Abschnitt 3. Methoden zur Kontaktaufnahme mit potenziellen Teilnehmern

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Erfahren Sie, wie Sie feststellen können, welche Methoden zur Kontaktaufnahme mit potenziellen Mitgliedern am besten funktionieren.

Jetzt ist es an der Zeit, potenzielle Mitglieder anzusprechen und Ihre Kontaktliste in die Tat umzusetzen (wie Sie eine Kontaktliste erstellen, erfahren Sie unter Ermittlung potenzieller Mitglieder in allen Bereichen der Gemeinschaft). Jetzt sollten Sie in der Lage sein, all die Namen zu nehmen, die Sie geduldig und systematisch in den verschiedenen Bereichen der Gemeinschaft gesammelt haben, und damit zu beginnen, einige tatsächliche Mitgliedschaftskontakte zu knüpfen.

Sind Sie bereit? Sie sind vielleicht so bereit, wie Sie es jemals sein werden. Wir fangen gleich an. Aber zuerst ein wenig Hintergrundinformation.

Warum ist es wichtig, potenzielle Teilnehmer zu kontaktieren?

Es ist wichtig, neue Mitglieder zu kontaktieren, weil sie normalerweise nicht einfach durch die Tür kommen oder uneingeladen auftauchen, obwohl das passieren kann. Normalerweise kommen sie nicht zu Ihnen. Sie müssen zu ihnen gehen. Um es klar zu sagen: Die meisten neuen Mitglieder für Ihre Gruppe oder Organisation müssen angeworben werden. Die Hauptfrage in diesem Abschnitt lautet: „Wie soll ich sie anwerben?“

Eigentlich gibt es hier zwei verschiedene Fragen. Die eine befasst sich mit der Methode der Kontaktaufnahme. Das heißt, welche Form oder welchen Ansatz sollten Sie verwenden, um neue Mitglieder zu kontaktieren und anzuwerben? Die andere bezieht sich auf den Inhalt der Kontaktaufnahme. Das heißt, welche Punkte sollte Ihre Botschaft vermitteln? Lassen Sie uns diese beiden Fragen der Reihe nach behandeln.

Welche Methoden gibt es, um mit potenziellen Mitgliedern in Kontakt zu treten?

Wenn Sie mit Mitgliedern in Kontakt treten, stehen Ihnen mindestens drei grundlegende Methoden zur Verfügung:

  • Sie können sich persönlich mit ihnen treffen
  • Sie können sie anrufen
  • Sie können ihnen einen Brief schreiben

Es gibt auch andere Methoden – Sie können ein Fax oder eine E-Mail schicken. Sie können ein Informationsblatt, ein Flugblatt oder eine Broschüre verschicken. Aber im Moment konzentrieren wir uns auf die drei oben genannten Hauptmethoden.

Welche Methode sollten Sie verwenden, um potenzielle Mitglieder zu kontaktieren?

Es gibt Vorteile für jede Methode, aber auch einige Nachteile. Hier ist, was wir meinen:

Der persönliche Kontakt

Unsere Erfahrung zeigt, dass der persönliche Kontakt am besten funktioniert. Forschungsergebnisse bestätigen dies. Je persönlicher der Kontakt, desto größer sind die Erfolgsaussichten. Ein Treffen von Angesicht zu Angesicht ist erfolgversprechender als ein Telefonanruf, und ein Telefonanruf ist produktiver als ein Brief.

Das bedeutet, dass Sie in jedem einzelnen Fall einen persönlichen Kontakt herstellen sollten? Nicht unbedingt. Denn:

  • Persönlicher Kontakt, insbesondere der persönliche Kontakt, braucht Zeit. Nehmen wir an, Sie möchten ein Treffen vereinbaren: Es braucht Zeit, um das Treffen zu arrangieren (vorausgesetzt, Sie vereinbaren es im Voraus), es braucht Zeit, um zum Treffen zu reisen, und es braucht Zeit, um sich zu treffen. Vielleicht haben Sie einfach nicht die Zeit, die Sie für jedes potenzielle Mitglied aufbringen können.
  • Ein persönlicher Kontakt ist nicht immer möglich. Die Person, mit der Sie sich treffen möchten, ist vielleicht nicht verfügbar oder offen gesagt nicht daran interessiert, Sie zu sehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihr potenzielles Mitglied eine sehr sichtbare oder wichtige Position innehat und wenn Ihre Gruppe in der Gemeinschaft nur wenig bekannt ist oder Ihre Zielperson unbekannt ist.
  • Ein persönlicher Kontakt kann weniger notwendig sein, wenn Sie Ihre Zielperson bitten, etwas Kleines zu tun – z. B. zuzustimmen, als Sponsor aufgeführt zu werden oder einen kleinen Beitrag zu leisten. Dies sind eher „passive“ Formen der Mitgliedschaft als „aktive“. Je kleiner die Anfrage oder je weniger involvierend sie ist, desto weniger intensiv muss der Kontakt sein.

Telefonkontakt

Das Telefon ist schnell und einfach. Sie können sieben Ziffern in weniger als fünf Sekunden wählen. Sie (und Ihr potenzielles Mitglied) brauchen nicht zu reisen – Sie können dort sitzen, wo Sie gerade sind. Sie können einen Dialog in beide Richtungen führen, genau wie bei einem persönlichen Treffen. Sie können zuhören und auf den emotionalen Tonfall reagieren, nicht nur auf den verbalen Inhalt, indem Sie Veränderungen in der Stimmlage und im Tonfall wahrnehmen. Und Sie können Ihre Geschäfte sofort erledigen.

Das sind alles große Vorteile. Aber:

  • Es kann schwierig sein, Ihre Zielperson zu erreichen. In vielen Fällen ist die Chance, dass Sie beim ersten Versuch einen Kontakt herstellen, gering. Wenn Sie anrufen, ist Ihr potenzielles Mitglied wahrscheinlich „in einer Besprechung…“, „beim Mittagessen…“, „auf einer anderen Leitung…“, „nicht am Schreibtisch…“, „nicht im Büro…“, „im Urlaub….“ oder „kommt gerade aus einem Moment heraus….“. Dies ist eine moderne Tatsache des Lebens. Der Anrufer muss sich also auf eine oder mehrere Runden verpasster Verbindungen und möglicherweise leichte gegenseitige Verärgerung einstellen, bevor der Kontakt hergestellt wird.
  • Wenn Sie eine Verbindung herstellen, schenkt die Zielperson Ihrem Anruf möglicherweise nicht die gleiche Aufmerksamkeit und Beachtung wie bei einem persönlichen Treffen. Er oder sie ist vielleicht nicht darauf vorbereitet, Ihnen zuzuhören, oder er oder sie ist durch andere Ereignisse zu Hause oder im Büro abgelenkt (ein Projekttermin, ein weinendes Baby). Manchmal – auch das gehört zum Leben – kann es sein, dass Sie in der Warteschleife landen, weil andere Anrufe eingehen.
  • Ein Telefonanruf kann in der Regel keine so starke Verbindung aufbauen wie ein persönliches Treffen. Die Mitgliedschaft entsteht aus den geknüpften Verbindungen, und der Aufbau von Verbindungen braucht Zeit. Treffen lassen diese Zeit zu, Telefonanrufe normalerweise nicht. Einige nonverbale Informationen – Gesichtsausdruck, Körpersprache – gehen am Telefon ebenfalls verloren, was die Entwicklung einer Beziehung weiter einschränken kann.

Briefkontakt

Brief- und Druckkontakte haben dagegen deutliche Vorteile. Ein guter Brief zur Mitgliederwerbung braucht zwar Zeit, kann aber manchmal besser ausdrücken, was Sie sagen wollen, als eine Rede (weil Sie sich die Zeit genommen haben, ihn zu schreiben). Und wenn der Brief einmal geschrieben ist, kann der grundlegende Inhalt immer wieder verwendet werden. Sie können in kurzer Zeit viele Briefe erstellen. Und aus der Sicht des Empfängers kann der Brief in Ruhe gelesen und für spätere Zwecke aufbewahrt werden.

Auf der anderen Seite:

  • Auch die besten Briefe sind nicht so persönlich wie ein Telefonat oder ein Treffen.
  • Es gibt keinen Dialog in beide Richtungen.
  • Es gibt weniger Gelegenheit, auf individuelle Anliegen einzugehen und eine Beziehung aufzubauen
  • Und (die schockierende Wahrheit) manche Briefe werden überhaupt nicht geöffnet.

Jede dieser Kontaktmethoden hat also positive und negative Eigenschaften. Okay, aber wie lösen Sie das Problem? Sie wollen loslegen. Welche Methode sollten Sie in Ihrer Situation jetzt wählen?

Wir würden gerne eine allgemeingültige Antwort geben. Aber eigentlich glauben wir nicht, dass es eine gibt. Stattdessen hängt die Antwort auf diese Frage von Ihrer Situation ab.

Faktoren für Ihre Entscheidung

Während der persönliche Kontakt im Allgemeinen am besten ist, sind andere Dinge gleich, aber andere Dinge sind nicht immer gleich. Aber hier sind einige Situationen, in denen Sie sich wirklich die Mühe machen sollten, persönlichen Kontakt herzustellen und sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen:

  • Wenn Sie eine kleine Anzahl von Leuten zu rekrutieren haben
  • Wenn Sie eine große Anzahl von Leuten zu rekrutieren haben (Sie müssen diese Arbeit nicht alleine machen.)
  • Wenn du die Zeit hast, die Kontakte zu knüpfen
  • Wenn die Person, die du rekrutieren willst, ein besonders wichtiges Mitglied für deine Gruppe wäre
  • Wenn die Person, die du rekrutieren willst, ein besonders einflussreiches Mitglied in der Gemeinschaft ist
  • Wenn die Person, die du rekrutieren willst, dich oder deine Gruppe nicht sehr gut kennt

In diesen Fällen könnte ein Telefonkontakt die beste Wahl sein:

  • Wenn das potenzielle Mitglied für ein Treffen nicht verfügbar ist (oder es unwahrscheinlich ist, dass es verfügbar ist)
  • Wenn das potenzielle Mitglied relativ leicht per Telefon zu erreichen ist
  • Wenn Sie und das potenzielle Mitglied sich bereits kennen
  • Wenn die Anfrage relativ einfach ist
  • Wenn Sie sich persönlich wohl fühlen, wenn Sie mit anderen am Telefon sprechen

Und, Als Alternative zum Telefon kann auch ein Brief in Betracht gezogen werden:

  • Wenn Sie eine relativ große Anzahl von Mitgliedern zu werben haben
  • Wenn Sie die einzige Person sind, die für diese Aufgabe zur Verfügung steht
  • Wenn Ihre eigene Zeit (und die Zeit Ihrer Gruppe) sehr begrenzt ist
  • Wenn es weniger wichtig ist, wer im Einzelnen die neuen Mitglieder sind
  • Wenn es weniger wichtig ist, wer die neuen Mitglieder sind
  • Wenn das potenzielle Mitglied Sie oder Ihre Gruppe bereits kennt
  • Wenn Sie eine ausgezeichnete Mailingliste entwickelt haben (oder sie Ihnen zur Verfügung gestellt wird)

Lassen Sie uns versuchen, diese Grundsätze anhand einiger Beispiele zu erläutern, mit einigen vorgeschlagenen Empfehlungen:

Beispiel Empfehlungen
Ihre Gruppe möchte, dass lokale Gesetze verabschiedet werden. Ein Stadtrat ist auf Ihrer Seite Hier ist ein einflussreiches Mitglied. Treffen Sie den Stadtrat persönlich.
Sie möchten, dass 50 Anwohner an einer Nachbarschaftsversammlung teilnehmen. Sie sollten nicht allzu schwer zu erreichen sein. Rufen Sie sie abends zu Hause an (Sie könnten auch Flugblätter an ihren Türen verteilen).
Sie brauchen in den nächsten Monaten 200 neue Mitglieder, von denen jeder einen Scheck schickt. Der Scheck von jedem ist willkommen. Finden Sie eine gute Mailingliste. Beginnen Sie mit einem Brief.
Sie wollen einen Beirat für eine örtliche Gesundheitsklinik gründen. Was denken Sie?

Was ist jetzt mit Ihrer eigenen Situation? Welche Methode würde für Sie am besten funktionieren?

Kombination verschiedener Methoden

An dieser Stelle haben wir gute Nachrichten (hoffen wir). Es ist möglich, diese verschiedenen Methoden der Kontaktaufnahme miteinander zu kombinieren. Sie können zum Beispiel…

  • Anrufen, dann schreiben
  • Anrufen, dann ein Treffen vereinbaren
  • Schreiben, dann anrufen
  • Schreiben, dann ein Treffen vereinbaren

Und, um den Punkt zu erweitern, können Sie auch eine dritte Stufe hinzufügen. Das heißt, man kann anrufen, nachdem man einen Brief geschickt hat, oder schreiben, nachdem man sich getroffen hat. Mit anderen Worten:

  • Anrufen, schreiben, anrufen, oder
  • Anrufen, treffen, schreiben

Viele andere Varianten sind möglich, aber diese reichen für den Moment aus (wir wollen die Dinge nicht zu kompliziert machen).

In vielen Fällen ist es eine gute Idee, Methoden zu kombinieren. Das obige Beispiel des Klinikbeirats ist ein gutes Beispiel dafür. Es ist eine wichtige Aufgabe, für die es sich lohnt, sich die Zeit zu nehmen. Wenn es Ihre Zeit erlaubt, sollten Sie also potenzielle Mitglieder anrufen (oder anschreiben) und ein Treffen vereinbaren; oder (als weniger intensive Alternative) schreiben und dann anrufen. In beiden Fällen können Sie einen weiteren Anruf oder Brief folgen lassen.

Eine genaue Erörterung des genauen Ablaufs der Ereignisse würde den Rahmen dieses Moduls sprengen. Der wichtigste Punkt ist jedoch, dass es möglich und oft wünschenswert ist, verschiedene Methoden zu kombinieren, wenn Sie Mitglieder bitten, Ihrer Gruppe beizutreten. Jede Methode kann die Stärken der anderen unterstützen und auf ihnen aufbauen. In vielen Situationen kann es sich lohnen, eine gut durchdachte Kombination von Methoden zu verwenden.

Anpassen der Methode an die jeweilige Situation

Am Ende dieses Abschnitts finden Sie weitere hilfreiche Informationen. Sie müssen sich nicht immer an eine einzige Methode halten. Ihre Strategie kann variieren: Sie können eine Kontaktmethode für manche Menschen anwenden und eine andere Methode für andere. Das Sprichwort sagt: „Jeder Mensch ist anders.“ Das ist wahr.

Ein Bankpräsident lässt sich vielleicht am besten in einem geplanten Treffen von Angesicht zu Angesicht ansprechen. Einen Pfarrer erreicht man vielleicht nur per Telefon, sonntagnachmittags, nach der Predigt. Jemand, der viel unterwegs ist, achtet vielleicht besonders auf die Post (es sei denn, Sie wollen versuchen, per Handy zu rekrutieren), während ein Ladenbesitzer am besten direkt vor Ort im Geschäft erreichbar ist. Alle diese Personen sind erreichbar, aber auf bestimmte Art und Weise leichter. Wenn Sie sich für die Person X interessieren, müssen Sie sich als Personalverantwortlicher fragen: „Wie kann ich diese Person am besten erreichen?“

Den Zufall nutzen

Bevor wir zum Schluss kommen, müssen wir noch eine weitere Kontaktmöglichkeit nennen. Sie muss erwähnt werden, auch wenn sie nicht gerade eine „Methode“ ist. Nennen wir sie „Zufall“. „

Sie könnten ein potenzielles Mitglied auf der Post oder beim Fußballspiel treffen. Sie könnten denselben Bankpräsidenten beim Abholen der Zeitung oder in der Kirche sehen. Wenn es nicht unangebracht ist, sie anzusprechen – und vielleicht ist es das nicht -, dann nutzen Sie diese Gelegenheiten. Bei ungeplanten Begegnungen, wenn die Menschen nicht in Eile sind, zeigen sich viele Menschen von ihrer natürlichen und hilfsbereiten Seite. Und sie sind vielleicht empfänglicher für das, was Sie ihnen sagen wollen.

Gute Gemeinwesenarbeit bedeutet, darauf vorbereitet zu sein, jede Gelegenheit zu nutzen, die sich Ihnen bietet, ob zufällig oder geplant.

Zusammenfassung

Treffen, Telefonanrufe und Briefe können als Teil einer Gesamtstrategie für die Mitgliedschaft betrachtet werden, wobei jede Methode nach Bedarf eingesetzt werden kann. Wenn es mehrere gute Methoden gibt, warum sollte man sich dann auf eine beschränken?

Aber wenn man seine Wahl getroffen hat, wie führt man sie dann durch? Das ist das Thema der nächsten beiden Abschnitte!

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