EDI 820 im EDI-Kommunikationsprozess
Ein EDI 820 wird in der Regel von einem Käufer nach Erhalt eines EDI 850-Dokuments (Rechnung) ausgestellt. Im Grunde entspricht ein EDI 820 der Mitteilung an den Lieferanten, dass er eine Rechnung bezahlen will. Wie andere EDI-Dokumente muss auch das EDI 820 über eine spezielle Anwendung, den EDI-Übersetzer, erstellt und dann auf elektronischem Wege an den Empfänger gesendet werden. Der Computer des Absenders übernimmt in der Regel die Übersetzung des EDI 820 in ein EDI-Format, während die Kommunikation entweder über eine EDI-Internetverbindung oder über ein Value Added Network (VAN) erfolgt.
Übermittlung des EDI 820
Wenn der EDI 820 bereit ist, an den Empfänger gesendet zu werden, wird in der Regel eine von zwei Methoden verwendet. Die erste und immer noch beliebteste Methode ist die Verwendung eines VAN. Ein VAN fungiert als Vermittler zwischen den beiden Parteien und erleichtert die Kommunikation des EDI 820 und anderer EDI-Dokumente. Das VAN ist auch dafür verantwortlich, dass die Übertragung während des gesamten Prozesses sicher ist. Dies ist immer wichtig, aber bei Dokumenten wie dem EDI 820, die Bankkontonummern, Rechnungsnummern usw. enthalten können, ist dies noch wichtiger. Die AS2-Kommunikation ist eine zweite Option, die sich zunehmender Beliebtheit erfreut. Dabei wird eine direkte Verbindung über das Internet genutzt, um den EDI 820 zwischen zwei Parteien auszutauschen. Bei der Verwendung von AS2 für den Versand des EDI 820 wird das Dokument an der Quelle verschlüsselt und über sichere internetbasierte Protokolle an den Empfänger gesendet, der dann über eine Software verfügen muss, die das EDI 820 vor der Übersetzung entschlüsseln kann.
Übersetzung des EDI 820
Nach dem Empfang eines EDI 820 muss das Dokument übersetzt werden. Ein EDI 820 ist, wie jedes EDI-Dokument in seinem ursprünglichen Format, nicht dafür gedacht, von einem Menschen gelesen zu werden. Bei der Übersetzung wird der EDI 820 in eine von zwei Formen umgewandelt – in ein „menschenlesbares“ Format (in der Regel in Form eines Berichts, der auf einem physischen Drucker ausgedruckt wird) oder, was wahrscheinlicher ist, in ein Dateiformat, das leicht in ein ERP- oder Buchhaltungssystem importiert werden kann. Die Übersetzung des EDI 820 in dieses leichter zu integrierende Format ist der erste wichtige Schritt beim Empfang des EDI 820, bevor er vom vorgesehenen Empfänger verwendet werden kann.
Integration des EDI 820 in Ihr Unternehmen
Nach der Übersetzung des EDI 820 in ein computergerechtes Format wird die neue Datei mit den Informationen, die aus dem EDI 820 stammen, in einem zweiten internen Prozess in das ERP- oder Buchhaltungssystem des Empfängers übertragen. In diesem Stadium der Umwandlung kann der EDI 820 nun vom Empfänger identifiziert und wie vom Absender beabsichtigt verwendet werden.
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