Vertragsverhandlungen haben sich seit dem Aufkommen der E-Mail nicht verändert, aber neue Technologien machen Vertragsverhandlungen schneller, intelligenter und weniger riskant. In diesem Artikel wird erläutert, was Vertragsverhandlungen sind, warum herkömmliche Ansätze für Vertragsverhandlungen geschäftliche Risiken mit sich bringen und wie neue Technologien Rechtsteams dabei helfen, komplexe Vereinbarungen in großem Umfang auszuhandeln.
Was sind Vertragsverhandlungen?
Vertragsverhandlungen sind der Prozess, bei dem eine Einigung über eine Reihe rechtlich verbindlicher Bedingungen erzielt wird (hier geht es um Verhandlungen zwischen zwei Unternehmen). Wenn zwei Unternehmen verhandeln, versuchen beide Parteien, günstige Bedingungen zu erhalten und finanzielle, rechtliche und betriebliche Risiken zu minimieren.
Beim Aushandeln von Verträgen mit Lieferanten kann Ihr Unternehmen beispielsweise darauf drängen, dass die Zahlung von Monat zu Monat und nicht jährlich erfolgt (oder umgekehrt). Bei Zahlungen gibt es, wie bei vielen anderen Fragen, nicht unbedingt eine „richtige“ Option, sondern eine Option, die für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist. Der Grund, warum wir in der Wirtschaft Verträge aushandeln, ist, dass wir sicherstellen wollen, dass unsere Vereinbarungen unseren Unternehmen langfristigen Erfolg sichern.
Die langfristigen Herausforderungen von Vertragsverhandlungen
Vertragsverhandlungen sind oft der wichtigste Teil des Vertragslebenszyklus. Verzögerungen bei der Vertragserstellung oder -ausführung können beispielsweise ein Unternehmen verlangsamen, haben aber wahrscheinlich keine wesentlichen Auswirkungen auf das Endergebnis des Unternehmens. Eine schlecht geführte Verhandlung hingegen kann ein Unternehmen über Jahre hinweg mit mühsamen rechtlichen Verpflichtungen belasten.
Bei Routineverhandlungen – zum Beispiel bei einer Verhandlung über eine Softwarelizenz – geht es um Dinge wie geltendes Recht, den Umgang mit Kundendaten, Informationssicherheit und Preis. Unternehmen A könnte zu Unternehmen B sagen: „Wir sind bereit, zu diesem Preis zu kaufen, wenn Sie die Standardverpflichtungen unseres Unternehmens in Bezug auf die Systemverfügbarkeit einbeziehen, aber Sie müssen den Preis senken, wenn Sie die Sprache Ihres Unternehmens verwenden wollen.“
Dieses Hin und Her kann in Echtzeit (in einem Telefongespräch oder einer persönlichen Besprechung) oder per E-Mail stattfinden, aber E-Mails sind üblicher, und die Dynamik ist in beiden Fällen die gleiche. Beide Seiten bieten Zugeständnisse an und fügen im Laufe des Prozesses Vertragsklauseln – die Bausteine von Verträgen – ein, entfernen sie oder ändern sie, bis beide Seiten zu einer Einigung kommen.
Es gibt zwar durchaus bewährte Verfahren für Vertragsverhandlungen, aber der schiere Umfang des Koordinierungsbedarfs bei Vertragsverhandlungen macht den Prozess zu einer logistischen Herausforderung für alle Teams. Stellen Sie sich vor, Sie müssten das Vertragsfeedback mehrerer interner Interessengruppen (z. B. Finanzen oder Betrieb) und Vertragspartner über mehrere E-Mail-Threads hinweg abstimmen. Stellen Sie sich außerdem vor, dass Sie dies für viele verschiedene Verträge gleichzeitig tun müssen.
Der Schlüssel zu Vertragsverhandlungen sind Wissensmanagement und Prozessmanagement: Wenn Sie die Historie und den Status jeder Ihrer Vertragsverhandlungen nicht kennen, können Sie nicht sicher sein, dass Sie das beste Ergebnis für Ihr Unternehmen erzielen.
Rechtsteams, denen ein zentrales System für die Vertragsverfolgung und -verhandlung fehlt, verbringen oft einen Großteil ihrer Zeit damit, Vertragsänderungen von verschiedenen Geschäftsteams zusammenzustellen und die neuesten Versionen von Verträgen aufzuspüren. Für Unternehmen, die mit vierteljährlichen Verkaufszyklen arbeiten, ist die Situation sogar noch schlimmer – wir haben von einigen General Counsel gehört, dass die letzten Wochen eines Quartals 50 % des Vertragsvolumens ausmachen.
Die geschäftliche Bedeutung, die betriebliche Komplexität und das ungleiche Vertragsvolumen machen die Vertragsverhandlungen zu einer heiklen Herausforderung für Rechtsteams und Vertragstechnologien.
Ungenutztes Potenzial: die Geschichte der Vertragsverhandlungstechnologie
Vertragsverhandlungen haben in den letzten Jahrzehnten so gut wie keine Innovationen erfahren. Die letzte große Veränderung bei Vertragsverhandlungen war die weit verbreitete Einführung von E-Mail in den 1990er Jahren.
Dafür ist nicht nur die Trägheit verantwortlich. Abgesehen davon, dass E-Mail und Microsoft Word zuverlässig und weit verbreitet sind, eignen sie sich in gewisser Weise hervorragend für Vertragsverhandlungen. Durch die Verwendung von E-Mail und Microsoft Word können Rechtsteams die Kommunikation auf bestimmte Parteien beschränken, einen Zeitstempel jeder Kommunikation aufbewahren und Dokumente in einem quasi-universellen Format gemeinsam nutzen. Dies sind die Grundvoraussetzungen für jedes Verhandlungsinstrument.
Denken Sie an die Alternativen. Sie würden zum Beispiel keinen Vertrag über Google Docs aushandeln wollen, wo Ihre Gegenpartei jeden Ihrer Tastenanschläge sehen kann. Auch würden Sie Ihrer Gegenpartei keinen Zugriff auf den gemeinsamen Cloud-Speicher Ihres Unternehmens (z. B. Dropbox) gewähren wollen, da dies ein Sicherheitsrisiko darstellen könnte.
Die einzige Möglichkeit, die Vertragsverhandlungen zu verbessern, besteht in der Einführung von Tools, die speziell für die Vertragsverhandlungen mit Vertragspartnern und die Zusammenarbeit mit internen Interessengruppen entwickelt wurden. Erst in jüngster Zeit hat die Technologie das Problem der Vertragsverhandlungen aufgeholt.
Der Wendepunkt: Die Technologie holt die Vertragsverhandlungen ein
Die drei technologischen Hindernisse bei der Verbesserung der Vertragsverhandlungen waren Zentralisierung, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit auf Unternehmensniveau. In der Vergangenheit waren Rechtsteams gezwungen, zwischen Komfort und Sicherheit zu wählen. Doch mit der Einführung neuer Technologien müssen Rechtsteams bei der Implementierung von Vertragsverhandlungstools keine schwerwiegenden Abstriche mehr machen.
Zentralisierung. In der Vergangenheit hatten Rechtsteams Verträge überall verstreut – in Aktenschränken, auf lokalen Festplatten und anderswo. Diese Dezentralisierung stellte für Unternehmen ein erhebliches Risiko dar. Deshalb konzentrierte sich das Vertragsmanagement in der Anfangszeit darauf, alle Verträge an einem Ort zu sammeln. Mit dem Aufkommen von Lösungen für das Vertragslebenszyklusmanagement ist die Zentralisierung kein wesentliches technologisches Hindernis mehr.
Anpassungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit. Früher wurde Software entweder für technisch nicht versierte Verbraucher oder für Spezialisten entwickelt. Internet-Browser fallen in die erste Kategorie; sie erfordern wenig Schulung, sind aber nicht sehr konfigurierbar. Zur zweiten Kategorie gehören branchenspezifische Tools wie Videobearbeitungssoftware – diese Tools sind leistungsstark und in hohem Maße anpassbar, aber es ist schwierig, sie ohne Schulung zu benutzen.
Neue Rechtstechnologien vereinen die besten Eigenschaften beider Ansätze. Sie ermöglichen ein hohes Maß an Konfigurierbarkeit und Kontrolle (was für Rechtsteams unerlässlich ist) und erfordern gleichzeitig eine minimale Benutzerschulung. Neue Tools für Vertragsverhandlungen ermöglichen es den Nutzern beispielsweise, Online-Dokumente schnell zu kommentieren und mehrere Kollegen über Online- oder E-Mail-Benachrichtigungen einzuschleifen, anstatt einzelne E-Mails mit Anhängen versenden zu müssen.
Sicherheit und universelle Kompatibilität. Vertragsverhandlungen sind am effizientesten, wenn beide Parteien die ihnen vertrauten Tools verwenden können. In der Vergangenheit wurden die Tools entweder nach dem „Walled Garden“-Prinzip eingesetzt (d. h. beide Parteien mussten dasselbe Online-Portal nutzen) oder beide Parteien blieben bei E-Mail und Microsoft Word. Die heutigen Tools sind flexibel und bieten beiden Verhandlungspartnern verschiedene Möglichkeiten, Verträge auf sichere Weise zu bearbeiten, zu redigieren und zu kommentieren.
Maßnahmen ergreifen: Worauf Sie bei Ihrem nächsten Vertragsverhandlungstool achten sollten
Wie können Sie also eine Vertragsmanagementlösung auswählen, die die Verhandlung, den folgenreichsten Teil des Vertragsprozesses, unterstützt? Hier sind die drei Dinge, auf die Sie achten sollten:
Die Möglichkeit, Vertragsverhandlungen in Ihrem gesamten Unternehmen zu verfolgen. Suchen Sie nach einem Tool, mit dem Sie den Status aller Vertragsverhandlungen sowie die Eigentümer der einzelnen Vertragsverhandlungsaufgaben verfolgen können. Ihr Tool sollte in der Lage sein, Ihnen mitzuteilen, wo jeder Vertrag steht und ob er in Ihrem Team oder bei einer Gegenpartei blockiert ist.
Eine intuitive, verbrauchergerechte Benutzeroberfläche. Suchen Sie nach einem Tool, das eine moderne, browserbasierte Benutzeroberfläche hat. Wenn Sie die Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund stellen, ist es wahrscheinlicher, dass Ihr juristisches Team Ihre Vertragsverhandlungsplattform annimmt, und Sie können die Auswahl an Anbietern erheblich einschränken, da viele Verhandlungstools so schwierig zu bedienen sind, dass die Endbenutzer sich lieber per E-Mail an ihr juristisches Team wenden, als mit der Software zu arbeiten.
Nahtlose Integration in eine Plattform zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus. Suchen Sie nach einem Vertragsverhandlungstool, das Teil einer umfassenderen Vertragsmanagement-Suite ist, vorzugsweise einer, die für die Erstellung von Dokumenten, die Weiterleitung von Genehmigungen, die elektronische Unterzeichnung, die Speicherung von Dokumenten und die Erstellung von Berichten konzipiert ist. Ihr Ziel sollte es sein, so viele vertragsbezogene Aufgaben wie möglich in einem einzigen System zu konsolidieren. Das gewährleistet Datengenauigkeit, senkt die Kosten und minimiert den Aufwand für das Änderungsmanagement Ihres Rechtsteams.
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