VERWENDUNG DES BIBLIOGRAPHISCHEN REFERENZVERWALTUNGSSYSTEMS BEI DER AUSWAHL VON PRIMÄRSTUDIEN IN INTEGRATIVEN REVIEWS

VERWALTUNG DER SUCHERGEBNISSE VON PRIMÄRSTUDIEN

Der Einsatz von Software zur Verwaltung bibliographischer Referenzen wurde ursprünglich für systematische Übersichtsarbeiten (SR) vorgeschlagen, wobei die ersten Veröffentlichungen über die Verwendung dieses Systems auf die 1990er Jahre zurückgehen.17-18 Viele Reviewer verwenden Microsoft Excel-Tabellen, während andere die Studien manuell auswählen und dabei Titel und Abstracts ausdrucken, was den Prozess komplex, unökologisch und zeitaufwändig macht. Gegenwärtig wird der Arbeitsablauf im Überprüfungsprozess durch den Einsatz von Computerprogrammen gestrafft.19 In einer 2013 veröffentlichten Studie wiesen die Autoren darauf hin, dass mehr als die Hälfte der systematischen Übersichten die Software EndNote® verwendet.20 Da die SR den IR ähnlich sind, wird die Verwendung dieser Technologie vorgeschlagen, um den Auswahlprozess der Primärstudien zu erleichtern.

Die Verwendung bibliographischer Referenzverwaltungsprogramme (z.B. EndNote®, Mendeley® und Zotero®) ist wichtig, um die Auswahl von Primärstudien in IR zu operationalisieren.13 Diese Programme ermöglichen es, wiederholte Referenzen zu finden, Sprachen zu identifizieren, Publikationszeiträume auszuwählen, Gruppen nach den Auswahlkriterien (Ein- und Ausschluss) zu bilden, die ausgewählten Referenzen unter den Reviewern zu vergleichen sowie Zitate während des Schreibens des wissenschaftlichen Textes zu erstellen, was die Formatierung der Referenzen am Ende jeder Manuskripterstellung erleichtert. Die Wahl der Software hängt von ihrer Verfügbarkeit (kostenlos oder kostenpflichtig) und von der Anpassung des Gutachters an die verfügbaren Optionen ab. In der Literatur gibt es Studien, in denen die Autoren die verschiedenen Programme verglichen haben.21-22 Im Allgemeinen erfüllen die Referenzmanager die grundlegenden Funktionen des Auffindens von Publikationen, des Speicherns der Ergebnisse und des Zitierens von Referenzen beim Verfassen des Manuskripts.

Die Auswahl des Programms sollte jedoch den individuellen Bedürfnissen des Gutachters entsprechen, da jedes Tool Vor- und Nachteile mit sich bringt.21-22 Eine der Stärken von Mendeley® ist zum Beispiel die einfache Bedienung. Andererseits hat dieser Manager die Schwäche, dass er weder die Suche in Datenbanken innerhalb seiner eigenen Struktur erlaubt, noch dynamische Änderungen in der Formatierung von Zitaten in den Texten zulässt.22 Daher ist es notwendig, jede Software zu kennen, um diejenige zu identifizieren, die sich am besten an den jeweiligen Rezensenten anpasst, weshalb es sich lohnt, die Verwendung von EndNote® zu erwähnen, das die Autoren dieses Artikels seit mehr als 15 Jahren verwenden.

In dieser Betrachtung werden wir die Verwendung der Software EndNote®, Version XV, diskutieren. Es sei darauf hingewiesen, dass auf der Website von Thomson Reuters (www.endnote.com) eine kostenlose Online-Version (EndNote® Basic) zur Verfügung steht, die nicht alle Funktionen der kostenpflichtigen Version bietet.

Beim Anlegen der Datei in EndNote® kann man auch verschiedene Gruppen bilden, um die Suche zu organisieren. Nach der Suche der Primärstudien in den Datenbanken, bei der der Prüfer die kontrollierten Deskriptoren und Schlüsselwörter aus der PICO-Strategie gekreuzt hat, kann man die Suche leicht in eine Datei exportieren und durch die Verwendung von Filtern für EndNote® importieren. Die Suche in der Datenbank PubMed erfordert beispielsweise die Auswahl des Filters „PubMed (NLM)“; in der Datenbank LILACS ist der Filter der Wahl der „Reference Manager (RIS)“. Andere Datenbanken, wie CINAHL und Web of Science, erlauben den direkten Import von Referenzen durch Doppelklick auf die aus der Datenbank exportierte Datei. EndNote® stellt seinen Nutzern einen YouTube-Kanal mit verschiedenen Videos zur Verfügung, in denen die Verwendung dieser Software erklärt wird (https://www.youtube.com/user/EndNoteTraining). Darüber hinaus stehen den Nutzern kostenlose, benutzerfreundliche Anleitungen zur Verfügung.

Nach dem Importieren der Suche in EndNote® und der Ausrichtung der Datensätze auf die Gruppe, die jede Datenbank angibt, wird empfohlen, die Sicherungsdatei mit der ursprünglichen Suche zu speichern, ohne den Inhalt zu verwalten, um Publikationen wiederzufinden, die der Nutzer versehentlich ausgeschlossen hat, und um die Anzahl der in jeder Datenbank identifizierten Referenzen zu speichern.

Eine weitere Funktion ist die Änderung (oder Anpassung) der verfügbaren Felder innerhalb der EndNote®-Bibliothek, um die Quelle jeder Suche zu identifizieren. Der Benutzer wählt „Werkzeuge“, klickt auf „Felder ändern und verschieben“, wählt ein Feld, z. B. „URL“, wählt „Ganzes Feld ersetzen durch“, gibt im rechten Rahmen den Namen der Datenbank ein, auf die sich die Gruppe der exportierten Referenzen bezieht, und klickt auf „OK“. Diese Aktion ändert den gesamten Inhalt der Spalte „Referenzen“ für die Gruppe. Wenn diese Änderung in jeder Datenbank durchgeführt wird, verfügt der Prüfer über den genauen Datensatz der Quelle jeder Referenz. Dies sollte einer der ersten Schritte sein, die der Prüfer unternimmt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die beschriebene Funktion und andere wichtige Befehle für die Durchführung von Überprüfungsmethoden ist auf dem YouTube-Kanal „EndNote for Systematic Reviews „* verfügbar.

Abbildung 2 zeigt ein Beispiel für die Erstellung von Gruppen innerhalb der Referenzdatenbank bei der Entwicklung von Überprüfungsmethoden. Dazu genügt ein Rechtsklick innerhalb von „Meine Gruppen“, wo Sie Gruppensätze erstellen können („Gruppensatz erstellen“), mit neuen Gruppen innerhalb jeder größeren Gruppe („Gruppe erstellen“). Diese Aktionen ermöglichen die Erstellung verschiedener Filtrationen aus der Menge der identifizierten Primärstudien. Um Referenzen in jeder Gruppe hinzuzufügen, wählen Sie einfach die Publikation aus und ziehen Sie sie in die gewünschte Gruppe.

Die Verwendung von EndNote® erlaubt auch die Änderung von Feldern innerhalb der Referenzdatenbank, um die Einschluss- und Ausschlusskriterien zu verwalten, die unabhängige Prüfer durchgeführt haben. In diesem Fall erhält jede Referenz ein Etikett mit einem oder mehreren Codes, die den Ein- oder Ausschluss der Primärstudie durch den jeweiligen Gutachter begründen. In der Literatur haben die Autoren in einer veröffentlichten Studie einen Leitfaden für die Verwendung der EndNote®-Funktionen ausgearbeitet, um die Auswahl von Primärstudien in einer strengen und organisierten Weise zu ermöglichen.23

Bei der Auswahl der Primärstudien sollten Referenzen bei den in den verschiedenen Datenbanken durchgeführten Recherchen wiederholt werden (Duplizierung von Studien). Bevor man doppelte Studien entfernt, muss man, wie bereits erwähnt, die Spalte „URL“ umbenennen, die die Datenbank der Referenz angibt. Wie in Abbildung 3 dargestellt, kann man eine Gruppe mit dem Namen „Duplicate Studies“ erstellen und alle wiederholten Referenzen in diesen Ordner leiten.

Um doppelte Studien auszuwählen, sollte der Gutachter auf die oberste Registerkarte „References“ klicken und „Find Duplicates“ auswählen. Durch diese Aktion markiert das Programm die doppelten Referenzen. Der nächste Schritt besteht darin, diese Referenzen zu löschen, eine Aktion, die die doppelten Texte in den Ordner „Unfiled“ verschiebt. Wenn das Programm die doppelten Verweise in den Papierkorb der Software verschiebt, müssen Sie diese Datensätze erneut markieren, mit der rechten Maustaste anklicken und „In Bibliothek wiederherstellen“ wählen. Durch diese Aktion werden die wiederhergestellten Referenzen in den Ordner „Unfiled“ geleitet, wo sie, wie bereits erwähnt, dem gewünschten Ordner hinzugefügt werden können. Der entsprechende Schritt besteht darin, alle Texte auszuwählen, die in den Ordner „Unfield“ weitergeleitet wurden, mit der rechten Maustaste darauf zu klicken und diese Referenzen („Add References To“) zu dem Ordner hinzuzufügen, der die doppelten Studien enthalten wird. Es ist möglich, dass nach dieser Aktion noch eine doppelte Studie übrig bleibt, da die Referenz aus verschiedenen Datenbanken extrahiert wurde und nicht immer identisch indiziert ist.

Für die Auswahl des Publikationsjahres, z.B. der letzten fünf oder zehn Jahre, sollte der Prüfer auf die Spalte „Jahr“ klicken, die als Überschrift unmittelbar vor den Referenzen erscheint. Wenn er auf diese Spalte klickt, sortiert das Programm die Referenzen nach dem Erscheinungsjahr in auf- und absteigender Reihenfolge. Der Prüfer kann die Referenzen der interessierenden Jahre auswählen und die zuvor beschriebene Aktion durchführen, d. h. die Referenzen löschen, die nicht in den abgegrenzten Zeitraum fallen, und sie in den Ordner „Unfiled“ verschieben. Als Nächstes sollte der Prüfer alle an diesen Ordner weitergeleiteten Texte auswählen, mit der rechten Maustaste darauf klicken und diese Referenzen („Add References To“) zu dem Ordner hinzufügen, der die Studien enthält, die in einem Zeitraum veröffentlicht wurden, der nicht für die Stichprobe der Überprüfung ausgewählt wurde.

Zur Identifizierung der Sprache gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste ist die Suche innerhalb der Referenzdatenbank. Der Prüfer sollte beachten, dass beim Anklicken eines beliebigen Ordners der erstellten Gruppen verschiedene Felder mit dem Werkzeug „Suchen“ durchsucht werden können. Beim Anklicken der vorhandenen Optionen für die Suche sollte der Prüfer das Feld „Sprache“ auswählen. Geben Sie dann die Sprachen ein, die der Prüfer nicht beherrscht oder an denen er nicht interessiert ist. Je nachdem, aus welcher Datenbank die Studie entnommen wurde, kann die Sprache detailliert beschrieben oder durch die ersten drei Buchstaben identifiziert werden, z. B. „eng“, um Englisch zu identifizieren. Sie kann auch leer sein, d. h. sie enthält keine Informationen über die Sprache der Referenz.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, dasselbe „Search“-Tool zu verwenden, in den Suchoptionen das Feld „Title“ auszuwählen und das Klammersymbol „[“ einzugeben, denn in den meisten Fällen haben Referenzen, die in einer anderen Sprache als Englisch verfasst sind, ihre Titel auf Englisch in Klammern. Nach dieser Aktion sollte der Prüfer diese Referenzen löschen, indem er die Artikel in den Ordner „Unfiled“ verschiebt. Wählen Sie dann alle in diesen Ordner weitergeleiteten Texte aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und fügen Sie diese Referenzen („Add References To“) zu dem Ordner hinzu, der Referenzen enthält, die in anderen Sprachen veröffentlicht wurden und nicht Teil der Review-Stichprobe sind.

Für die Identifizierung von Texten, die keine wissenschaftlichen Artikel sind, sollte der Reviewer auf die Spalte „Ref Type“ klicken, die als Überschrift unmittelbar vor den in der Referenzdatenbank aufgeführten Studien erscheint. Wenn man auf diese Spalte klickt, ordnet das Programm die Referenzen nach ihrem Typ, was es zum Beispiel leicht macht, Dissertationen und Buchkapitel zu identifizieren.

Eine weitere nützliche Funktion des Programms ist die Publikationszusammenfassung, ein wichtiger Aspekt für die Auswahl der Primärstudien, die in das IR aufgenommen werden, indem man den Titel und die Zusammenfassung jeder Referenz liest. Wenn Sie auf den gewünschten Ordner klicken, finden Sie an der gleichen Stelle, an der die Suche in den Referenzen selbst stattfindet, ein Symbol mit der Bezeichnung „Vorschau“, das eine vollständige Visualisierung der Referenz und der Zusammenfassung ermöglicht. Beachten Sie, dass für diese Ansicht in der oberen Registerkarte, in der die Auswahl des Referenzstils möglich ist, „Annotated“ angeklickt werden sollte, da der Benutzer sonst den zuletzt für die Formatierung der Referenzen verwendeten Referenzstil sieht.

Um die Vorteile der Verwendung von EndNote® zu vervollständigen, enthält das Programm auch ein Volltextsuchwerkzeug. Dazu muss der Rezensent die Referenzen auswählen, mit der rechten Maustaste klicken und „Find Full Text“ wählen. Es ist zu beachten, dass das Programm nach Gruppen von 250 Referenzen sucht, so dass der Rezensent dies bei der Suche nach Texten im Portable Document Format (PDF) beachten sollte. Diese Funktionalität des Programms ist auch von der IP-Adresse des Computers abhängig, so dass eine größere Anzahl von Texten in den an die Forschungsportale angeschlossenen Einrichtungen abgerufen werden kann, oder wenn ein Fernzugriff außerhalb des akademischen Umfelds über den Dienst Virtual Private Network (VPN) möglich ist.