Viele von uns tun sich schwer, Dinge zu erledigen, weil wir auf andere angewiesen sind. Leider gehört diese Abhängigkeit einfach zum Geschäftsleben. Um Ihre Ziele besser erreichen zu können, müssen Sie unbedingt lernen, den Kreislauf zu schließen, damit die Dinge erledigt werden können.
Inhaltsverzeichnis
Definition der Closed-Loop-Kommunikation
Closed-Loop-Kommunikation oder das Schließen des Kreislaufs ist vergleichbar mit dem Nachfassen, dem Einchecken oder dem Abschließen des Geschäfts. Der Begriff stammt aus der Regelungstechnik, wo der Regelkreis geschlossen wird, um das System stabil zu halten. Das Gegenteil eines stabilen Systems ist eines, das instabil ist. Im Sprachgebrauch der Steuerungssysteme wird dies als offener Regelkreis bezeichnet, da es keine Rückkopplung gibt und es daher wahrscheinlich außer Kontrolle gerät – ähnlich wie bei Projekten ohne Nachbereitung.
Ich bin mir sicher, dass die meisten von Ihnen schon Situationen erlebt haben, in denen Sie dachten, jemand würde etwas tun, und es stellte sich heraus, dass er es entweder vergessen, Sie ignoriert oder das Falsche getan hat. All diese Probleme sind darauf zurückzuführen, dass der Kreislauf nicht geschlossen wurde.
Closed-Loop-Kommunikation in Stresssituationen
Closed-Loop-Kommunikation ist in Zeiten von Stress und Anspannung, in denen kristallklar sein muss, was kommuniziert wird, unerlässlich. Dies gilt besonders, wenn es um Leben und Tod geht, wie in einem Operationssaal oder auf dem Schlachtfeld.
Beispielsweise folgt die Zwei-Wege-Funkkommunikation einem strengen geschlossenen Kommunikationsprotokoll, um sicherzustellen, dass die Nachricht angekommen ist. Ich bin mir sicher, dass die meisten von Ihnen von den folgenden Dingen gehört haben:
- Roger steht für den Buchstaben „R“, der über Funk oft schwer zu verstehen war – er bedeutete „Nachricht erhalten“.
- Wilco bedeutete „werde einwilligen“.
- Over bedeutete „Ich bin fertig – jetzt können Sie reden.“
- Out bedeutete „Ich bin fertig.“
Diese Standardwörter und -verfahren machen einfach und klar, was vor sich geht. Im Geschäftsleben geht es nicht um Leben und Tod wie auf dem Schlachtfeld oder im Operationssaal, aber es kann von einer klaren und präzisen, geschlossenen Kommunikation profitieren.
Um Ihnen Leid, Herzschmerz und Fehlkommunikation zu ersparen, finden Sie hier einige Schritte, die sicherstellen, dass Sie den Kreislauf jedes Mal schließen.
Schritt 1: Setzen Sie sich klare Ziele
Eine der größten Herausforderungen bei der Erledigung von Aufgaben besteht darin, Ihre wahren Ziele zu verstehen. Nichts wird Sie mehr frustrieren, als jemanden mit einer Aufgabe zu betrauen, für die eigentlich Zeit ist, die aber nicht als solche kommuniziert wird. Klare Ziele zu haben bedeutet, dass man sich Gedanken darüber macht, was zu tun ist, und einen Plan aufstellt, der Sinn macht. Der Trick dabei ist, sich sorgfältig vorzubereiten und genau festzulegen, welche Ziele wichtig sind und wer sie erfüllen soll.
Schritt 2: Klar kommunizieren
Klare Kommunikation bedeutet, dass Ihre Botschaft oder Aufgabe bei den Zuhörern ankommt. Das bedeutet nicht, dass Sie langsam sprechen oder Englisch der vierten Klasse verwenden. Vielmehr müssen Sie in Ihrer Besprechung oder Ihrem Gespräch Punkte setzen, an denen Sie sich vergewissern, dass Ihre Botschaft klar und deutlich ankommt. Denken Sie daran, dass das, was Sie sagen, möglicherweise nicht die von Ihnen beabsichtigte Botschaft vermittelt. Deshalb müssen Sie ständig zuhören und sich vergewissern, dass Ihre Botschaft oder Aufgabe ankommt.
Schritt 3: Schaffen Sie natürliche Follow-up-Punkte
Eine Sache, mit der die meisten Menschen zu kämpfen haben, ist die Frage, wie man eine Aufgabe oder einen Auftrag weiterverfolgt. Das kann für manche eine Herausforderung sein, weil sie nicht wissen, wann sie nachfassen sollen. Wenn Sie natürliche Anknüpfungspunkte schaffen, werden sich alle Seiten viel wohler fühlen, wenn sie Ihren Anruf oder Ihre E-Mail entgegennehmen. Diese natürlichen Anknüpfungspunkte werden von der Person geschaffen, die sich die Durchführung der Aktion am meisten wünscht. Ein paar Beispiele für natürliche Follow-up-Punkte sind:
- Setzen Sie eine Aktion, um in einer Woche nachzufassen, wenn Sie nichts von jemandem hören
- Setzen Sie eine gemeinsame Frist, der jeder zustimmt
- Bereitstellen von Informationen oder Feedback vor einem bestimmten Datum
- Eine persönliche Aktion, um mit Daten/Empfehlungen usw. nachzufassen
- Bereitstellen eines Status-Updates, wenn etwas Wesentliches passiert (z.
Es gibt noch eine Reihe anderer natürlicher Follow-up-Punkte, die Ihnen auffallen werden, sobald Sie danach suchen.
Schritt 4: Dokumentieren Sie Diskussionen, Aktionen und Tagesordnungen
Das Beste, was Sie tun können, um den Kreis zu schließen, ist wahrscheinlich, Tagesordnungen, Notizen, Aktionen und Schlussfolgerungen zu versenden. Das mag nach viel Arbeit klingen, ist aber ein hervorragender Ausgangspunkt für Diskussionen. Wenn Sie Sitzungsnotizen verschicken, schaffen Sie einen natürlichen Anknüpfungspunkt, der genutzt werden kann, um den Kreislauf für verschiedene Maßnahmen zu schließen. Ohne diesen Brennpunkt haben all die noch nicht abgeschlossenen Maßnahmen kein Zuhause. Ihre Besprechungsnotizen und die Folgemaßnahmen bieten diesen Aktionen ein natürliches Zuhause.
Schritt 5: Nachfassen, wenn versprochen
Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Aktionen umgehend nachfassen, müssen Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Der Ton und der Tenor Ihrer Folgemaßnahmen sowie Ihre Pünktlichkeit zeigen, dass Sie sich um den Abschluss des Verfahrens bemühen, und das wird natürlich auf andere abfärben. Nichts sagt jemandem so sehr, dass es wichtig ist, den Kreis zu schließen, wie alles zu tun, was man tun kann, um es ihm leicht zu machen.
Schritt 6: Wiederholen, bis der Kreis geschlossen ist
Nur weil man jemanden bittet, etwas zu tun, heißt das noch lange nicht, dass er es auch wirklich gehört oder anerkannt hat, dass es erledigt wird. Das bedeutet, dass Sie die oben genannten Schritte wiederholen müssen, bis Sie die gewünschte Lösung erreicht haben. Dies kann mehrere Treffen oder Telefonate erfordern. Es könnte sogar länger dauern, als Sie erwartet haben. Denken Sie daran, dass Sie fleißig sein müssen, wenn Sie etwas erreichen wollen. Das bedeutet, dass Sie ständig Ihre gewünschten Ergebnisse kommunizieren und den Kreislauf schließen müssen, um sicherzustellen, dass sie auch erreicht werden.
Kommunikation im geschlossenen Kreislauf erfordert Übung
Wie alles erfordert auch die Kommunikation im geschlossenen Kreislauf etwas Übung. Es kann unangenehm sein oder sogar albern erscheinen, dass man Dinge wiederholen oder klar bestätigen muss, dass man eine Nachricht erhalten hat. Diese Unbeholfenheit wird verschwinden, und Sie werden feststellen, dass Sie mit weniger Kopfschmerzen mehr erledigen können.