige medarbejdere, skal du gøre det i overensstemmelse med de normale regler. Det indebærer bl.a., at du skal give et varsel og høre medarbejderne, før du træffer en endelig beslutning. For kravsperioder, der vedrører november, kan du fortsat gøre krav gældende for en fritstillet medarbejder, der afsoner en lovbestemt opsigelsesperiode, men tilskud kan ikke bruges til at erstatte fratrædelsesgodtgørelser.

For kravsperioder, der starter den 1. december 2020 eller senere, kan du ikke gøre krav gældende for dage den 1. december 2020 eller senere, hvor den fritstillede medarbejder afsonede en kontraktmæssig eller lovbestemt opsigelsesperiode for arbejdsgiveren (dette omfatter personer, der afsoner en opsigelsesvarsel om pensionering eller fratræden). Hvis en medarbejder efterfølgende påbegynder en kontraktlig eller lovbestemt opsigelsesperiode på en dag, der er omfattet af et tidligere fremsendt krav, skal du foretage en justering.

Hvis du afskediger en medarbejder, skal du basere den lovbestemte fratrædelses- og lovbestemte opsigelsesgodtgørelse på vedkommendes normale løn i stedet for den reducerede fratrædelsesløn.

For kravsperioder mellem den 1. november 2020 og den 30. april 2021

Hvis du har afskediget medarbejdere, eller hvis de er stoppet med at arbejde for dig den 23. september 2020 eller senere, kan du genansætte dem og sætte dem på orlov. Dette gælder, så længe medarbejderen var ansat hos dig den 23. september 2020, og du har foretaget en PAYE Real Time Information (RTI) indsendelse til HMRC mellem den 20. marts 2020 og den 30. oktober 2020 med meddelelse om en lønudbetaling for den pågældende medarbejder.

Hvis din medarbejders helbred er blevet påvirket af coronavirus eller andre forhold

Din medarbejder er berettiget til tilskuddet og kan få orlov, hvis han/hun ikke er i stand til at arbejde, herunder hjemmefra eller arbejder på nedsat tid, fordi han/hun:

• er klinisk ekstremt sårbare eller har den højeste risiko for alvorlig sygdom som følge af coronavirus og efter folkesundhedsvejledning
• har omsorgsansvar som følge af coronavirus, f.eks. pasning af børn, der er hjemme som følge af lukning af skoler og børnepasningsfaciliteter, eller pasning af en sårbar person i deres husstand

Hvis din medarbejder er selvisoleret eller på sygeorlov

Hvis din medarbejder er på sygeorlov eller selvisoleret som følge af coronavirus, kan vedkommende muligvis få lovbestemt sygedagpenge (Statutory Sick Pay (SSP)). Coronavirus-jobfastholdelsesordningen er ikke beregnet til kortvarigt fravær fra arbejdet på grund af sygdom.

Kortvarig sygdom eller selvisolering bør ikke indgå i overvejelserne, når det skal besluttes, om en medarbejder skal have orlov. Hvis arbejdsgiveren imidlertid ønsker at fritstille en medarbejder af forretningsmæssige årsager, og han/hun er sygemeldt i øjeblikket, er han/hun berettiget til at gøre det på samme måde som andre medarbejdere. I disse tilfælde bør medarbejderen ikke længere modtage sygeløn og vil blive klassificeret som en fritstillet medarbejder.

Arbejdsgivere kan fritstille medarbejdere, som klinisk set er ekstremt sårbare eller har den højeste risiko for alvorlig sygdom som følge af coronavirus. Det er op til arbejdsgiverne at beslutte, om de vil fratage disse medarbejdere orlov. En arbejdsgiver behøver ikke at stå over for en bredere reduktion i efterspørgslen eller være lukket for at være berettiget til at gøre krav gældende for disse medarbejdere.

Du kan gøre krav på tilbagebetaling fra både Coronavirus Job Retention Scheme og SSP-rabatordningen for den samme medarbejder, men ikke for den samme periode. Når en medarbejder er på orlov, kan du kun kræve udgifter tilbage via Coronavirus Job Retention Scheme, og ikke via SSP-rabatordningen. Hvis en medarbejder, der ikke har fået orlov, bliver syg på grund af coronavirus, skal selvisolere sig selv eller skærme af, kan du måske være berettiget til SSP-rabatordningen, hvor du kan kræve op til 2 ugers SSP pr. medarbejder.

Hvis din medarbejder bliver syg, mens han/hun har fået orlov

Medarbejdere, der har fået orlov, bevarer deres lovbestemte rettigheder, herunder retten til SSP. Det betyder, at orlovede medarbejdere, der bliver syge på grund af coronavirus eller en anden årsag, skal som minimum have udbetalt SSP. Med forbehold af berettigelse omfatter dette de personer, der selv isolerer sig eller er klinisk ekstremt sårbare på grund af coronavirus. Det er op til arbejdsgiverne at beslutte, om de vil flytte disse medarbejdere over på SSP eller beholde dem på orlov til deres orlovssats.

Hvis en orlovsramt medarbejder, der bliver syg, flyttes over på SSP, kan arbejdsgiverne ikke længere gøre krav på den orlovssatte løn. Arbejdsgiverne skal selv betale SSP, selv om de kan være berettiget til en rabat på op til 2 ugers SSP, hvis sygdommen er relateret til coronavirus.

Hvis arbejdsgiverne beholder den syge, orlovede medarbejder på orlovssatsen i den periode, hvor han/hun er syg, er de fortsat berettiget til at gøre krav på disse omkostninger gennem orlovsordningen.

Hvis din medarbejder er på eller netop er vendt tilbage fra orlov

Hvis din medarbejder er på eller netop er vendt tilbage fra lovbestemt forældreorlov

De normale regler for barselsorlov, fælles forældreorlov, adoptionsorlov, faderskabsorlov eller forældreorlov og -løn finder anvendelse.

Du skal muligvis beregne din medarbejders gennemsnitlige ugentlige indtægt anderledes, hvis din medarbejder har fået orlov og derefter er begyndt at anmode om lovbestemt forældrebetaling den 25. april 2020 eller senere for:

• moderskabsløn
• adoptionsløn
• fædrepasningsløn
• delte forældrepenge
• forældrerente

Du kan gennem ordningen gøre krav på forbedret (indkomstrelateret) overenskomstmæssig løn for medarbejdere, der er berettiget til enten:

• moderskabsløn
• adoptionsløn
• fædrepasningsløn
• delte forældrepenge
• forældreorlov

Der findes også oplysninger om, hvad du kan kræve, hvis din medarbejder stadig er på barselsorlov, adoptionsorlov, fædreorlov, delte forældreorlov eller forældreorlov.

Afslutning af barselsorloven før tid for at blive fratrådt

Hvis din medarbejder beslutter at afslutte sin barselsorlov før tid for at kunne blive fratrådt (med dit samtykke), skal han/hun give dig mindst 8 ugers varsel om at vende tilbage til arbejdet, men du kan under visse omstændigheder acceptere et kortere varsel. Du vil ikke kunne give dem orlov før udløbet af de 8 uger eller den dato, som du har aftalt, at de kan vende tilbage til arbejdet.

Hvis din medarbejder får barseldagpenge

Hvis din medarbejder får barseldagpenge, mens han/hun er på barselsorlov, bør han/hun ikke få orlovsløn på samme tid.

Hvis din medarbejder har accepteret at blive sat på orlov, skal du fortælle ham/hende, at han/hun skal kontakte Jobcentre Plus for at stoppe udbetalingen af barseldagpenge.

Andre typer af medarbejdere, du kan søge om tilskud for

Du kan søge om tilskud for andre typer af medarbejdere, så længe de bliver betalt via PAYE.

Du kan søge om tilskud for:

• kontorindehavere (herunder selskabsdirektører)
• lønnede medlemmer af kommanditselskaber (LLP’er)
• agentarbejdere (herunder dem, der er ansat af paraplyfirmaer)
• ledb-arbejdere
• kontingentarbejdere i den offentlige sektor
• kontingentarbejdere i den offentlige sektor
• kontrahenter med opgaver i den offentlige sektor, der er omfattet af IR35 off-lønningsreglerne (IR35)
• individer med en årlig lønperiode

Når du har kontrolleret, hvilke medarbejdere du kan gøre krav på

Når du ved, om du kan sætte dine medarbejdere på orlov og gøre krav via ordningen, bør du aftale dette med dem, før du starter din fordring.