Muchos de nosotros luchamos por hacer las cosas porque tenemos que depender de otros. Por desgracia, esta dependencia forma parte de los negocios. Para lograr mejor sus objetivos, es vital que aprenda a cerrar el bucle de las acciones para que las cosas se hagan.
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Definición de las comunicaciones de bucle cerrado
Las comunicaciones de bucle cerrado o el cierre del bucle son similares al seguimiento, la comprobación o el cierre del trato. El término proviene de los sistemas de control en los que se cierra el bucle de control para que el sistema se mantenga estable. Lo contrario de un sistema estable es uno inestable. En el lenguaje de los sistemas de control, esto se conoce como un sistema de bucle abierto, ya que no tiene retroalimentación y, por lo tanto, es probable que se descontrole, algo así como los proyectos sin seguimiento.
Estoy seguro de que la mayoría de ustedes han tenido situaciones en las que pensaron que alguien haría algo y resulta que se olvidó, no le hizo caso o hizo lo incorrecto. Todos estos problemas son el resultado de no cerrar el bucle.
Comunicaciones de bucle cerrado durante situaciones de estrés
Las comunicaciones de bucle cerrado son esenciales durante los momentos de estrés y tensión en los que debe quedar muy claro lo que se comunica. Esto es especialmente cierto cuando la vida y la muerte están en juego, como en una sala de operaciones o en el campo de batalla.
Como ejemplo, las comunicaciones por radio de dos vías siguen un protocolo de comunicaciones de bucle cerrado estricto para garantizar que el mensaje se ha recibido. Estoy seguro de que la mayoría de ustedes han oído hablar de lo siguiente:
- Roger significa la letra «R», que a menudo era difícil de entender a través de la radio-significa «mensaje recibido».
- Over significaba «He terminado, ahora puedes hablar».
- Out significaba «He terminado».
Estas palabras y procedimientos estándar hacen que sea sencillo y claro lo que está pasando. Los negocios no son de vida o muerte, como el campo de batalla o la sala de operaciones, pero pueden beneficiarse de una comunicación de circuito cerrado clara y concisa.
Para evitarle el sufrimiento, la angustia y los errores de comunicación, he aquí algunos pasos que le asegurarán que cierre el circuito en todo momento.
Paso 1: Tenga objetivos claros
Uno de los mayores retos a la hora de hacer las cosas es comprender sus verdaderos objetivos. Nada le frustrará más que lanzar a alguien a una tarea que realmente es el tiempo pero que no se comunica así. Tener los objetivos claros significa pensar en lo que hay que hacer y elaborar un plan que tenga sentido. El truco para esto es prepararse cuidadosamente y concretar qué objetivos son importantes y a quién necesita para hacerlos.
Paso 2: Comunicar con claridad
Una comunicación clara significa que su mensaje o tarea está registrando con la audiencia. Esto no significa que hable despacio o que utilice un inglés de cuarto grado. Más bien, necesita tener puntos en su reunión o conversación en los que se pregunte por la claridad y por si su mensaje está llegando. Recuerda que lo que dices puede no estar comunicando el mensaje que pretendías. Por eso necesita escuchar constantemente lo que la gente dice y confirmar que su mensaje o tarea se está transmitiendo.
Paso 3: Crear puntos de seguimiento naturales
Una cosa con la que la mayoría de la gente lucha es cómo dar seguimiento a alguien en una tarea o asignación. Esto puede ser un reto para algunas personas porque no está claro cuándo hacer el seguimiento. Si creas puntos de seguimiento naturales, todas las partes se sentirán mucho más cómodas a la hora de responder a tu llamada o correo electrónico. Estos puntos de seguimiento naturales son creados por la persona que más desea que se complete la acción. Un par de ejemplos de puntos de seguimiento naturales son:
- Tomar la acción de seguimiento en una semana si no tiene noticias de alguien
- Fijar una fecha límite mutua con la que todos estén de acuerdo
- Proporcionar información o retroalimentación antes de una fecha determinada
- Una acción personal de seguimiento con datos/recomendaciones, etc.
- Proporcionar una actualización del estado cuando sucede algo material (e.p. ej., se ha cerrado otro acuerdo, se ha alcanzado un hito, etc.)
Hay varios otros puntos de seguimiento naturales que le resultarán obvios una vez que empiece a buscarlos.
Paso 4: Documentar las discusiones, las acciones y las agendas
Probablemente lo mejor que puede hacer para cerrar el ciclo es enviar las agendas, las notas, las acciones y las conclusiones de las reuniones. Esto puede parecer un montón de trabajo, pero es un gran punto de discusión. Cuando se envían las notas de una reunión, se abre un punto de seguimiento natural que puede aprovecharse para cerrar el ciclo de varias acciones. Sin este punto focal, todas esas acciones colgantes no tendrán hogar. Sus notas de reunión y el seguimiento de las mismas proporcionarán a esas acciones un hogar natural.
Paso 5: Haga un seguimiento cuando lo prometa
Si quiere que la gente haga un seguimiento puntual de sus acciones, entonces tiene que dar el ejemplo. El tono y el tenor de su seguimiento, junto con su puntualidad, mostrarán que usted se preocupa por cerrar el círculo y esto naturalmente se contagiará a los demás. Nada le dice a alguien que es importante cerrar el ciclo como hacer todo lo posible para facilitarle las cosas.
Paso 6: Repita hasta que se cierre
Sólo porque usted le pida a alguien que haga algo, no significa que realmente lo haya escuchado o reconocido que se hará. Esto significa que tiene que repetir los pasos anteriores hasta llegar a la resolución que desea. Esto puede llevar varias reuniones o llamadas telefónicas. De hecho, puede llevarle más tiempo del que había previsto. Lo que hay que recordar es que debe ser diligente si quiere que se haga algo. Eso requiere que comunique constantemente los resultados deseados y que cierre el bucle para asegurarse de que se haga.
La comunicación de bucle cerrado requiere práctica
Como todo, la comunicación de bucle cerrado requiere algo de práctica. Puede resultar incómodo o incluso parecer tonto tener que repetir las cosas o reconocer claramente que se ha recibido un mensaje. Esa incomodidad desaparecerá y descubrirá que puede hacer más cosas con menos dolores de cabeza.