Kostenmanagement in 4 Schritten erklärt

Das Kostenmanagement befasst sich mit dem Prozess, das richtige Projekt zu finden und das Projekt auf die richtige Weise durchzuführen. Es umfasst Aktivitäten wie Planung, Schätzung, Budgetierung, Finanzierung, Finanzierung, Verwaltung, Kontrolle und Benchmarking der Kosten, so dass das Projekt innerhalb des Zeitrahmens und des genehmigten Budgets abgeschlossen und die Projektleistung rechtzeitig verbessert werden kann.

Das Kostenmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Projekts von der anfänglichen Planungsphase bis zur Messung der tatsächlichen Kostenleistung und dem Projektabschluss. In diesem Artikel werden die verschiedenen Schritte und Prozesse des Projektkostenmanagements in Anlehnung an Methoden wie das Total Cost Management Framework von AACE International erläutert.

Schritt 1: Ressourcenplanung

Ressourcenplanung ist der Prozess der Ermittlung des künftigen Ressourcenbedarfs für eine Organisation oder einen Arbeitsbereich. Dazu gehört die Bewertung und Planung des Einsatzes der physischen, personellen, finanziellen und informatorischen Ressourcen, die für die Durchführung von Arbeitsaktivitäten und deren Aufgaben erforderlich sind. Die meisten Aktivitäten erfordern den Einsatz von Menschen zur Durchführung der Arbeit. Bei einigen Tätigkeiten werden Materialien und Verbrauchsgüter eingesetzt. Bei anderen Aufgaben wird ein Vermögenswert hauptsächlich mit Hilfe von Informationen geschaffen (z. B. Konstruktion oder Softwaredesign). In der Regel verwenden die Menschen Hilfsmittel wie z. B. Geräte, um sie zu unterstützen. In einigen Fällen können automatisierte Werkzeuge die Arbeit mit geringem oder gar keinem menschlichen Aufwand erledigen.

Die Ressourcenplanung beginnt mit dem Entwicklungsprozess für den Umfang und den Ausführungsplan, in dem der Projektstrukturplan, der organisatorische Projektstrukturplan (OBS), die Arbeitspakete und die Ausführungsstrategie entwickelt werden. Der OBS legt Kategorien von Arbeitsressourcen oder Verantwortlichkeiten fest; diese Kategorisierung erleichtert die Ressourcenplanung, da alle Ressourcen in der Verantwortung von jemandem liegen, wie dies im OBS zum Ausdruck kommt.

Die Ressourcenschätzung (in der Regel ein Teil der Kostenschätzung) bestimmt die für die Aktivität benötigten Ressourcenmengen (Stunden, Werkzeuge, Materialien usw.), während die Terminplanung und -entwicklung die auszuführenden Arbeitsaktivitäten bestimmt. Die Ressourcenplanung nimmt dann die geschätzten Ressourcenmengen, bewertet die Ressourcenverfügbarkeit und -beschränkungen unter Berücksichtigung der Projektumstände und optimiert dann, wie die verfügbaren Ressourcen (die oft begrenzt sind) im Laufe der Zeit in den Vorgängen eingesetzt werden sollen. Die Optimierung erfolgt iterativ unter Verwendung der Schritte der Dauerschätzung und der Ressourcenzuweisung des Terminplanungs- und -entwicklungsprozesses.

Schritt 2: Kostenschätzung

Die Kostenschätzung ist der prädiktive Prozess, der dazu dient, die für den Umfang einer Investitionsoption, einer Aktivität oder eines Projekts erforderlichen Ressourcen zu quantifizieren, zu berechnen und zu bepreisen. Sie beinhaltet die Anwendung von Techniken, die quantifizierte technische und programmatische Informationen über eine Anlage oder ein Projekt in Finanz- und Ressourceninformationen umwandeln. Die Ergebnisse der Kostenschätzung werden in erster Linie als Input für die Geschäftsplanung, Kostenanalyse und Entscheidungen oder für die Kontrolle der Projektkosten und des Zeitplans verwendet.

Der Prozess der Kostenschätzung wird im Allgemeinen in jeder Phase des Lebenszyklus einer Anlage oder eines Projekts angewendet, wenn der Umfang der Anlage oder des Projekts definiert, geändert und verfeinert wird. Mit zunehmender Definition des Umfangs werden die verwendeten Schätzungsmethoden definitiver und führen zu Schätzungen mit immer engeren probabilistischen Kostenverteilungen.

Die Kostenschätzung kann mit speziellen Softwaresystemen wie Cleopatra Enterprise Cost Estimating und Projektkostendatenbanken wie CESK durchgeführt werden, die erstellt und gepflegt werden, um die verschiedenen Arten von Schätzungen zu unterstützen, die während des Lebenszyklus der Anlage oder des Projekts erstellt werden müssen.

Die Schätzung der zeitlichen Dauer von Aktivitäten muss gleichzeitig mit den Kosten betrachtet werden, da die Kosten oft von der zeitlichen Dauer abhängen und der bei der Kostenschätzung ermittelte Ressourcenbedarf den Zeitplan beeinflussen kann. Iterative Ansätze werden verwendet, da die Ergebnisse einer Kostenschätzung oft zu Änderungen des Umfangs oder der Pläne führen. Tatsächlich kann der Schätzungsprozess als Teil des Umfangsdefinitionsprozesses angesehen werden, da die iterative Abwägung zwischen Kosten und Umfang die Prozesse miteinander verbindet.

Mit Cleopatra Cost Estimating können Sie

• die Erstellung aller Arten von Kostenschätzungen erreichen, vom Faktor bis zur detaillierten Schätzung.
• Erfolgreiche Ausschreibungen, da es Ihnen ermöglicht, Kosten zu schätzen, Angebote einzuholen, diese Angebote zu analysieren und die Kosten im Auge zu behalten.
• Verbundene Kostenschätzung und Kostenkontrolle. Mit dem Kostenkontrollmodul können Sie die Projektkosten während der Ausführungsphase verfolgen. Durch die direkte Verknüpfung Ihres Projektkontrolldokuments mit Ihrer Schätzung minimiert Cleopatra Enterprise das Datenhandling, steigert die Effizienz und reduziert die Anzahl der Fehler.
• Traditionell verlangte das Management eine Schätzung auf der Grundlage der verbleibenden Zeit bis zur TA-Ausführung. Immer mehr Unternehmen verlangen von ihren Kalkulatoren, dass sie in der Vorbereitungsphase drei verschiedene Arten von Kostenvoranschlägen erstellen.

Schritt 3: Kostenbudgetierung

Die Budgetierung ist ein Teilprozess innerhalb der Kalkulation, der dazu dient, die geschätzten Ressourcenkosten auf Kostenkonten zu verteilen, anhand derer die Kostenleistung gemessen und bewertet wird. Sie bildet die Grundlage für die Kostenkontrolle. Die im Kontenplan verwendeten Kostenkonten müssen auch den Kostenrechnungsprozess unterstützen. Die Budgets werden oft zeitlich gestaffelt, um dem Zeitplan zu entsprechen oder um Budget- und Cashflow-Beschränkungen zu berücksichtigen.

Schritt 4: Kostenkontrolle

Die Kostenkontrolle befasst sich mit der Messung von Abweichungen von der Kostenbasis und der Ergreifung wirksamer Korrekturmaßnahmen, um minimale Kosten zu erreichen. Es werden Verfahren angewandt, um die Ausgaben und Leistungen anhand des Projektfortschritts zu überwachen. Alle Änderungen an der Kostenbasis müssen aufgezeichnet werden, und die erwarteten endgültigen Gesamtkosten werden kontinuierlich prognostiziert. Wenn Informationen über die tatsächlichen Kosten vorliegen, besteht ein wichtiger Teil der Kostenkontrolle darin, die Ursachen für die Abweichung von der Kostenbasis zu erklären. Auf der Grundlage dieser Analyse können Korrekturmaßnahmen erforderlich sein, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

Die nachstehende Abbildung zeigt einen Prozessplan für die Messung der Projektleistung. Dieser Prozess sollte in einem kontinuierlichen Verbesserungszyklus bis zum Projektabschluss durchgeführt werden:

Prozessplan für die Messung der Projektleistung

Der Prozess der Leistungsbewertung beginnt mit der Planung und dem Einsatz der richtigen Werkzeuge. Spezielle Softwaretools für die Kostenkontrolle können bei der Festlegung von Kostenkontrollverfahren, der Verfolgung und Genehmigung von Änderungen und der Anwendung von Analysen von Nutzen sein. Außerdem kann die Berichterstattung verbessert und vereinfacht werden, was die Information aller am Projekt Beteiligten erleichtert.

Cleopatra Cost Control hilft Ihnen bei der

• Projektkostenkontrolle und der ständigen Rückverfolgung der Kostenkomponenten bis zum ursprünglichen Budget.
• Änderungsmanagement. Schätzen Sie die Kosten und fügen Sie sie in Ihr Projektkontrolldokument ein.
• Projekt abgeschlossen? Der Rückmeldeprozess wird eingerichtet. Senden Sie die Istwerte an Ihre Kostenmodelle, um deren Genauigkeit und Qualität für zukünftige Schätzungen zu erhöhen. Während sich die meisten Tools darauf beschränken, entweder eine Kostenschätzungssoftware oder ein Kostenkontrolltool zu sein, ist Cleopatra Enterprise beides.

Bonus-Schritt: Benchmarking

Als zusätzlicher Schritt ist es ratsam, Benchmarking in den Prozess des Projektkostenmanagements einzubauen.

Benchmarking hilft, den Kreislauf zwischen Projekt A und Projekt B zu schließen. Die Erkenntnisse aus Projekt A (bezogen auf die laufenden und durchgeführten Projekte) werden analysiert und das Feedback wird in Projekt B (die nächsten Projekte) reflektiert. Auf diese Weise entsteht ein Verbesserungszyklus zur Steigerung der Projektleistung. Benchmarking ist in der technischen Industrie weit verbreitet, um die Leistung der Projekte zu verbessern. Softwaresysteme wie Cleopatra Projekt-Benchmarking helfen Schätzern und Projektcontrollern bei der Beantwortung der komplexen Frage: Wie kann man Big Data nutzen, um Projekte innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens durchzuführen?

Das Ziel des Projekt-Benchmarking ist es, Daten aus durchgeführten und laufenden Projekten zu speichern, um wertvolle Projektkennzahlen zu extrahieren und aktuelle Schätzungen zu vergleichen. Die Durchführung einer statistischen Analyse historischer Daten kann wertvolle Informationen über die Beziehungen zwischen Variablen liefern, die zur Erstellung einer zuverlässigen Kostenbasis oder zur Kalibrierung bestehender Daten genutzt werden können.

Projekt-Benchmarking als Bonusphase

Es ist wichtig zu beachten, dass Projekt-Benchmarking nicht nur den Vergleich zwischen Projekten umfasst, da es auch interessant ist, Revisionen innerhalb eines Projekts zu vergleichen.

Was Sie mit Cleopatra Benchmarking erreichen können

• Sammeln Sie historische Projektdaten, die wertvolle Analysen und Projektvergleiche liefern können, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Benchmarken Sie Ihre Schätzungen mit früheren Projekten und verbessern Sie Ihre Kostenschätzung erheblich.
• Extrahieren Sie projektübergreifende Metriken, um die Genauigkeit künftiger Kostenschätzungen zu verbessern.
• Entwickeln Sie aussagekräftige und interaktive Berichte.
• Exportieren &Importieren Sie Daten einfach aus Excel.

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