EDI 997 (Funktionsbestätigung)
Ein EDI 997 Transaktionssatz mit Funktionsbestätigung wird zwischen den Parteien übermittelt, wenn eine Übertragung innerhalb der EDI-Umgebung stattgefunden hat. Sie bestätigt lediglich den Empfang eines EDI-Transaktionssatzes. Wenn zwei Parteien, z. B. ein Käufer und ein Lieferant, eine EDI-Übertragung mit anschließender Bestätigung austauschen, werden sie als „Handelspartner“ bezeichnet. Ein typisches Szenario ist zum Beispiel, dass ein Verkäufer einen EDI 810 Invoice Transactional Set sendet. Der Käufer bestätigt den Empfang des EDI 810, indem er eine EDI 997 Funktionsbestätigung sendet. Es ist wichtig zu wissen, dass der Empfang einer EDI 997 von einer entfernten Partei nicht bedeutet, dass diese mit dem Inhalt der EDI-Übertragung einverstanden ist oder nicht. Sie besagt lediglich, dass sie sie erhalten hat und eine Empfangsbestätigung sendet.
Was ist eine EDI 997 Funktionsbestätigung?
Die EDI 997 enthält das Format und legt die Dateninhalte des Transaktionssatzes für Funktionsbestätigungen zur Verwendung im Rahmen einer EDI-Umgebung fest. Der Transaktionssatz kann verwendet werden, um die Kontrollstrukturen für einen Satz von Bestätigungen zu definieren, um die Ergebnisse der syntaktischen Analyse der elektronisch kodierten Dokumente, wie eine EDI 810 Rechnung, anzuzeigen. Bei den kodierten Dokumenten handelt es sich um Transaktionssätze, die in funktionalen Gruppen zusammengefasst sind und bei der Definition von Transaktionen für den Geschäftsdatenaustausch verwendet werden. Dieser Standard deckt nicht die semantische Bedeutung der in den Transaktionssätzen kodierten Informationen ab, da diese von Übersetzungssystem zu Übersetzungssystem unterschiedlich sein können.
Der EDI 997 Kommunikationsprozess
Das EDI 997 wird immer sowohl vom Käufer als auch vom Verkäufer gesendet, um sicherzustellen, dass die Kommunikation des Dokuments erfolgreich durchgeführt wurde. Anhand des EDI 997 können die Partner prüfen, welche EDI-Austausche erfolgreich waren und bei welchen es Probleme gab. Wie alle anderen EDI-Dokumente muss auch das EDI 997 durch den EDI-Übersetzer erstellt und dann auf elektronischem Wege an den Empfänger gesendet werden. Der Computer des Absenders übersetzt die EDI 997 in der Regel in ein EDI-Format, während die Kommunikation entweder über eine Internet-EDI-Verbindung oder über ein Value Added Network (VAN) erfolgt.
Wann wird eine EDI 997-Funktionsbestätigung übermittelt?
Wann immer eine EDI-Transaktion empfangen wird, kann die Gegenpartei eine EDI 997-Funktionsbestätigung senden, die den Empfang der Transaktionen bestätigt, die vom EDI-System übermittelt und übersetzt wurden. Diese Antwort bestätigt nicht die Gültigkeit der Daten, sondern nur, dass sie empfangen wurden. Während der Übersetzung der Daten können einige fortschrittlichere EDI 997 antworten, wenn bei der ursprünglichen Übertragung der Transaktionsdaten Syntaxfehler auftreten. Dies hängt stark davon ab, wie die EDI-Operation in einem bestimmten EDI-Leitfaden oder Mapping-Dokument eingerichtet wurde.
Übermittlung der EDI 997
Wenn die EDI 997 bereit ist, an den Empfänger gesendet zu werden, wird im Allgemeinen eine von zwei Methoden verwendet. Die erste und nach wie vor beliebteste Methode ist der Einsatz eines VAN. Ein VAN fungiert als Vermittler zwischen den beiden Parteien und erleichtert die Kommunikation der EDI 997 (und anderer EDI-Dokumente). Neben der einfachen Zustellung ist das VAN auch dafür verantwortlich, dass die Übertragung während des gesamten Prozesses sicher ist. Dies ist immer unerlässlich, gilt aber umso mehr für Dokumente wie EDI 997, die private und vertrauliche Informationen enthalten können. Eine zweite beliebte Option ist die Nutzung einer Direktverbindung über das Internet für den Austausch von EDI 997 zwischen zwei Parteien. Diese zweite Form der Kommunikation wird auch als AS2-Kommunikation bezeichnet. Bei der Verwendung von AS2 für den Versand von EDI 997 wird das Dokument an der Quelle verschlüsselt und über sichere internetbasierte Protokolle an den Empfänger gesendet, der dann über eine Software verfügen muss, die in der Lage ist, die EDI 997 vor der Übersetzung zu entschlüsseln.
Übersetzung der EDI 997
Nach dem Empfang einer EDI 997 muss das Dokument zunächst übersetzt werden. Ein EDI 997 ist, wie jedes EDI-Dokument, in seinem ursprünglichen Format nicht dafür gedacht, von einem Menschen gelesen zu werden. Beim Übersetzungsprozess wird das EDI 997 in eine von zwei Formen umgewandelt. Eine davon ist das „menschenlesbare“ Format, das in der Regel in Form eines Berichts vorliegt, der entweder gedruckt oder – was wahrscheinlicher ist – in ein Dateiformat übertragen wird, das sich leicht in ein Buchhaltungs- oder ERP-System importieren lässt. Die Übersetzung der EDI 997 in dieses leichter zu integrierende Format ist der erste wichtige Schritt beim Empfang des Dokuments, bevor es vom vorgesehenen Empfänger verwendet werden kann.
Was geschieht nach dem Senden einer EDI 997 Funktionsbestätigung?
Nach der Übermittlung eines EDI 997 Funktionsbestätigungs-Transaktionssatzes hängt der nächste Schritt davon ab, für welche Transaktion Sie die Übertragung bestätigen. Wenn Sie beispielsweise den Empfang einer EDI 810-Rechnung bestätigen, wäre der nächste Schritt entweder eine EDI 864-Textnachricht, um die Rechnung aufgrund eines Fehlers zu bestreiten, oder eine EDI 820-Überweisungsmitteilung, um die Zahlung für erbrachte Waren oder Dienstleistungen anzugeben. Der nächste Schritt nach einer EDI 997 hängt davon ab, was die Übermittlung bestätigt und ob die Daten korrekt empfangen wurden.
Einbindung der EDI 997 in Ihr Unternehmen
Wenn die EDI 997 in ein computergerechtes Format übersetzt ist, wird die neue Datei mit den Informationen, die aus der EDI 997 stammen, in einem zweiten internen Prozess in das ERP- oder Buchhaltungssystem des Empfängers übertragen. In diesem Stadium der Umwandlung ist die EDI 997 nun ein Dokument, das vom Empfänger so identifiziert und verwendet werden kann, wie es der Absender der EDI 997 beabsichtigt hat.
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