Die Durchführung einer Vertragsprüfung ist ein wichtiger Bestandteil des Vertragsprozesses und bietet Ihnen die Möglichkeit, alles, was Sie und Ihr Unternehmen vereinbaren, vollständig zu verstehen, bevor Sie den Stift zu Papier bringen. Eine Vertragsprüfung hilft Ihnen, organisatorische Risiken zu verringern, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich eine Vereinbarung für alle beteiligten Parteien positiv auswirkt. Ohne eine umfassende Vertragsprüfung laufen Sie Gefahr, Verpflichtungen einzugehen, die Sie nicht erfüllen können, die Marke und den Ruf Ihres Unternehmens zu schädigen und wertvolle Zeit und finanzielle Ressourcen für die Beilegung von Streitigkeiten zu verschwenden, die hätten vermieden werden können.
Dieser Artikel behandelt einige der wichtigsten Punkte, die bei einer Vertragsprüfung zu beachten sind.
Was ist eine Vertragsprüfung?
Eine Vertragsprüfung ist eine gründliche Untersuchung einer rechtlichen Vereinbarung vor ihrer Unterzeichnung, um sicherzustellen, dass alles, was in dem Dokument steht, klar und korrekt ist, und dass Ihr Unternehmen mit den Bedingungen der Vereinbarung einverstanden ist. Nach der Unterzeichnung des Vertrags sind Vertragsprüfungen auch im Vorfeld bestimmter Vertragsabschlüsse wichtig, z. B. bei Neuverhandlungen oder Opt-out-Fenstern. Eine Vertragsprüfung ist in der Regel die letzte Gelegenheit, notwendige Änderungen zu ermitteln und zu beantragen, bevor man sich auf einen Vertrag festlegt.
Worauf ist bei einer Vertragsprüfung zu achten
Bei der Durchführung einer Vertragsprüfung ist es hilfreich, mit einem Plan zu beginnen, damit Sie sicher sein können, dass die wichtigsten Bereiche des Vertrags sorgfältig analysiert worden sind. Werden Fehler oder Unstimmigkeiten entdeckt oder ergeben sich aus der Vertragsprüfung Fragen, sollten Sie den Vertrag erst dann weiterbearbeiten, wenn alle Fragen zu Ihrer Zufriedenheit geklärt sind. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Punkte aufgeführt, auf die Sie bei einer Vertragsprüfung achten sollten.
1. Wichtige Klauseln & Bedingungen
Jede Zeile in einem Vertrag ist wichtig und muss genau überprüft werden, aber einige Klauseln und Bedingungen sind eindeutig wichtiger als andere. Da jedes Unternehmen und jeder Wirtschaftszweig anders ist, sind auch die wichtigsten Vertragsklauseln unterschiedlich, aber es gibt einige, auf die man in jedem Fall achten sollte. Begriffe wie Vertraulichkeit, Haftungsfreistellung, Kündigung und Streitbeilegung sind allesamt wichtige Abschnitte in einem Vertrag und es lohnt sich, zusätzliche Zeit in die Prüfung zu investieren, um sicherzustellen, dass die Formulierungen akzeptabel sind.
2. Kündigung & Verlängerungsbedingungen
Bevor Sie eine rechtsverbindliche Vereinbarung unterzeichnen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die Kündigungs- und Verlängerungsbedingungen des Vertrags vollständig verstanden haben, um zu vermeiden, dass Sie länger an eine Vereinbarung gebunden sind, als Sie ursprünglich erwartet haben. Sie sollten sich über Dinge wie automatische Verlängerungen und Ausstiegsfristen informieren, damit Sie von vornherein wissen, wie und wann Sie den Vertrag kündigen können und welche Folgen es hat, wenn Sie die andere Partei nicht bis zu einem bestimmten Datum benachrichtigen.
Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um mit der Vorausplanung zu beginnen, damit Sie nicht unvorbereitet getroffen werden, wenn wichtige Termine und Fristen anstehen. Setzen Sie sich Erinnerungen in den Kalender, damit Sie und Ihr Team keine Gelegenheit verpassen, die Vereinbarung innerhalb der festgelegten Parameter neu zu verhandeln oder zu kündigen.
3. Klare, eindeutige Sprache
Wenn Sie einen Vertrag durchlesen, achten Sie genau darauf, wie jeder Satz formuliert ist, und suchen Sie nach Formulierungen, die der Interpretation überlassen werden könnten. Selbst wenn beide Parteien unklare Begriffe gleich auslegen, ist es am besten, die Formulierung so zu ändern, dass sie möglichst eindeutig ist, um mögliche Konflikte zu vermeiden, sobald der Vertrag unterzeichnet und in Kraft ist. Bei schwerwiegenden Konflikten kann es erforderlich sein, dass ein Dritter auf der Grundlage der Vertragsauslegung die nächsten Schritte festlegt. Stellen Sie daher sicher, dass alle Bedingungen explizit dargelegt werden.
4. Keine leeren Stellen
Die Verwendung von Vertragsvorlagen ist eine gute Möglichkeit, bei der Vertragsgestaltung Zeit zu sparen, erfordert jedoch besondere Aufmerksamkeit in der Phase der Vertragsüberprüfung. Alle leeren Stellen sollten entweder ausgefüllt oder entfernt werden, bevor der endgültige Vertrag unterzeichnet wird. Je nach den Umständen kann das Versäumnis, ein leeres Feld in Ihrem Vertrag auszufüllen, kostspielige Folgen für Ihr Unternehmen haben.
5. Verzugsklauseln
Auch wenn beide Parteien in der Regel gute Absichten haben, wenn sie einen Vertrag abschließen, besteht immer die Möglichkeit, dass eine Seite sich nicht an die Vereinbarung hält, was zu einem Vertragsbruch führt. Achten Sie auf Verzugsklauseln, damit Sie wissen, welche Folgen es haben kann, wenn Sie Ihren Verpflichtungen nicht nachkommen – oder welche Möglichkeiten Sie haben, wenn Sie die vertragsbrüchige Partei sind.
6. Wichtige Termine & Fristen
Bei der Vertragsprüfung sollten Sie nicht nur sicherstellen, dass alle aufgelisteten Termine und Leistungen mit früheren mündlichen Vereinbarungen übereinstimmen, sondern auch damit beginnen, alles zu verfolgen, wofür Ihr Team oder Ihre Organisation verantwortlich ist. Eine vorausschauende Planung trägt dazu bei, das Risiko eines Vertragsbruchs zu verringern, der erhebliche Folgen für Ihr Unternehmen haben könnte.
Tipps für den Erfolg
Genügend Zeit für eine gründliche Prüfung einplanen
Das Lesen und Analysieren jedes Satzes in einem Vertrag kann zweifellos viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere bei langen, komplexen Vereinbarungen, aber es ist ein wichtiger Schritt, um Ihr Unternehmen vor unnötigen Risiken zu schützen. Nehmen Sie sich immer genügend Zeit, um Verträge mit hohem Wert oder hohem Risiko vor der Unterzeichnung zu prüfen. Ein falsch gesetztes Komma oder ein zweideutiger Satz kann zu kostspieligen und vermeidbaren Fehlern führen.
Lassen Sie den Vertrag von mehreren Personen prüfen
Es ist immer eine gute Idee, die Vertragsprüfung von einer anderen Person als derjenigen durchführen zu lassen, die das Dokument verfasst hat. Jemand, der einen Vertrag zum ersten Mal liest, wird eher einen Fehler oder Tippfehler entdecken als die Person, die den Vertrag verfasst hat und sich dieselben Informationen über einen langen Zeitraum hinweg angesehen hat. Wenn Sie jede wichtige Vereinbarung von einem zweiten Mitglied Ihres Rechtsteams oder sogar von einem Anwalt für Vertragsprüfung prüfen lassen, erhöhen Sie die Chancen, einen Vertrag abzuschließen, der wie beabsichtigt funktioniert.
Verträge regelmäßig prüfen
Vertragsprüfungen sollten nicht nur für neue Verträge, sondern auch für bestehende Vereinbarungen durchgeführt werden. Jedes Mal, wenn Sie eine Vertragsverlängerung vorbereiten, haben Sie die Möglichkeit, den Vertrag auf der Grundlage der seit der letzten Vertragsunterzeichnung gemachten Erfahrungen zu verbessern, etwas zu beheben, das zuvor übersehen wurde, oder den Wortlaut aufgrund von Branchenvorschriften oder Richtlinien zu ändern, die sich seit der ursprünglichen Vertragsgestaltung entwickelt haben. Die Tatsache, dass ein Vertrag ursprünglich unterzeichnet und akzeptiert wurde, sollte Sie nicht davon abhalten, ihn regelmäßig zu überprüfen und nach Möglichkeiten zu suchen, die Bedingungen zu optimieren oder zu verfeinern, oder Schritte zu unternehmen, um den Vertrag in bestimmten Situationen zu beenden.
Nutzen Sie die Vorteile der Technologie
Die Durchführung einer gründlichen, zeilenweisen Analyse eines schriftlichen Dokuments ist eine Herausforderung, die wie geschaffen ist für moderne Technologielösungen, insbesondere für Tools, die auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen basieren. Lösungen zur Vertragsprüfung, einschließlich einiger Vertragsverwaltungssoftware, bieten die Möglichkeit, große Textmengen schnell und genau automatisch zu scannen und zu analysieren, und sind im Gegensatz zu Menschen nicht anfällig für Fehler, die durch Ermüdung verursacht werden, was bei der Prüfung umfangreicher Verträge ein berechtigtes Anliegen ist.
Technologie sollte den menschlichen Überprüfungsprozess nicht ersetzen, aber wenn sie als Ergänzung zu den menschlichen Bemühungen eingesetzt wird, können Lösungen für die Vertragsprüfung den für diesen Prozess verantwortlichen Personen helfen, die Aufgabe viel effizienter und genauer zu erledigen.
Weitere hilfreiche Tipps und Informationen zur Durchführung einer erfolgreichen Vertragsprüfung finden Sie in der Master-Checkliste für Vertragsprüfung und -management.
Ein Teil dieses Inhalts wurde zuvor im ContractWorks-Blog veröffentlicht