Maklerprotokoll – Was Sie mitbringen können und wie Sie es für den Erfolg gestalten

Das Maklerprotokoll ist heutzutage ein heikles Thema. Sind sie in? Are they out? Es gibt viele Befürchtungen zu diesem Thema. Schließlich heißt es im Protokoll selbst, dass jede Partei jederzeit zurücktreten kann.

Als Übergangsberater ist eine der häufigsten Fragen, die ich zum Protokoll erhalte, „Welche Informationen kann ich mitbringen?“.

Mein erster Vorschlag ist, das Broker-Protokoll zu lesen. Sie würden sich wundern, wie viele Berater es nicht gelesen haben. Die meisten gehen einfach davon aus, dass sie das Wesentliche wissen, und verlassen sich darauf, dass ihre aufnehmende Institution die Details liefert.

Ich habe es mehrmals gelesen, und ich lerne immer noch hier und da etwas dazu. Es wurde von Anwälten geschrieben, ist also recht gründlich. Dennoch finde ich viele Passagen, die offen für Interpretationen zu sein scheinen. Ich nehme an, das ist bei allem so.

In diesem Artikel möchte ich mich auf die „Kundeninformation“ konzentrieren. Die folgenden Informationen können beim Verlassen einer Protokollfirma mitgenommen werden: Name des Kunden, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Kontobezeichnung.

Scheint einfach zu sein, oder? In mancher Hinsicht ist es das auch. Es gibt jedoch Regeln dafür, was als Ihre Kundendaten gilt. Außerdem gibt es Möglichkeiten, die Kundendaten so zu formatieren, dass die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Übergangs größer ist.

1. Kundenname. Dies mag zwar einfach erscheinen, ist es aber ganz sicher nicht. Kontoeröffnungen und Überweisungen werden immer wieder aufgrund von Namensdiskrepanzen verpfuscht. Es reicht nicht aus, nur den Namen des Kontos anzugeben. Sie müssen den vollständigen gesetzlichen Namen des Kunden angeben. Präfixe, Suffixe, Mittelinitiale (wenn es sich nicht um den vollständigen mittleren Namen handelt) und alle Aliasnamen. Verwenden Sie die korrekten rechtlichen Angaben und überlegen Sie dann, wie der Kunde es gerne hätte. Einige Verwahrstellen verlangen zusätzliche interne Unterlagen oder externe Belege. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, worum es sich dabei handelt, damit Sie den Kunden im Voraus darum bitten können und vermeiden, dass Sie denselben Kunden erneut um zusätzliche Unterlagen bitten müssen.
2. Adresse. Vergewissern Sie sich, dass die Adresse, die Sie angeben, korrekt ist. Wenn für den Kunden mehr als eine Adresse angegeben ist, geben Sie alle an. Ich habe im Maklerprotokoll nichts gelesen, was besagt, dass Sie nur einen Eintrag pro Kategorie haben können. Wenn Ihr Kunde eine Postanschrift hat, geben Sie diese an. Vergessen Sie aber nicht die offizielle Adresse. Das ist die Adresse, die Sie für die Eröffnung eines Kontos benötigen.
3. Telefonnummer. Geben Sie alle an. Handy, Festnetztelefon, Arbeitstelefon. In unserer hochtechnisierten Welt ist das Mobiltelefon die wichtigste Nummer, denn es ist mit den Konten für alles verbunden, was eine elektronische Unterschrift erfordert. Zwei Kunden im Haushalt? Vergewissern Sie sich, dass Sie beide Handynummern haben, und stellen Sie sicher, dass sie korrekt sind.
4. E-Mail Adresse. Auch wenn ich mich wiederhole, befolgen Sie die gleichen Richtlinien wie oben. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist. Alle Dokumente, die Sie zur elektronischen Unterschrift versenden wollen, müssen an die E-Mail-Adresse eines Kunden gehen. Nehmen Sie sich die Zeit, nicht mehr verwendete Adressen zu streichen, und vergewissern Sie sich, dass jeder aufgelistete Kunde eine Adresse hat.
5. Kontobezeichnungen. Dies ist ein wichtiger Punkt. Je nach Anzahl der Zeilen und der pro Zeile zulässigen Zeichen können die Kontotitel auf den Auszügen ganz anders aussehen als die tatsächliche Registrierung des Kontos. Sie sollten sich auf die Registrierung des Kontos konzentrieren, da Ihnen hier die meisten Informationen zur Verfügung stehen. Beispiel: Sie können eine Liste von Kontobezeichnungen aufrufen und sehen, dass Sie ein Konto mit dem Namen „The Smith Family Trust“ haben. Das könnte der Name sein, den Sie dem Konto gegeben haben, aber es ist nicht die vollständige Registrierung. Die vollständige Registrierung würde eher wie folgt lauten: „Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith“. Der Spitzname des Kontos zeigt mir, dass ich einen Trust habe. Die Kontoregistrierung zeigt mir, dass ich einen unwiderruflichen Trust mit zwei Treuhändern, einem Begünstigten und einem Datum habe. Das ist ein großer Unterschied.

Die meisten akzeptierenden Verwahrstellen haben ihre eigene Tabelle, die sie Ihnen zur Verfügung stellen. Sie ist zwar wahrscheinlich sehr gründlich, enthält aber auch viele Spalten, die auf Ihre Situation nicht zutreffen werden. Ich schlage vor, dass Sie zunächst Ihr eigenes Arbeitsblatt erstellen. Behalten Sie ein Exemplar für sich und drucken Sie ein weiteres Exemplar aus, das Sie dem Niederlassungsleiter Ihrer derzeitigen Firma geben, wenn Sie kündigen. Diese Kopie wird Kontonummern enthalten. Ihre Kopie nicht. Verwenden Sie Ihre Tabelle, um die von Ihrer Depotbank zur Verfügung gestellte Tabelle zu vervollständigen. Befolgen Sie deren Anweisungen so genau wie möglich. Die Depotbank kann die Informationen erst akzeptieren, wenn Sie bei Ihrer derzeitigen Firma gekündigt haben, so dass sie vor Ihrem Ausscheiden nicht auf Fehler hinweisen kann. Nach der Kündigung ist es ein Wettlauf mit der Zeit, bis die Liste gesäubert, die entsprechenden Unterlagen erstellt und an Sie geschickt sind.

Nutzen Sie Ihre Tabelle als Rettungsanker. Fügen Sie zusätzliche Spalten hinzu. Halten Sie Gespräche und den Status von Überweisungen fest. Diese Tabelle wird Ihr wichtigstes Hilfsmittel sein.