Überprüfen Sie, welche Mitarbeiter Sie beurlauben können, um das Coronavirus Job Retention Scheme zu nutzen

Um die Regelung in Anspruch zu nehmen, müssen Sie folgende Schritte unternehmen:

1. Prüfen Sie, ob Sie einen Anspruch haben.

2. Prüfen Sie, welche Mitarbeiter Sie beurlauben können.

3. Schritte, die Sie vor der Berechnung Ihres Anspruchs unternehmen müssen.

4. Berechnen Sie, wie viel Sie fordern sollten.

5. Fordern Sie die Löhne Ihrer Mitarbeiter online an.

6. Melden Sie eine Zahlung in den PAYE-Echtzeitinformationen.

Für Zeiträume, die am oder vor dem 30. April 2021 enden, können Sie Ansprüche für Arbeitnehmer geltend machen, die am 30. Oktober 2020 beschäftigt waren, sofern Sie zwischen dem 20. März 2020 und dem 30. Oktober 2020 eine PAYE-Real-Time-Information (RTI) an die HMRC übermittelt haben, in der eine Lohnzahlung für diesen Arbeitnehmer gemeldet wird. Für Zeiträume, die am oder nach dem 1. Mai 2021 beginnen, können Sie Ansprüche für Arbeitnehmer geltend machen, die am 2. März 2021 beschäftigt waren, sofern Sie zwischen dem 20. März 2020 und dem 2. März 2021 eine PAYE-Real-Time-Information (RTI) bei der HMRC eingereicht und eine Verdienstzahlung für den betreffenden Arbeitnehmer gemeldet haben. Sie müssen nicht vor dem 2. März 2021 einen Antrag für einen Arbeitnehmer gestellt haben, um einen Antrag für Zeiträume zu stellen, die am oder nach dem 1. Mai 2021 beginnen.

Sie können einen Antrag für Arbeitnehmer mit jeder Art von Arbeitsvertrag stellen, einschließlich Vollzeit-, Teilzeit-, Leiharbeits-, flexiblen oder Null-Stunden-Verträgen. Ausländische Staatsangehörige sind antragsberechtigt. Zuschüsse im Rahmen der Regelung gelten nicht als „Zugang zu öffentlichen Mitteln“, und Sie können Mitarbeiter mit allen Visumskategorien beurlauben.

Es gibt Regeln dafür, was Ihre Mitarbeiter während der Beurlaubung tun dürfen.

Prüfen Sie, wie sich unterschiedliche Beschäftigungsbedingungen auf die Anspruchsberechtigung auswirken

Es gibt verschiedene Gruppen von Mitarbeitern, die für die Regelung in Frage kommen.

Wenn Ihr Arbeitnehmer einen befristeten Vertrag hat

Wenn der befristete Vertrag des Arbeitnehmers noch nicht ausgelaufen ist, kann er verlängert oder erneuert werden.

Für Zeiträume, die am oder vor dem 30. April 2021 enden, können Sie den Arbeitnehmer beurlauben, sofern er am oder vor dem 30. Oktober 2020 bei Ihnen beschäftigt war. Sie müssen zwischen dem 20. März 2020 und dem 30. Oktober 2020 eine PAYE-Real-Time-Information (RTI) bei der HMRC eingereicht haben, in der Sie eine Lohnzahlung für diesen Arbeitnehmer melden.

Wenn der befristete Vertrag Ihres Arbeitnehmers am oder nach dem 23. September 2020 ausgelaufen ist, kann er wieder eingestellt und beantragt werden. Dies gilt, solange Ihr Arbeitnehmer am 23. September 2020 bei Ihnen beschäftigt war und Sie zwischen dem 20. März 2020 und dem 30. Oktober 2020 eine PAYE-Real-Time-Information (RTI) bei HMRC eingereicht haben, in der eine Verdienstzahlung für diesen Arbeitnehmer gemeldet wurde.

Für Zeiträume, die am oder nach dem 1. Mai 2021 beginnen, können Sie den Arbeitnehmer beurlauben, solange er am 2. März 2021 bei Ihnen beschäftigt war und Sie zwischen dem 20. März 2020 und dem 2. März 2021 eine PAYE-Real-Time-Information (RTI) bei HMRC eingereicht haben.

Wenn Sie Auszubildende beschäftigen

Auszubildende können genauso beurlaubt werden wie andere Arbeitnehmer, und sie können auch während der Beurlaubung ihre Ausbildung fortsetzen.

Sie müssen Ihren Auszubildenden jedoch für die gesamte Zeit, die sie in der Ausbildung verbringen, mindestens den Mindestlohn (Apprenticeship Minimum Wage/National Living Wage/National Minimum Wage, AMW/NLW/NMW) zahlen. Das bedeutet, dass Sie für die Ausbildungszeit die Differenz zwischen dem Betrag, den Sie im Rahmen dieser Regelung für den Lohn der Auszubildenden geltend machen können, und dem entsprechenden Mindestlohn ausgleichen müssen.

Für Änderungen in der Lehrlingsausbildung aufgrund des Coronavirus gibt es eine Anleitung:

• England
• Schottland
• Wales
• Nordirland

Wenn Ihr Angestellter ein Hilfslehrer ist

Hilfslehrer haben genauso Anspruch auf die Regelung wie andere Angestellte und können auch während der Schulferien in Anspruch genommen werden, sofern die üblichen Anspruchsvoraussetzungen erfüllt sind.

Wenn Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung konsolidiert haben und neue Mitarbeiter aufnehmen

Wenn eine Gruppe von Unternehmen mehrere PAYE-Systeme hat und alle Mitarbeiter aus diesen Systemen in ein neues konsolidiertes PAYE-System überführt werden, kann das neue System weiterhin Urlaub nehmen und Ansprüche für die Mitarbeiter stellen.

Mitarbeitertransfers im Rahmen von TUPE und bei einem Eigentümerwechsel

Wenn Sie Ansprüche für einen Zeitraum zwischen dem 1. November 2020 und dem 30. April 2021 geltend machen und jemanden beschäftigen, der von einem anderen Unternehmen transferiert wurde, können Sie Ansprüche nach den normalen Regeln geltend machen, wenn diese Person am oder vor dem 30. Oktober 2020 in einer PAYE-Real-Time-Information (RTI) an die HMRC gemeldet wurde.

Andernfalls können Sie möglicherweise noch Ansprüche für die Arbeitnehmer geltend machen, wenn die TUPE- oder PAYE-Regeln für die Unternehmensnachfolge auf den Eigentümerwechsel Anwendung finden.

Der neue Arbeitgeber kann Ansprüche für Arbeitnehmer geltend machen, die zwischen dem 1. September 2020 und dem 30. April 2021 übergegangen sind. Die übergegangenen Arbeitnehmer müssen gewesen sein:

• vom alten Arbeitgeber am oder vor dem 30. Oktober 2020 beschäftigt
• vom alten zum neuen Arbeitgeber am oder nach dem 1. September 2020 übergetreten
• vom alten Arbeitgeber in einer PAYE Real Time Information (RTI) Meldung an HMRC erfasst worden sein, zwischen dem 20. März 2020 und dem 30. Oktober 2020

Wenn Sie einen Anspruch für einen Zeitraum geltend machen, der am oder nach dem 1. Mai 2021 beginnt, und Sie jemanden beschäftigen, der von einem anderen Unternehmen versetzt wurde, können Sie einen Anspruch nach den normalen Regeln geltend machen, wenn er in einer PAYE-Echtzeitinformation (RTI) enthalten war, die der HMRC am oder vor dem 2. März 2021 übermittelt wurde.

Andernfalls können Sie möglicherweise noch Ansprüche für die Arbeitnehmer geltend machen, wenn die TUPE- oder PAYE-Regeln für die Unternehmensnachfolge auf den Eigentümerwechsel Anwendung finden.

Der neue Arbeitgeber kann Ansprüche für Arbeitnehmer geltend machen, die am oder nach dem 1. Januar 2021 übergegangen sind. Die übergegangenen Arbeitnehmer müssen:

• am oder vor dem 2. März 2021 beim alten Arbeitgeber beschäftigt gewesen sein
• am oder nach dem 1. Januar 2021 vom alten auf den neuen Arbeitgeber übergegangen sein
• vom alten Arbeitgeber zwischen dem 20. März 2020 und dem 2. März 2021 in eine PAYE-Echtzeitdatenmeldung (RTI) an HMRC aufgenommen worden sein

Lesen Sie weitere Hinweise zu den TUPE-Regeln.

Lesen Sie weitere Hinweise zur Unternehmensnachfolge.

Wenn Ihr Arbeitnehmer mehr als einen Arbeitsplatz oder andere Aufgaben hat

Wenn Ihr Arbeitnehmer mehr als einen Arbeitsplatz hat

Wenn Ihr Arbeitnehmer mehr als einen Arbeitgeber hat, kann er für jeden Arbeitsplatz beurlaubt werden.

Mitarbeiter können für einen Arbeitsplatz beurlaubt werden und eine Beurlaubungsentschädigung erhalten, aber weiterhin für einen anderen Arbeitgeber arbeiten und ihren normalen Lohn erhalten.

Wenn Ihr Arbeitnehmer im letzten Jahr bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt war

Wenn ein Arbeitnehmer im letzten Jahr bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt war, aber immer nur für einen von ihnen gearbeitet hat und von seinem derzeitigen Arbeitgeber beurlaubt wird, sollten seine früheren Arbeitgeber ihn nicht wieder einstellen, ihn beurlauben und seinen Lohn über die Regelung einfordern.

Wenn Ihr Angestellter ehrenamtlich arbeitet

Ein beurlaubter Angestellter kann während der Zeit, in der Sie Ihren Angestellten als beurlaubt eintragen, an einer ehrenamtlichen Tätigkeit teilnehmen, solange diese für einen anderen Arbeitgeber oder eine andere Organisation erfolgt.

Wenn Ihr Angestellter an einer Fortbildung teilnimmt

Furlougierte Angestellte können sich während der Stunden, in denen Sie Ihren Angestellten als beurlaubt erfassen, an einer Fortbildung beteiligen, solange der Angestellte bei der Durchführung der Fortbildung keine Dienstleistungen für seine Organisation oder eine verbundene oder angegliederte Organisation erbringt oder für diese Einnahmen erzielt. Beurlaubte Arbeitnehmer sollten ermutigt werden, sich fortzubilden.

Wenn beurlaubte Arbeitnehmer während der Zeit, in der Sie Ihren Arbeitnehmer als beurlaubt eintragen, auf Wunsch ihres Arbeitgebers eine Fortbildung absolvieren, haben sie Anspruch auf Bezahlung mindestens des entsprechenden nationalen Mindestlohns für diese Zeit. In den meisten Fällen reicht die Freistellungszahlung in Höhe von 80 % des regulären Lohns eines Arbeitnehmers bis zu einem Wert von 2 500 £ aus, um diese Fortbildungsstunden abzudecken. Wenn jedoch für die Fortbildungszeit ein Anspruch auf Mindestlohn besteht, der über das Urlaubsgeld hinausgeht, muss der Arbeitgeber den zusätzlichen Lohn zahlen (weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt über den nationalen Mindestlohn).

Furlougierte Arbeitnehmer, die als gewerkschaftliche oder nicht-gewerkschaftliche Vertreter oder als Rententreuhänder arbeiten

Während der Stunden, in denen Sie Ihren Arbeitnehmer als beurlaubt eintragen, können Arbeitnehmer, die gewerkschaftliche oder nicht-gewerkschaftliche Vertreter sind, Aufgaben und Tätigkeiten zum Zwecke der individuellen oder kollektiven Vertretung von Arbeitnehmern oder anderen Arbeitnehmern übernehmen. Dabei dürfen sie jedoch keine Dienstleistungen für Ihre Organisation oder eine verbundene oder angegliederte Organisation erbringen oder Einnahmen für diese generieren.

Während der Stunden, in denen Sie Ihren Mitarbeiter als beurlaubt erfassen, können Mitarbeiter, die Treuhänder eines Pensionssystems oder treuhänderische Direktoren eines Unternehmenstreuhänders sind, treuhänderische Aufgaben in Bezug auf das Pensionssystem übernehmen. Ein professioneller, unabhängiger Treuhänder, der von der unabhängigen Treuhandgesellschaft beurlaubt wurde, darf jedoch während der Stunden, in denen Sie ihn als beurlaubt eintragen, keine Treuhandtätigkeit ausüben, die der unabhängigen Treuhandgesellschaft oder einer mit ihr verbundenen oder assoziierten Organisation Dienstleistungen erbringen oder Einnahmen für sie oder in ihrem Namen generieren würde.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter entlassen haben

Wenn Sie Entlassungen vornehmen müssen, sollten Sie dies nach den üblichen Regeln tun. Dazu gehören eine Kündigungsfrist und die Anhörung des Personals, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird. Für Anspruchszeiträume, die sich auf den Monat November beziehen, können Sie weiterhin Ansprüche für einen beurlaubten Arbeitnehmer geltend machen, der eine gesetzliche Kündigungsfrist verbüßt; Zuschüsse können jedoch nicht als Ersatz für Entlassungszahlungen verwendet werden.

Für Anspruchszeiträume, die am oder nach dem 1. Dezember 2020 beginnen, können Sie keine Ansprüche für Tage am oder nach dem 1. Dezember 2020 geltend machen, an denen der beurlaubte Arbeitnehmer eine vertragliche oder gesetzliche Kündigungsfrist für den Arbeitgeber verbüßt hat (dies gilt auch für Personen, die in den Ruhestand versetzt oder gekündigt wurden). Wenn ein Arbeitnehmer später eine vertragliche oder gesetzliche Kündigungsfrist an einem Tag beginnt, der durch einen zuvor eingereichten Anspruch abgedeckt ist, müssen Sie eine Anpassung vornehmen.

Wenn Sie einen Arbeitnehmer entlassen, sollten Sie das gesetzliche Entlassungsgeld und das gesetzliche Kündigungsgeld auf der Grundlage seines normalen Lohns und nicht auf der Grundlage des reduzierten Urlaubslohns berechnen.

Für Anspruchszeiträume zwischen dem 1. November 2020 und dem 30. April 2021

Wenn Sie einen Arbeitnehmer entlassen haben oder dieser am oder nach dem 23. September 2020 aufgehört hat, für Sie zu arbeiten, können Sie ihn wieder einstellen und ihn beurlauben lassen. Dies gilt, solange der Arbeitnehmer am 23. September 2020 bei Ihnen beschäftigt war und Sie zwischen dem 20. März 2020 und dem 30. Oktober 2020 eine PAYE-Real-Time-Information (RTI) an die HMRC übermittelt haben, in der eine Lohnzahlung für diesen Arbeitnehmer gemeldet wurde.

Wenn die Gesundheit Ihres Arbeitnehmers durch das Coronavirus oder andere Erkrankungen beeinträchtigt wurde

Ihr Arbeitnehmer hat Anspruch auf den Zuschuss und kann beurlaubt werden, wenn er nicht in der Lage ist, zu arbeiten, auch von zu Hause aus oder mit reduzierter Arbeitszeit, weil er:

• klinisch extrem gefährdet sind oder das höchste Risiko einer schweren Erkrankung durch das Coronavirus haben und nach den Leitlinien des öffentlichen Gesundheitswesens
• aufgrund des Coronavirus Betreuungspflichten haben, wie z. B. die Betreuung von Kindern, die wegen der Schließung von Schulen und Kinderbetreuungseinrichtungen zu Hause sind, oder sich um eine gefährdete Person in ihrem Haushalt kümmern

Wenn Ihr Mitarbeiter sich selbst isoliert oder krankgeschrieben ist

Wenn Ihr Mitarbeiter aufgrund des Coronavirus krankgeschrieben ist oder sich selbst isoliert, kann er unter Umständen gesetzlich vorgeschriebenes Krankengeld (SSP) erhalten. Das Coronavirus Job Retention Scheme ist nicht für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit von der Arbeit gedacht.

Kurzfristige Krankheit oder Selbstisolierung sollten bei der Entscheidung, ob ein Arbeitnehmer beurlaubt werden soll, keine Rolle spielen. Will der Arbeitgeber jedoch einen Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen beurlauben und ist dieser gerade krankgeschrieben, so kann er dies wie bei anderen Arbeitnehmern auch tun. In diesen Fällen sollte der Mitarbeiter kein Krankengeld mehr erhalten und würde als beurlaubter Mitarbeiter eingestuft werden.

Arbeitgeber können Mitarbeiter beurlauben, die klinisch extrem gefährdet sind oder bei denen das höchste Risiko einer schweren Erkrankung durch das Coronavirus besteht. Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, ob er diese Mitarbeiter beurlaubt. Ein Arbeitgeber muss nicht mit einem größeren Nachfragerückgang konfrontiert oder geschlossen sein, um für diese Mitarbeiter einen Anspruch zu haben.

Sie können sowohl das Coronavirus Job Retention Scheme als auch das SSP-Rabattprogramm für denselben Mitarbeiter in Anspruch nehmen, allerdings nicht für denselben Zeitraum. Wenn ein Mitarbeiter beurlaubt ist, können Sie die Ausgaben nur über das Coronavirus Job Retention Scheme zurückfordern, nicht aber über das SSP-Rabattprogramm. Wenn ein nicht beurlaubter Mitarbeiter aufgrund des Coronavirus erkrankt und sich selbst isolieren oder abschirmen muss, können Sie möglicherweise das SSP-Rabattprogramm in Anspruch nehmen, bei dem Sie bis zu zwei Wochen SSP pro Mitarbeiter beantragen können.

Wenn Ihr Mitarbeiter während der Beurlaubung erkrankt

Beurlaubte Mitarbeiter behalten ihre gesetzlichen Rechte, einschließlich ihres Rechts auf SSP. Das bedeutet, dass beurlaubte Arbeitnehmer, die aufgrund des Coronavirus oder einer anderen Ursache erkranken, mindestens SSP erhalten müssen. Je nach Anspruchsberechtigung gilt dies auch für Personen, die sich selbst isolieren oder aufgrund des Coronavirus klinisch extrem gefährdet sind. Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, ob er diese Arbeitnehmer in die SSP überführt oder sie zu ihrem beurlaubten Tarif weiterbezahlt.

Wenn ein beurlaubter Arbeitnehmer, der krank wird, in die SSP überführt wird, kann der Arbeitgeber keinen Anspruch mehr auf das beurlaubte Gehalt erheben. Die Arbeitgeber müssen die SSP selbst bezahlen, können jedoch eine Erstattung für bis zu zwei Wochen SSP erhalten, wenn die Krankheit mit dem Coronavirus zusammenhängt.

Wenn die Arbeitgeber den erkrankten beurlaubten Arbeitnehmer für die Dauer der Krankheit auf dem furloughed rate belassen, können sie diese Kosten weiterhin über das furloughed scheme geltend machen.

Wenn Ihr Arbeitnehmer sich im Urlaub befindet oder gerade aus dem Urlaub zurückgekehrt ist

Wenn Ihr Arbeitnehmer sich im gesetzlichen Elternurlaub befindet oder gerade aus dem gesetzlichen Elternurlaub zurückgekehrt ist

Es gelten die normalen Regeln für Mutterschaftsurlaub, gemeinsamen Elternurlaub, Adoptionsurlaub, Vaterschaftsurlaub und Elterngeld.

Sie müssen den durchschnittlichen Wochenverdienst Ihres Arbeitnehmers möglicherweise anders berechnen, wenn Ihr Arbeitnehmer beurlaubt wurde und dann ab dem 25. April 2020 Anspruch auf gesetzliches Elterngeld hat:

• Mutterschaftsgeld
• Adoptionsgeld
• Vaterschaftsgeld
• Gemeinsames Elterngeld
• Elterngeld im Trauerfall

Sie können im Rahmen des Systems ein erhöhtes (einkommensabhängiges) vertragliches Entgelt für Arbeitnehmer beantragen, die entweder Anspruch auf:

• Mutterschaftsgeld
• Adoptionsgeld
• Vaterschaftsgeld
• Gemeinsames Elterngeld
• Elterntrauergeld

Informationen finden Sie auch darüber, was Sie beantragen können, wenn sich Ihr Arbeitnehmer noch im Mutterschaftsurlaub, Adoptionsurlaub, Vaterschaftsurlaub, gemeinsamen Elternurlaub oder Elterntrauerurlaub befindet.

Vorzeitige Beendigung des Mutterschaftsurlaubs zur Freistellung

Wenn Ihre Mitarbeiterin beschließt, ihren Mutterschaftsurlaub vorzeitig zu beenden, um (mit Ihrem Einverständnis) freigestellt zu werden, muss sie Ihnen ihre Rückkehr an den Arbeitsplatz mindestens acht Wochen im Voraus ankündigen; unter bestimmten Umständen können Sie jedoch einer kürzeren Kündigungsfrist zustimmen. Sie können sie erst nach Ablauf der 8 Wochen oder nach dem von Ihnen vereinbarten Termin für die Rückkehr an den Arbeitsplatz beurlauben.

Wenn Ihre Mitarbeiterin Mutterschaftsgeld erhält

Wenn Ihre Mitarbeiterin während des Mutterschaftsurlaubs Mutterschaftsgeld erhält, sollte sie nicht gleichzeitig Urlaubsgeld bekommen.

Wenn Ihre Mitarbeiterin zugestimmt hat, sich beurlauben zu lassen, sagen Sie ihr, dass sie sich an Jobcentre Plus wenden soll, um die Zahlungen des Mutterschaftsgeldes einzustellen.

Andere Arten von Arbeitnehmern, für die Sie einen Antrag stellen können

Sie können einen Zuschuss für andere Arten von Arbeitnehmern beantragen, solange sie über PAYE bezahlt werden.

Sie können einen Antrag stellen für:

• Büroangestellte (einschließlich Geschäftsführer)
• Angestellte von Partnerschaften mit beschränkter Haftung (LLPs)
• Arbeitnehmer von Agenturen (einschließlich derer, die von Dachgesellschaften beschäftigt werden)
• Gehilfen (b) im öffentlichen Sektor
• Auftragnehmer mit Aufträgen des öffentlichen Sektors, die nicht in den Geltungsbereich der IR35 fallen
• Lohn- und Gehaltsregelungen (IR35)
• Einzelpersonen mit einer jährlichen Lohnperiode

Nachdem Sie geprüft haben, für welche Mitarbeiter Sie Ansprüche geltend machen können

Sobald Sie wissen, ob Sie Ihre Mitarbeiter beurlauben und Ansprüche über die Regelung geltend machen können, Sie sollten dies mit ihnen vereinbaren, bevor Sie Ihren Antrag stellen.