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Jedes Unternehmen, das Waren und Dienstleistungen von seinen Lieferanten auf Kredit kauft, muss seine Kreditorenbuchhaltung oder das Geld, das es seinen Lieferanten schuldet, erfassen. Es reicht nicht aus, die Rechnungen nur zu erfassen und zu bezahlen, sondern es ist wichtig, die Verbindlichkeiten regelmäßig zu prüfen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Wird die Kreditorenbuchhaltung nicht geprüft, kann dies für Ihr Unternehmen ungünstige Folgen haben, z. B. doppelte oder versäumte Zahlungen an Lieferanten und nicht erfasste Verbindlichkeiten. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Verbindlichkeiten sind, was die Prüfung von Verbindlichkeiten bedeutet und wie Sie Ihr Unternehmen auf eine Prüfung der Verbindlichkeiten vorbereiten können.
Was also sind Verbindlichkeiten?
Verbindlichkeiten sind einfach der Geldbetrag, den ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind ein Passivkonto, das in der periodengerechten Buchführung auftaucht, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von seinen Lieferanten auf Kredit kauft und diese noch nicht bezahlt hat. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind von entscheidender Bedeutung, da sie die Schulden eines Unternehmens gegenüber seinen Lieferanten oder Gläubigern aufzeichnen. Nehmen wir an, Sie kaufen für Ihr Unternehmen einen Desktop-Computer im Wert von 2.500 Dollar bei einem Händler auf Kredit. Dadurch erhöht sich Ihr Aktivkonto, weil Sie einen Computer gekauft haben, und Ihr Passivkonto erhöht sich um 2.500 $, weil Sie auf Kredit gekauft haben. Diese Verbindlichkeit wird als Verbindlichkeit gegenüber dem Händler verbucht und unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten in Ihrer Bilanz aufgeführt.
Was bedeutet die Prüfung von Verbindlichkeiten?
In einfachen Worten bedeutet Prüfung eine Kontrolle. Eine Kreditorenprüfung ist eine formelle, gut organisierte und gründliche Prüfung der Kreditorenunterlagen eines Unternehmens. Die Prüfung kann entweder durch interne oder externe Prüfer erfolgen. Eine Rechnungsprüfung ist in allen Ländern vorgeschrieben, aber die Regeln für den Zeitpunkt der Rechnungsprüfung sind von Land zu Land verschieden. In der Regel verlangen die Regierungen, dass Unternehmen geprüft werden, sobald sie eine bestimmte Umsatzschwelle überschreiten.
Die Prüfung ist wichtig, weil sie zeigt, ob die Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens korrekt erfasst werden und ob Ihre Unterlagen ein genaues Bild der Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens vermitteln. Sie zeigt auch, dass Sie sich an die Regeln halten und dass die Mittel Ihres Unternehmens für rechtmäßige Zwecke verwendet werden. Die regelmäßige Prüfung Ihrer Kreditorenbuchhaltung stellt sicher, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden, und hilft Ihnen, Doppelzahlungen, nicht erfasste Verbindlichkeiten und Zahlungsausfälle bei Lieferanten zu vermeiden.
Worauf Prüfer vor der Prüfung achten
Prüfer folgen bei der Prüfung nicht unbedingt einem bestimmten Muster. Ihre Prüfungsmethoden variieren je nach Größe des Unternehmens, der Anzahl der Geschäftsvorgänge im geprüften Zeitraum und dem erforderlichen Maß an Genauigkeit. Im Allgemeinen gilt: Je größer das Unternehmen, desto höher die erforderliche Genauigkeit.
Wie läuft eine Prüfung ab?
Es gibt vier Phasen in einem typischen Prozess der Kreditorenbuchprüfung: Planung, Vor-Ort-Arbeit, Prüfungsbericht und Nachprüfung.
Planung
Die erste Phase des Prüfungsprozesses ist die Planung. Die Prüfer besprechen den Umfang der Prüfung und die möglichen Ergebnisse der Prüfung. Während der Planung können Sie mit den Prüfern auch alle Bedenken besprechen, die Sie in Bezug auf die Jahresabschlüsse, mögliche Betrugsfälle oder Verbesserungsbedarf haben. Nach dieser Besprechung können die Prüfer einen Aktionsplan für die folgenden Schritte des Prüfungsprozesses aufstellen, der mit der Feldarbeit beginnt.
Feldarbeit
Dann beginnt die eigentliche Prüfung und die Rolle des Prüfers wird in die Tat umgesetzt. Die Prüfer beginnen zu überprüfen, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Sie untersuchen Ihre Geschäftsvorgänge und Dokumente, einschließlich Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Bankunterlagen und Journaleinträge, um sicherzustellen, dass die darin enthaltenen Informationen korrekt sind, die Zahlungen ordnungsgemäß erfolgt sind und die Bedingungen eingehalten wurden. Die Vor-Ort-Prüfung kann einige Tage bis mehrere Wochen dauern, je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist und wie viele Transaktionen es durchgeführt hat.
Prüfungsbericht
Nach Abschluss der Vor-Ort-Prüfung fassen die Prüfer ihre Ergebnisse in einem Bericht zusammen. Dieser Bericht enthält alle Informationen, die die Prüfer über die Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens und deren Genauigkeit festgestellt haben. In dem Bericht werden auch die Bereiche genannt, in denen Ihr Unternehmen gut abschneidet, und die Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sein könnten.
Nachprüfung
Die Prüfung ist mit der Berichtsphase nicht abgeschlossen. Die Prüfer führen nach einem Jahr eine Nachprüfung durch, um zu kontrollieren, ob die vorgeschlagenen Änderungen umgesetzt und die gewünschten Ergebnisse erreicht wurden.
Bereitschaft für die Prüfung Ihres Unternehmens
Wie machen Sie Ihr Unternehmen also prüfungsreif? Hier sind einige Schritte, die den Prüfern die Arbeit erleichtern.
- Besorgen Sie sich ein Buchhaltungssystem, das Ihnen hilft, Ihre Rechnungen, Ausgaben, und andere Kauftransaktionen
- Ordnen Sie Ihre Ausgaben übersichtlich in Spesenkonten ein
- Behalten Sie Kreditorengutschriften im Auge und verwenden Sie sie, wenn Sie das nächste Mal Ihre Lieferanten bezahlen müssen
- Stimmen Sie Ihre Bankkonten vor der Prüfung ab
Prüfungen müssen Ihnen kein Kopfzerbrechen bereiten
Wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung prüfen lassen, können Sie kostspielige Fehler erkennen und Zahlungsbetrug verhindern. Die Prüfung ist jedoch keine einfache Aufgabe, und die manuelle Durchsicht von Dokumenten ist ein komplizierter Prozess, der das Betrugsrisiko sogar erhöht. Eine automatisierte Buchhaltungsanwendung kann dagegen dazu beitragen, Ihre Kreditorenbuchhaltung in Ordnung zu halten. Sie bereitet Sie nicht nur auf die Prüfung vor, sondern verringert auch das Risiko von Fehlern und Betrug, so dass Sie sich weniger Sorgen machen müssen, wenn die Prüfungssaison ansteht.