La revisión de un contrato es una parte clave del proceso de contratación, y sirve como una oportunidad para entender completamente todo lo que usted y su empresa están acordando antes de poner la pluma en el papel. Una revisión del contrato le ayuda a reducir los riesgos organizativos y aumenta la probabilidad de que un acuerdo tenga un impacto empresarial positivo para todas las partes implicadas. Sin una revisión exhaustiva del contrato, corre el riesgo de comprometerse con obligaciones que no puede cumplir, dañar la marca y la reputación de su empresa y perder un tiempo valioso y recursos financieros resolviendo disputas que podrían haberse evitado.
Este artículo cubre algunas de las cosas más importantes que hay que buscar durante la revisión de un contrato.
¿Qué es una revisión de contrato?
Una revisión de contrato es un examen exhaustivo de un acuerdo legal antes de que se firme para garantizar que todo lo que se indica en el documento es claro y preciso, y que su empresa se siente cómoda avanzando según los términos del acuerdo. Después de la firma inicial del acuerdo, las revisiones de los contratos también son importantes antes de que se produzcan acontecimientos contractuales específicos, como la renegociación o las ventanas de exclusión. Una revisión del contrato suele ser la última oportunidad para identificar y solicitar los cambios necesarios antes de cerrar el acuerdo.
Qué buscar durante una revisión del contrato
Cuando se lleva a cabo una revisión del contrato, es útil empezar con un plan para estar seguro de que las áreas más importantes del contrato se han analizado cuidadosamente. Si se descubren errores o discrepancias, o surgen preguntas como resultado de la revisión del contrato, no debe seguir adelante con el contrato hasta que todas las cuestiones se hayan resuelto a su satisfacción. Estos son algunos de los aspectos clave que hay que buscar durante la revisión de un contrato.
1. Cláusulas clave &Términos
Cada línea de un contrato es importante y debe ser revisada detenidamente, pero algunas cláusulas y términos son claramente más significativos que otros. Dado que cada empresa y sector son diferentes, es probable que las cláusulas contractuales más importantes también varíen, pero hay algunas a las que hay que prestar mucha atención en todos los casos. Términos como la confidencialidad, la indemnización, la terminación y la resolución de disputas son secciones importantes en un contrato y vale la pena dedicar más tiempo a revisarlas para asegurarse de que el lenguaje es aceptable.
2. Terminación &Términos de renovación
Antes de firmar cualquier acuerdo legalmente vinculante, querrá confirmar que entiende completamente los términos de terminación y renovación del contrato para evitar quedar atrapado en un acuerdo más largo de lo que originalmente anticipó. Deberías comprobar aspectos como el lenguaje de la renovación automática y las ventanas de exclusión para saber de antemano cómo y cuándo puedes cancelar el acuerdo y cuáles son las repercusiones de no notificar a la otra parte en una fecha determinada.
También es un buen momento para empezar a planificar con antelación para que no te pille desprevenido cuando lleguen esas fechas y plazos importantes. Establezca recordatorios en el calendario para que usted y su equipo no pierdan la oportunidad de renegociar o cancelar el acuerdo dentro de los parámetros establecidos.
3. Lenguaje claro y sin ambigüedades
Al leer un contrato, preste mucha atención a la redacción de cada frase y busque el lenguaje que podría dejarse a la interpretación. Incluso si ambas partes interpretan los términos poco claros de la misma manera, es mejor revisar el lenguaje para que sea más claro si es posible para evitar posibles conflictos una vez que el contrato esté firmado y activo. Los conflictos significativos pueden requerir que un tercero determine los siguientes pasos en función de cómo interprete el contrato, así que asegúrese de que todos los términos se establezcan de forma explícita.
4. Sin espacios en blanco
Usar plantillas de contratos es una gran forma de ahorrar tiempo durante el proceso de redacción del contrato, pero requiere una consideración especial durante la fase de revisión del mismo. Los espacios en blanco deben rellenarse o eliminarse antes de firmar el contrato definitivo. Dependiendo de las circunstancias, el hecho de no rellenar un espacio en blanco en su acuerdo podría tener consecuencias costosas para su negocio.
5. Cláusulas de incumplimiento
Aunque ambas partes suelen tener buenas intenciones cuando celebran un contrato, siempre existe la posibilidad de que una de ellas no cumpla con los términos del acuerdo, lo que llevaría a un incumplimiento del mismo. Esté atento a las cláusulas de incumplimiento para conocer las posibles ramificaciones de no cumplir con sus obligaciones, o las opciones disponibles si usted es la parte que no cumple.
6. Fechas importantes &Fechas límite
Además de asegurarse de que todas las fechas y los entregables enumerados están en consonancia con cualquier acuerdo verbal previo, la etapa de revisión del contrato es también una oportunidad para empezar a hacer un seguimiento de cualquier cosa que su equipo u organización sea responsable de ejecutar. Planificar con antelación ayudará a reducir las posibilidades de que se produzca un incumplimiento del contrato, lo que podría tener consecuencias importantes para su organización.
Consejos para el éxito
Déjese tiempo suficiente para una revisión exhaustiva
La lectura y el análisis de cada frase de un contrato puede llevar, sin duda, una cantidad de tiempo considerable, especialmente en el caso de acuerdos largos y complejos, pero es un paso fundamental para proteger a su empresa de riesgos innecesarios. Deje siempre mucho tiempo para sentarse con los contratos de alto valor o de alto riesgo antes de firmarlos. Una coma mal colocada o una frase ambigua pueden dar lugar a errores costosos y evitables.
Haga que varias personas revisen
Siempre es una buena idea que otra persona, además de la que redactó el documento, realice la revisión del contrato. Es más probable que alguien que lea un contrato por primera vez detecte un error o una errata que la persona que redactó el contrato y ha estado mirando la misma información durante mucho tiempo. Hacer que un segundo miembro de su equipo legal, o incluso un abogado especialista en revisión de contratos, revise cada acuerdo importante aumentará sus posibilidades de ejecutar un contrato que cumpla con lo previsto.
Revise los contratos con regularidad
Las revisiones de contratos deben realizarse tanto para los acuerdos existentes como para los contratos nuevos. Cada vez que se prepara para renovar un acuerdo, se tiene la oportunidad de mejorar el contrato basándose en las lecciones aprendidas desde la última vez que se firmó el contrato, arreglar algo que se pasó por alto o cambiar el lenguaje como resultado de las regulaciones o directrices de la industria que han evolucionado desde que se redactó el contrato originalmente. El hecho de que un acuerdo se haya firmado y aceptado inicialmente no debería impedirle revisar y buscar regularmente oportunidades para optimizar o perfeccionar los términos, o tomar medidas para rescindir el contrato en determinadas situaciones.
Aproveche la tecnología
Llevar a cabo un análisis exhaustivo, línea por línea, de un documento escrito es un reto hecho a medida para las soluciones tecnológicas modernas, en particular las herramientas impulsadas por la inteligencia artificial y el aprendizaje automático. Las soluciones de revisión de contratos, incluyendo algunos software de gestión de contratos, ofrecen la capacidad de escanear y analizar automáticamente grandes volúmenes de texto de forma rápida y precisa, y a diferencia de los humanos, no son susceptibles de cometer errores causados por la fatiga, lo cual es una preocupación legítima cuando se revisan contratos largos.
La tecnología no debe reemplazar el proceso de revisión humana, pero cuando se utiliza para complementar los esfuerzos humanos, las soluciones de revisión de contratos pueden ayudar a las personas responsables de este proceso a realizar la tarea de manera mucho más eficiente y precisa.
Para obtener más consejos útiles e información sobre cómo llevar a cabo una revisión de contratos con éxito, descargue La lista de verificación maestra para la revisión y gestión de contratos.
Algunos de estos contenidos fueron publicados anteriormente en el blog de ContractWorks