Was ist EDI 810?
Das EDI 810 enthält das Format und legt den Dateninhalt des Transaktionssatzes für Rechnungen zur Verwendung in einer EDI-Umgebung fest. Der Transaktionssatz kann verwendet werden, um die üblichen und etablierten Geschäfts- und Industriepraktiken in Bezug auf die Rechnungsstellung für angebotene Waren und Dienstleistungen zu ermöglichen. Bei typischen Geschäftspraktiken wird eine Papierrechnung erstellt, um die Zahlung zu erhalten. Bei der Arbeit in einer EDI-Umgebung wird stattdessen ein EDI 810 gesendet. Der Dokumentensatz 810 (EDI-Rechnung) ist die elektronische Rechnung, die als Antwort auf eine EDI 850 (Bestellung) gesendet wird, sobald die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden. Die beiden Parteien, die diese speziellen Transaktionssätze austauschen, werden oft als „Handelspartner“ bezeichnet.
Was beinhaltet ein EDI 810?
Ein EDI 810 ist ein elektronisches Dokument, das der ANSI X12 EDI-Spezifikation entspricht. Eine EDI 810-Rechnung ist nicht so formatiert, dass ein durchschnittlicher Käufer oder Lieferant sie verstehen würde, sondern sie ist für den Versand, den Empfang und die Interpretation durch EDI-Software bestimmt. Diese „Computer-zu-Computer“-Kommunikation ermöglicht den schnellen und fehlerfreien Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen Unternehmen. Das EDI-Dokument 810 ist neben dem EDI-Dokument 850 (Bestellung) eine der beliebtesten Formen des Austauschs.
Gleich einer Papierrechnung für erbrachte Waren oder Dienstleistungen enthält ein EDI-Dokument 810 Einzelheiten, die sich auf die ursprüngliche Anfrage beziehen. Ein EDI 810 enthält häufig folgende Angaben:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Versanddatum der Artikel
- vereinbarte Zahlungsbedingungen
- erbrachte Waren oder Dienstleistungen
Abhängig von den gelieferten Waren oder Dienstleistungen können zusätzliche Informationen in einem EDI 810 erforderlich sein. Bitte lesen Sie den EDI-Leitfaden oder das Mapping-Dokument Ihres Unternehmens, um die korrekten Datenwerte zu ermitteln, die erforderlich sind.
Übermittlung eines EDI-Rechnungsdokuments 810
Der Zweck der Erstellung einer EDI-Rechnung 810 besteht darin, den reibungslosen Austausch von Transaktionsdaten zwischen Unternehmen zu gewährleisten, die den für den Austausch von EDI-Daten wie der EDI-Rechnung 810 festgelegten Regeln und Vorschriften folgen. Der EDI-Übertragungsprozess beginnt damit, dass der Mitarbeiter eine reguläre Rechnung erstellt, die in das Computersystem eingegeben und in ein 810 EDI-Dokument übersetzt wird. Die 810 EDI-Rechnung wird dann an den Empfänger (in diesem Fall einen Kunden) übermittelt, wo der Übersetzungsprozess in umgekehrter Weise abläuft und das 810 EDI-Dokument in eine von Menschen lesbare Form umgewandelt wird.
Verwendung eines Value Added Network EDI 810 (VAN)
Das 810 EDI-Rechnungsdokument wird über die bevorzugte Methode des EDI-Austauschs übermittelt. In der Regel ist ein Value Added Network (VAN) die bevorzugte EDI-Kommunikationsmethode, da es viele spezialisierte Dienstleistungen bietet. In seiner Grundform empfängt das VAN das EDI-Rechnungsdokument 810, prüft und speichert die Informationen und leitet, sofern die Informationen genehmigt und sicher sind, die endgültige Korrespondenz (das EDI-Rechnungsdokument 810) an den vorgesehenen Empfänger weiter. Das VAN kann auch für die Sicherheit der EDI-Kommunikation sorgen, E-Mail-Dienste anbieten, Daten manipulieren und in verwertbare Formate umwandeln und eine Reihe weiterer Vorteile bieten.
Empfang eines 810 EDI-Rechnungsdokuments
Ob das System die 810 EDI über ein VAN, ein Modem, ein Bulletin Board System (BBS) oder über das Internet übermittelt, die 810 EDI-Rechnung wird an eine Gateway-Einrichtung weitergeleitet, wo sie mit der Übertragungsmethode des Zielsystems zusammentrifft (diese Methode muss die gleiche sein wie die der ursprünglichen Partei, damit die Übertragung erfolgreich ist). Der vorgesehene Empfänger überprüft das 810 EDI-Dokument, um sicherzustellen, dass es am richtigen Zielort ankommt und sein Format intakt ist. Sobald alles genehmigt ist, kann das EDI-Dokument 810 im neuen System verarbeitet werden. Die Übersetzung eines EDI-810-Dokuments erfolgt mithilfe einer EDI-Übersetzungssoftware. Durch eine Reihe von Umformatierungen, Übersetzungen und Zuordnungen wird das EDI 810-Rechnungsdokument zu einem EDI-Dokument und ist nun eine verwendbare Rechnung, die das Unternehmen entsprechend verarbeiten kann.
Wie antwortet man auf ein EDI 810?
Nachdem eine Partei ein EDI 810 gesendet hat, um eine Zahlung für erbrachte Waren oder Dienstleistungen zu erhalten, sendet die empfangende Partei (oder der Zahler) eine Antwort an den Zahlungsempfänger. Der Zahlungspflichtige übermittelt einen von zwei Transaktionssätzen innerhalb der EDI-Umgebung. Er sendet entweder eine EDI 997 of Fundamental Acknowledgement, um den Empfang der EDI 810 zu bestätigen, oder eine EDI 864 Text Message, um etwaige Fehler in der EDI 810 zu melden. Wenn die EDI 810 genehmigt wurde, sendet der Zahlungspflichtige eine EDI 820 Remittance Advice, um die Zahlung der Rechnung mitzuteilen.
Sind Sie bereit, mit EDI zu beginnen? Nehmen Sie Kontakt auf!