Ob Sie gerade erst anfangen oder schon eine Weile im Geschäft sind, die Erstellung und Pflege eines Organigramms für Ihr Unternehmen kann eine äußerst hilfreiche Methode sein, um zu veranschaulichen, wie Ihr Unternehmen funktioniert, und es kann auch verwendet werden, um zu zeigen, wie Sie in Zukunft wachsen und sich verändern werden.
Was ist ein Organigramm für ein kleines Unternehmen? Ein Unternehmensorganigramm, manchmal auch als „Organigramm“ bezeichnet, ist eine visuelle Darstellung der Struktur Ihres Unternehmens, in der die Rolle jedes Mitarbeiters umrissen wird und klargestellt wird, wer wem in Ihrem Unternehmen unterstellt ist. In vielen Fällen fällt die Entwicklung und Aktualisierung dieses Diagramms in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung Ihres Kleinunternehmens, aber wenn Sie derzeit keine eigene Personalabteilung haben (oder selbst wenn Sie eine haben), lohnt es sich zu verstehen, wie diese Tabellen funktionieren und wie man sie erstellt.
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen daher in vier einfachen Schritten, wie Sie ein Organigramm für Ihr Unternehmen erstellen können. Dabei gehen wir auf die verschiedenen Diagrammtypen ein, aus denen Sie wählen können, sowie auf die verschiedenen Ziele, die Sie bei der Erstellung eines Organigramms für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.
Wie Sie ein Organigramm für Ihr Unternehmen erstellen
Obwohl die Betrachtung von Beispielen für Organigramme für Unternehmen überwältigend sein kann, lässt sich die Erstellung eines solchen Diagramms für Ihr Unternehmen in vier einfache Schritte unterteilen. Indem Sie diesen Prozess Schritt für Schritt angehen, können Sie entscheiden, welche Art von Diagramm für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, und schließlich eine Tabelle (wie viele andere betriebliche Dokumente, die Sie haben) entwickeln, die während des gesamten Lebenszyklus Ihres Unternehmens verwendet werden kann. In diesem Sinne, lassen Sie uns beginnen:
Schritt 1: Entscheiden Sie, wie Sie Ihr Organigramm strukturieren wollen.
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Organigramms für Ihr Unternehmen ist die Entscheidung, welche Art von Diagramm Sie verwenden wollen. Im Allgemeinen gibt es vier gängige Diagrammtypen, und Sie sollten denjenigen wählen, der den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.
Hierarchisches Organigramm
Ein hierarchisches Diagramm beginnt an der Spitze des Unternehmens und arbeitet sich die Befehlskette hinunter (wie Sie unten sehen können). Eine vertikale Linie zwischen den einzelnen Personen zeigt an, dass der übergeordnete Mitarbeiter den untergeordneten Mitarbeiter direkt beaufsichtigt. Hierarchien zeigen auch laterale Beziehungen, bei denen zwei Personen innerhalb des Unternehmens gleichberechtigt sind, aber dennoch zusammenarbeiten oder sich die Verantwortung teilen können. Das Organigramm hier zeigt, wie das Unternehmen strukturiert ist, beginnend mit dem CEO und fortschreitend durch den Rest des Unternehmens.
Unten sehen Sie ein weiteres Beispiel, das ähnlich strukturiert ist, aber in einem grafischen Format, das Bilder enthält:
Insgesamt verwenden die meisten kleinen Unternehmen ein hierarchisches Organigramm, weil es die einfachste Option ist. Allerdings können Sie diese Art von Organigramm auch verwenden, wenn Sie nur ein paar Namen auszufüllen haben – wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es leicht, neue Mitarbeiter hinzuzufügen.
Funktionales Organigramm
Als Nächstes könnten Sie ein funktionales Organigramm in Erwägung ziehen, wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, um die Mitarbeiter in Abteilungen aufzuteilen. Diese Art von Diagramm zeigt den Leiter jeder Abteilung und alle Personen, die ihm unterstellt sind. Ein funktionales Organigramm unterscheidet sich nicht völlig von einem hierarchischen Organigramm, aber es hat einen etwas anderen Schwerpunkt, der auf den verschiedenen Abteilungen basiert.
Im folgenden Beispiel hat jedes Kästchen Blindtext, aber wir empfehlen Ihnen, die folgenden Informationen für jede Person aufzuführen. Sie können die gleichen Informationen in allen Organigrammen von Kleinunternehmen verwenden:
- Name des Mitarbeiters (leer lassen, wenn die Position offen ist)
- Abteilung (Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Betrieb usw.)
- Position oder Berufsbezeichnung (Vertriebsmitarbeiter, Vorgesetzter, Kundenbetreuer)
- Beschreibung der Aufgaben (ein oder zwei kurze Sätze sollten ausreichen)
- Standort (wenn Sie mehr als ein Büro haben)
- Kontaktinformationen (Anschrift, Telefonnummer oder Durchwahl, geschäftliche Handynummer, Arbeits-E-Mail-Adresse)
- Foto (um einander leicht wiederzuerkennen)
Wie Sie sehen, ist das funktionale Organigramm für kleine Unternehmen der hierarchischen Variante zwar recht ähnlich, doch kann dieses Diagramm nützlich sein, um Abteilungen zu unterscheiden und einen besseren Einblick in die Funktionsweise Ihres Unternehmens zu geben.
Matrix-Organigramm
Die dritte Option, ein sogenanntes Matrix- oder funktionsübergreifendes Organigramm, ist nützlich, wenn Mitarbeiter mehreren Vorgesetzten unterstellt sind. Wie hierarchische Diagramme veranschaulichen Matrixorganigramme die unmittelbaren Aufsichtsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern, sie zeigen jedoch auch den Projektleiter, das Team oder die Abteilung, an die ein Mitarbeiter berichtet. Wie Sie im folgenden Beispiel sehen können, zeigen durchgezogene Linien wiederum an, dass eine Person der primäre Vorgesetzte der Person unter ihr ist. Gestrichelte Linien zeigen eine weniger direkte, aber dennoch wichtige Berichtsverbindung.
Wie dieses Organigramm des Project Management Institute zeigt, wird das Matrixorganigramm für kleine Unternehmen häufig von Unternehmen mit Projektmanagern verwendet, die in verschiedenen Teams arbeiten. Ähnlich verhält es sich bei Produkt-, Forschungs- und Ingenieurunternehmen, die diese Art von Diagramm zur Veranschaulichung ihrer Geschäftsstruktur verwenden.
Kreisorganigramm
Als letzte Option ist das Kreisorganigramm zu erwägen. Das Kreisdiagramm erfreut sich zunehmender Beliebtheit, vor allem bei neu gegründeten Kleinunternehmen, die auf traditionelle Unternehmenshierarchien verzichten wollen. Die Idee hinter diesen Diagrammen (siehe unten) ist, dass alle Teams – und die Mitarbeiter, aus denen sie sich zusammensetzen – eine gleich wichtige Rolle im Unternehmen spielen.
Auch hier zeigt dieses Beispiel zwar Blindtext, aber Sie können sehen, wie Sie das Diagramm auf der Grundlage der Informationen Ihres Unternehmens ausfüllen würden. Jede Abteilung bildet eine Speiche im Rad, und die Mitarbeiter werden in jedem Abschnitt aufgeführt. Wie bereits erwähnt, würden Sie für jeden Mitarbeiter die wichtigsten Informationen eingeben – Name, Berufsbezeichnung, kurze Beschreibung, Kontaktinformationen usw.
Dieser erste Schritt kann einige Zeit in Anspruch nehmen – Sie sollten sich überlegen, wie Ihr Unternehmen jetzt aussieht und wie Sie es ausbauen möchten -, damit Sie feststellen können, welche der vier Organigramm-Optionen am besten geeignet ist, um Ihre Unternehmensstruktur darzustellen.
Schritt 2: Sammeln Sie Mitarbeiterinformationen und kategorisieren Sie die Daten.
Wenn Sie sich für die Art des Organigramms entschieden haben, ist der Rest der Diagrammerstellung recht einfach.
Im nächsten Schritt sollten Sie daher eine Liste aller Mitarbeiter Ihres Unternehmens erstellen und die oben erwähnten relevanten Informationen über sie aufnehmen.
Wenn Sie sich für ein hierarchisches Diagramm entschieden haben, ordnen Sie jede Person in der richtigen Reihenfolge auf der Liste an. Der Geschäftsinhaber steht auf der ersten Ebene, alle Personen, die ihm direkt unterstellt sind, auf der zweiten Ebene, und von dort aus geht das Diagramm weiter. Wenn Sie sich für ein Funktions- oder Kreisdiagramm entschieden haben, ordnen Sie Ihre Liste nach den einzelnen Abteilungen, wie in den oben erläuterten Beispielen gezeigt. Wenn Sie sich schließlich für ein Matrixorganigramm für kleine Unternehmen entschieden haben, sollten Sie darauf achten, alle Aufsichtsbeziehungen zu vermerken.
Schritt 3: Entscheiden Sie, wie Sie Ihr Organigramm vervollständigen werden.
Nachdem Sie alle Informationen, die Sie für Ihre Mitarbeiter benötigen, gesammelt und je nach gewähltem Diagrammtyp kategorisiert haben, sollten Sie festlegen, wie Sie Ihr Organigramm vervollständigen werden. Wie Sie in unseren Beispielen oben gesehen haben, gibt es Bilder und Vorlagen für Organigramme für kleine Unternehmen, die Sie herunterladen und mit einem Softwareprogramm wie Adobe Photoshop bearbeiten können.
Andererseits können Sie Ihr Organigramm auch in einem einfachen, zuverlässigen Programm erstellen, das Sie vielleicht schon besitzen, wie Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint oder Word) oder Google Sheets. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Vorlage von einem Anbieter wie SmartDraw oder Lucidchart zu erwerben. Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen, sollten Sie jedoch in Erwägung ziehen, eine Personal- oder Gehaltsabrechnungssoftware zu kaufen, die diese Funktionalität (neben anderen Funktionen) enthält. Die All-inclusive-Plattform von Gusto beispielsweise ermöglicht es Ihnen, ein Organigramm innerhalb ihres Systems zu erstellen sowie Ihre wesentlichen Gehaltsabrechnungs- und HR-Aufgaben zu verwalten.
Auch wenn Sie Ihr Organigramm für ein kleines Unternehmen technisch gesehen von Hand erstellen könnten, können Sie es bei Verwendung einer Online-Vorlage oder -Software problemlos ändern, wenn Ihr Unternehmen expandiert und sich das Personal ändert.
Schritt 4: Füllen Sie Ihr Unternehmensorganigramm aus und legen Sie es sicher ab.
Wenn Sie sich entschieden haben, wie Sie Ihr Organigramm erstellen wollen, können Sie es ausfüllen.
Mit den Daten, die Sie zusammengestellt haben, füllen Sie jedes Feld oder jeden Zweig des Diagramms aus, das Sie ausgewählt haben. Wenn Ihr Diagramm hierarchisch aufgebaut ist, beginnen Sie wieder mit dem Eigentümer oder Geschäftsführer des Unternehmens an der Spitze. Dann erstellen Sie ein Kästchen unterhalb des Eigentümers für jede Person, die ihm unmittelbar unterstellt ist, und ziehen eine durchgezogene vertikale Linie vom Eigentümer zu jedem dieser Untergebenen. Sie setzen diesen Prozess für jede Ebene in der Befehlskette des Unternehmens fort und bewegen sich auf der Unternehmensleiter nach unten, bis Sie jeden Mitarbeiter im Diagramm platziert haben.
Wenn Ihr Diagramm ein funktionales Design ist, füllen Sie die primären Kästchen mit den Informationen für den Leiter jeder Abteilung und die restlichen mit den Informationen für jede Person, die er direkt leitet. Bei einem Matrixdiagramm gehen Sie genauso vor – vergessen Sie bei diesem Diagramm jedoch nicht, die sekundären Manager an der Seite jeder Abteilung einzubeziehen, und machen Sie gestrichelte Linien (oder eine andere Unterscheidung) zwischen den Kästchen, um diese zusätzlichen Aufsichtsbeziehungen darzustellen.
Schließlich fügen Sie bei einem Kreisdiagramm die Mitarbeiter und Aufgaben jeder Abteilung in das entsprechende Kreissegment ein, und Ihr Diagramm ist fertig.
Nachdem Sie Ihr Organigramm für ein kleines Unternehmen fertiggestellt haben, sollten Sie es an einem sicheren Ort speichern – wenn Sie keine HR-Software oder ein anderes Programm verwenden, mit dem Sie es in diesem System speichern können. Sie sollten Ihr Organigramm stets griffbereit haben, um es zu aktualisieren, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert.
In diesem Sinne ist es auch hilfreich, eine Kopie Ihres Organigramms auf einem gemeinsam genutzten Unternehmensserver, einem Laufwerk oder einem Mitarbeiterportal zu speichern, so dass jeder in Ihrem Unternehmen es sehen (aber nicht ändern) kann – auf diese Weise kann jeder in Ihrem Unternehmen verstehen, wie das Unternehmen strukturiert ist und bei Bedarf auf das Organigramm zurückgreifen.
Vorlagen für Organigramme für kleine Unternehmen
Wenn Sie nicht bereit sind, in eine Softwareplattform zur Erstellung Ihres Diagramms zu investieren, sind Sie vielleicht daran interessiert, verschiedene Vorlagen für Organigramme für kleine Unternehmen zu prüfen. Wie bereits erwähnt, gibt es bekannte Lösungen wie Microsoft Office, die Vorlagen für Organigramme anbieten, die Sie herunterladen und für Ihr Unternehmen verwenden können. Sehen wir uns ein paar Beispiele an:
- Microsoft Office: Im Vorlagenbereich der Office-Website finden Sie verschiedene kostenlose Vorlagen für Organigramme, die Sie kostenlos herunterladen und in PowerPoint, Word oder Excel anpassen können. Für ein einfaches hierarchisches Diagramm können Sie mit diesem „Minimalen Organigramm“ beginnen.
- 24Slides: Neben anderen Optionen für Unternehmensvorlagen bietet 24Slides kostenlose Vorlagen für Organigramme für kleine Unternehmen, die Sie in Google Slides kopieren und bearbeiten können. Sie bieten diese Vorlagen auch in verschiedenen Typen an, darunter das klassische hierarchische Diagramm sowie das Kreisdiagramm.
- Canva: Mit der Bildbearbeitungs- und Grafikplattform Canva können Sie Ihr eigenes Organigramm für Ihr Unternehmen entwerfen und anpassen (kostenlos, Sie müssen sich lediglich für ein Konto anmelden).
- Vizzlo: Obwohl Vizzlo kostenpflichtige Pläne anbietet, können Sie mit der kostenlosen Version auf über 100 verschiedene Diagrammtypen zugreifen, einschließlich Vorlagen für kleine Unternehmen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Vorlage innerhalb von Vizzlo zu bearbeiten oder Ihr Organigramm direkt in PowerPoint oder Google Slides zu erstellen, indem Sie eine Vizzlo-Integration verwenden.
Natürlich sind dies nur einige Optionen – es gibt zahlreiche weitere Vorlagen und Beispiele, die Sie durch Suchen und Stöbern im Internet finden können.
Die Vorteile eines Organigramms für Unternehmen
Wie wir in unserem vierstufigen Leitfaden gezeigt haben, kann die Erstellung eines Organigramms für Unternehmen ein ziemlich unkomplizierter und einfacher Prozess sein. Wenn Sie jedoch gerade erst anfangen oder keinen eigenen Mitarbeiter oder keine eigene Abteilung haben, die sich um die Erstellung dieses Diagramms kümmert, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie wirklich ein Organigramm brauchen. Letztendlich liegt die Entscheidung bei Ihnen, aber es lohnt sich, einige der Vorteile eines solchen Diagramms hervorzuheben und zu erläutern, warum es für Ihr kleines Unternehmen so nützlich sein kann.
Klären Sie die Managementstruktur
Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gründen, zwingt Sie der für die Erstellung eines Organigramms notwendige Prozess dazu, die Aufgaben offiziell zu verteilen und die Rollen jedes Einzelnen und den Zweck jeder Abteilung in Ihrem Unternehmen herauszuarbeiten. So können Sie später, wenn Ihr Unternehmen wächst, Verwirrung vermeiden. Natürlich können Sie Ihr Organigramm im Laufe der Zeit immer wieder umstrukturieren – wenn Sie jedoch die Erwartungen an die einzelnen Positionen frühzeitig festlegen, sind Sie im unternehmerischen Prozess bereits einen Schritt weiter.
Ist Ihr Unternehmen hingegen bereits etablierter, hilft ein Organigramm sowohl neuen als auch bestehenden Mitarbeitern zu verstehen, wo sie innerhalb des Unternehmens hingehören, und klärt alle Fragen bezüglich der Befehlskette. Diese Transparenz spart Zeit und erhöht die Effizienz, da die Mitarbeiter anhand des Organigramms genau wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn sie mit einem bestimmten Problem konfrontiert werden. Wenn Ihr Organigramm gut strukturiert ist, wissen Ihre Mitarbeiter nicht nur, an wen sie sich wenden müssen, sondern auch, welche Position sie innehaben und welche Aufgaben sie wahrnehmen.
Steigern Sie die betriebliche Effizienz
Ein weiterer Vorteil der Erstellung und Pflege eines Organigramms für kleine Unternehmen besteht darin, dass Sie auf diese Weise die aktuelle Struktur Ihres Unternehmens überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten aufdecken können. Sind bestimmte Mitarbeiter für zu viele und andere für zu wenige Aufgaben zuständig? Gibt es unnötige Überschneidungen zwischen einzelnen Mitarbeitern? Gibt es Aufgaben, die durch die Maschen fallen? Sollten Sie umorganisieren, um diesen Anforderungen gerecht zu werden, zusätzliche Mitarbeiter einstellen oder diese Aufgaben vielleicht sogar auslagern? Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie die vorhandenen Mitarbeiter besser einsetzen und dadurch die Produktivität steigern können.
Ein Unternehmensorganigramm kann auch die funktionsübergreifende Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern, was zu einem effektiveren Projektmanagement führt. Aufgaben, an denen mehrere Mitarbeiter oder Teams beteiligt sind, lassen sich leichter bewältigen, wenn die Berichtsstruktur klar ist und jeder weiß, mit wem er worüber zu sprechen hat.
Demonstrieren Sie den aktuellen Erfolg
Selbst wenn Sie glauben, dass Ihr Unternehmen nicht von einem Organigramm profitieren würde, werden Sie feststellen, dass potenzielle Kreditgeber eines sehen wollen, wenn Sie eine Finanzierung beantragen. Ähnlich wie bei einem Geschäftsplan wollen Banken, Institutionen wie die SBA und potenzielle Investoren die Gewissheit haben, dass Sie die Struktur Ihres Unternehmens sorgfältig durchdacht haben, da eine solche Vorbereitung oft ein Indikator für den künftigen Erfolg ist.
Als Finanzexperten werden sie auch sicherstellen wollen, dass die von Ihnen gewählte Organisationsform eine ist, von der sie glauben, dass sie erfolgreich sein wird – damit Sie Ihr potenzielles Geschäftsdarlehen pünktlich zurückzahlen können.
Erleichtern Sie die Zukunftsplanung
Schließlich kann ein Organigramm für kleine Unternehmen Ihnen helfen, sich auf die Entwicklung und Expansion Ihres Unternehmens vorzubereiten. In diesem Sinne empfehlen wir Ihnen, zwei Versionen Ihres Organigramms zu erstellen: eine, die Ihre aktuelle Unternehmensstruktur widerspiegelt, und eine, die Ihre Wachstumsziele aufzeigt. Sie könnten sogar zusätzliche Diagramme in Erwägung ziehen, die aufzeigen, wie Sie sich im Falle unerwarteter Veränderungen, wie z. B. Kürzungen der Finanzmittel oder dem plötzlichen Ausscheiden eines wichtigen Mitarbeiters, umorganisieren könnten.
Ihr zweites Organigramm wird natürlich viele freie Stellen enthalten – Platz für alle Positionen, die Sie in Zukunft im Zuge der Umsetzung Ihrer Wachstumsstrategien besetzen möchten. Auf diese Weise können Sie Ihr Organigramm nutzen, um mögliche Lücken in Ihrem derzeitigen Personalbestand zu finden, und Sie haben einen eingebauten Fahrplan für künftige Einstellungen.
Das Fazit
Am Ende des Tages kann es für Ihr kleines Unternehmen äußerst vorteilhaft sein, sich die Zeit für die Planung und Erstellung eines Organigramms zu nehmen – jetzt und in Zukunft. Unabhängig davon, ob Sie dieses Diagramm selbst entwickeln oder mit Ihrem Team zusammenarbeiten, können Sie unsere vier einfachen Schritte befolgen, um den Prozess relativ schnell und einfach abzuschließen.
Wenn Sie bereits eine Lohnbuchhaltungs- oder HR-Software verwenden, können Sie außerdem prüfen, ob Ihre Plattform bereits einen Organigramm-Ersteller enthält. Ist dies nicht der Fall, können Sie eine der hier vorgestellten Vorlagen verwenden. Wenn Sie hingegen keine HR- oder Gehaltsabrechnungssoftware haben, können Sie einige der besten Optionen auf dem Markt ausprobieren – Gusto, Zenefits usw. -, denn mit jeder dieser Lösungen können Sie nicht nur ein Organigramm für kleine Unternehmen erstellen, sondern auch einen wichtigen Teil Ihrer täglichen Arbeit effizient und effektiv erledigen.