Abrechnung von Geschenkkarten-Verkäufen: Mehr als 1 Milliarde Dollar bleiben jedes Jahr ungenutzt, was eine einzigartige Haftung für Geschäftsbetreiber darstellt
Der Sommer bringt viele Dinge mit sich – vom Essengehen in dem beliebten Café in der Nähe bis zum Kauf einer neuen Garderobe. Gibt es einen besseren Zeitpunkt, um die Geschenkgutscheine der Feriensaison zu nutzen? Eine noch wichtigere Frage ist: Was ist mit den Geschenkkarten, die im Dezember 2017 – also vor mehr als 20 Monaten – verkauft und erhalten wurden?
Die Umsätze mit Geschenkkarten und -gutscheinen von Einzelhändlern, Restaurants und Lifestyle-Dienstleistern stiegen vor nur neun Monaten auf ein Allzeithoch und übertrafen den Vorjahreswert. Das Phänomen der Geschenkkarten ist seit mehr als 35 Jahren auf dem Vormarsch und erfreut sich aufgrund ihrer Bequemlichkeit größerer Beliebtheit denn je. Laut Statista ist der Umsatz mit Geschenkkarten in den 10 Jahren von 2008 bis 2018 von 91 Mrd. US-Dollar auf 160 Mrd. US-Dollar gestiegen. Der Aufwärtstrend von Geschenkkarten, die sich hervorragend für schwer zu beschenkende Empfänger eignen, steht in direktem Zusammenhang mit dem modernen Zeitalter des Online-Shoppings.
Neben dem Verschenken von Geschenken sind auch die Selbsteinkaufsraten bei mehr als der Hälfte der Verbraucher gestiegen. Dieser Trend ist besonders bei Millennials beliebt, die häufig Karten von Kaffeeketten und Lifestyle-Dienstleistungen aufladen.
Geschenkkarten und Geschenkgutscheine sind nicht nur praktisch für Schenkende und Beschenkte, sondern bieten auch zahlreiche Vorteile für die ausstellenden Unternehmen. Als wichtige Bargeldquelle sind sie ein Katalysator für höhere Ausgaben der Verbraucher und geringere Rückgaben. Laut der First Data 2018 Prepaid Consumer Insights Study gibt der Durchschnittsverbraucher 59 US-Dollar über den ursprünglichen Wert von Geschenkkarten hinaus aus, wobei Geschenkkarten für Supermärkte im Durchschnitt erstaunliche 94 Prozent über dem ursprünglichen Wert liegen. Die beliebtesten Kategorien sind gehobene Restaurants, Schnellrestaurants und Drogerien.
Ins und Outs der Geschenkkartenabrechnung für Unternehmensausgeber
Wir kommen zurück zu den Geschenkkarten, die 2017, also vor mehr als einem Jahr, verkauft wurden. Es wurde berichtet, dass etwa 10 bis 20 Prozent der Geschenkkarten ungenutzt bleiben. MarketWatch schätzt, dass jedes Jahr Geschenkkarten im Wert von 1 Milliarde US-Dollar ungenutzt bleiben. Die Gründe dafür reichen von verlegt oder verloren bis hin zu vergessen. Neben einem finanziellen Verlust für den Schenkenden und den Beschenkten bringen ungenutzte Geschenkkarten eine Reihe von Buchhaltungsproblemen im Zusammenhang mit der Einlösung – oder dem Fehlen einer solchen – mit sich.
Die Regulierung von Geschenkkarten fällt unter den Federal Credit CARD Act von 2009, ein Bundesgesetz, das die Kreditkartenaussteller reguliert. Geschenkkarten und Geschenkgutscheine – nicht von Banken ausgegebene Debitkarten – fallen unter den CARD Act. Das Gesetz, das dem Verbraucherschutz und der Stärkung der Verbraucherrechte dient, schreibt Angaben zu Ablaufdaten und Gebühren vor, begrenzt Inaktivitäts- und Servicegebühren und legt ein Mindestablaufdatum von fünf Jahren für Geschenkkarten fest.
Der CARD Act ist zwar aus einem Bundesgesetz hervorgegangen, schreibt aber vor, dass die Bundesstaaten in ihren Gesetzen festlegen, ob und/oder wann nicht eingelöste Kartengelder an staatliche Reserven überwiesen werden.
Diese Gesetze, die auch als „escheatment“ bezeichnet werden, legen fest, wann nicht eingelöste Gelder an die zuständige Landesregierung überwiesen werden müssen. Natürlich hat jeder Staat sein eigenes Gesetz. New Jersey, New York und Florida zum Beispiel haben alle eine eigene Auffassung von der Erbschaftsabtretung. Jeder Staat hat seine eigenen Definitionen von Geschenkkarten oder Geschenkgutscheinen sowie von Verfallsdaten, Gebühren und Verfallsbestimmungen. Da sie häufig als nicht beanspruchtes Eigentum gelten, müssen Unternehmen ein Dokumentationssystem zur Nachverfolgung nicht genutzter Geschenkkarten haben. Dies wiederum löst eine Überweisung an den Staat aus, sobald die Ruhefrist überschritten ist.
Die Rechnungslegung für Geschenkkarten und Geschenkgutscheine wird durch die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) definiert. Der Leitfaden hebt eine sehr wichtige Tatsache hervor: Geschenkkarteneinnahmen sind nicht das Geld des Verkäufers. Sie stellen die Absicht dar, in der Zukunft Geschäfte zu machen. Kurz gesagt, Geschenkkarten und -gutscheine sind eine alternative Zahlungsmethode, die zum Zeitpunkt der Bereitstellung von Dienstleistungen oder Produkten erbracht wird.
Da Geschenkkarten- und -gutscheinverkäufe keine Einnahmen sind, werden sie als Verbindlichkeiten in der Bilanz ausgewiesen. Alle Unternehmen, die Karten oder Gutscheine ausgeben, sollten ein entsprechendes Bankkonto als Aktivposten führen. Die Transaktion wird in der Gewinn- und Verlustrechnung überhaupt nicht erfasst. Vielmehr wird das Bargeld auf ein vom Bankkonto getrenntes Treuhandkonto überwiesen, auf das nach Einlösung der Karte oder des Gutscheins zurückgegriffen werden kann.
Ein steigender Umsatz mit Geschenkkarten kann für Unternehmer in der heutigen Zeit zwar ein gutes Zeichen sein, doch kann ein steigender Umsatz mit Geschenkkarten auch zu einer höheren Verbindlichkeit führen. Dadurch sinkt der Wert des Unternehmens. Bei Geschenkkarten, deren Einlösung unwahrscheinlich erscheint, werden die Einnahmen als Brucheinnahmen verbucht. Unternehmen verwenden in der Regel historische Analysen und Trends, um den Bruchbetrag abzuschätzen und die Einnahmen zu verbuchen.
Die besonderen buchhalterischen Herausforderungen, die Geschenkkarten und Geschenkgutscheine mit sich bringen, führen zu einer Debatte über die Rechnungslegung nach dem Kassenprinzip oder nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung (GAAP-Basis). Bei der Kassenbuchführung belassen einige Praktiker den Verkauf in der Gewinn- und Verlustrechnung, was eine einfachere Bestimmung des Nettoumsatzes gegenüber dem eingelösten Umsatz ermöglicht. In diesem Fall betrachten die Eigentümer den Verkauf nicht als Betriebsmittel.
Die steuerliche Behandlung von Geschenkkarteneinnahmen ist etwas komplex. Einnahmen aus dem Verkauf von Geschenkkarten gelten nach Rev. Proc. 2004-34 als Vorauszahlungen für Waren und Dienstleistungen. Für Steuerjahre, die nach dem 1. Januar 2018 beginnen, können Steuerpflichtige die Einnahmen aus Geschenkkarten bis zum Ende des auf das Steuerjahr des Erhalts folgenden Steuerjahres zurückstellen, wenn diese Einnahmen auch für Zwecke des Jahresabschlusses zurückgestellt wurden. Mit anderen Worten: Die steuerlich erfassten Erträge dürfen nicht später als die für die Finanzberichterstattung erfassten Erträge anfallen.
Dies unterscheidet sich von der bisherigen Behandlung für Steuerjahre, die vor dem 1. Januar 2018 begannen, wo es zwei Methoden zur Berücksichtigung von Vorauszahlungen gab: die Methode der vollständigen Einbeziehung und die Abgrenzungsmethode. Steuerpflichtige, die die Methode der vollständigen Berücksichtigung anwandten, verbuchten Einnahmen aus Geschenkkarten und Gutscheinen im Steuerjahr des Eingangs. Wann die Zahlung verdient wurde, war irrelevant.
Bei der Abgrenzungsmethode wurden zwei verschiedene Arten von Steuerpflichtigen anerkannt: solche mit anwendbaren Jahresabschlüssen und solche ohne anwendbare Jahresabschlüsse. Steuerpflichtige mit gültigem Jahresabschluss erfassten die Einkünfte aus Geschenkkarten im Steuerjahr des Erhalts als Einkommen, wenn diese Einkünfte in dem betreffenden Jahresabschluss als Einnahmen ausgewiesen waren. Ein verbleibender Betrag wurde im Bruttoeinkommen des nächstfolgenden Steuerjahres berücksichtigt. Wenn der Steuerpflichtige keinen gültigen Jahresabschluss hatte, verbuchte er die Einnahmen aus Geschenkkarten im Steuerjahr des Erhalts in dem Umfang, in dem sie erzielt wurden. Jeder Betrag, der im Steuerjahr des Erhalts nicht als Einkommen verbucht wurde, wurde im nächstfolgenden Jahr verbucht.
Steuerzahler, die Geschenkkarten im Austausch für zurückgegebene Waren ausgeben, können die Ausgabe von Geschenkkarten mit Genehmigung des IRS als Barzahlung behandeln.
Es besteht kein Zweifel, dass Geschenkkarten und -gutscheine – in ihren Papier-, Plastik- und digitalen Formen – auf dem Vormarsch sind. Und angesichts der jüngsten Trends werden sie sich noch weiter durchsetzen. Die Methoden der Rechnungslegung können variieren, ebenso wie die staatlichen Definitionen und Gesetze. Die einzige Möglichkeit für Unternehmen, die Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit zu gewährleisten, besteht daher darin, sich an einen vertrauenswürdigen Unternehmensberater zu wenden, der über Fachwissen und Erfahrung mit den komplexen Gegebenheiten des Konsumgütersektors verfügt.