Ya sea que esté comenzando o que haya estado en el negocio por un tiempo, crear y mantener un organigrama de la empresa puede ser una forma extremadamente útil de ilustrar cómo opera su compañía y también puede usarse para mostrar cómo va a crecer y cambiar en el futuro.
¿Qué es un organigrama para una pequeña empresa? Un organigrama empresarial, a veces también denominado «organigrama de la empresa», es una representación visual de la estructura de su negocio: describe el papel de cada empleado y aclara quién rinde cuentas a quién dentro de su empresa. En muchos casos, el desarrollo y la actualización de este organigrama serán competencia del departamento de recursos humanos de su pequeña empresa, pero si actualmente no tiene una rama separada de recursos humanos (o incluso si la tiene) vale la pena entender cómo funcionan estos cuadros y cómo crear uno.
En esta guía, por lo tanto, explicaremos exactamente cómo crear un organigrama empresarial en cuatro sencillos pasos, analizando los distintos tipos de diagramas que puede elegir, así como los diferentes objetivos que debe tener en cuenta al hacer un organigrama para su empresa.
Cómo crear un organigrama empresarial
Aunque ver ejemplos de organigramas empresariales puede ser abrumador, la creación de uno de estos diagramas para su empresa se puede dividir en cuatro sencillos pasos. Si sigue este proceso paso a paso, podrá decidir qué tipo de organigrama es el mejor para su empresa y, en última instancia, desarrollar un cuadro (como muchos otros documentos operativos que tiene) que pueda utilizarse durante todo el ciclo de vida de su negocio. Con esto en mente, empecemos:
Paso 1: Decidir cómo estructurar el organigrama de su negocio.
El primer paso para crear un organigrama para su negocio es decidir qué tipo de organigrama quiere utilizar. Por lo general, hay cuatro diseños populares a considerar y querrá elegir el que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.
Organigrama jerárquico de la empresa
Para empezar, un diagrama jerárquico comienza en la parte superior de la empresa y va bajando por la cadena de mando (como puede ver a continuación). Una línea vertical entre individuos indica que el empleado de arriba supervisa directamente al de abajo. Las jerarquías también muestran las relaciones laterales, en las que dos personas están en igualdad de condiciones dentro del marco de la empresa, pero pueden colaborar o compartir responsabilidades; estos gráficos utilizan líneas horizontales para conectar a los trabajadores laterales. El organigrama de esta empresa muestra cómo está estructurada la compañía, empezando por el director general y avanzando por el resto de la empresa.
Puede ver otro ejemplo a continuación, con una estructura similar, pero en un formato basado en gráficos que incluye imágenes:
En general, la mayoría de las pequeñas empresas utilizan un organigrama jerárquico porque es la opción más sencilla. Dicho esto, puede utilizar este tipo de organigrama empresarial incluso si sólo tiene unos pocos nombres que rellenar: a medida que su empresa crece, es fácil añadir nuevos empleados.
Organigrama empresarial funcional
A continuación, podría considerar un organigrama empresarial funcional si su empresa es lo suficientemente grande como para dividir a los empleados en departamentos. Este tipo de diagrama muestra el jefe de cada departamento y todos los individuos que dependen de él. Un organigrama funcional no es totalmente distinto de un organigrama jerárquico, pero tiene un énfasis ligeramente diferente en función de los diferentes departamentos.
En el ejemplo siguiente, cada cuadro tiene un texto ficticio, pero esto es lo que recomendamos que indique para cada individuo. Puede utilizar esta misma información en todos los organigramas de pequeñas empresas:
- Nombre del empleado (déjelo en blanco si el puesto está abierto)
- Departamento (ventas, marketing, contabilidad, operaciones, etc.)
- Posición o título del trabajo (representante de ventas, supervisor, gerente de cuentas)
- Descripción de las funciones (una o dos frases breves deberían ser suficientes)
- Localización (si tiene más de una oficina)
- Información de contacto (dirección física, número de teléfono o extensión, número de teléfono celular de la empresa, dirección de correo electrónico del trabajo)
- Foto (para reconocerse con facilidad)
Como puede ver, aunque el organigrama funcional de la pequeña empresa es bastante similar a la opción jerárquica, este diagrama puede ser útil para distinguir los departamentos, dando una visión más amplia de cómo funciona su empresa de esta manera específica.
Organigrama empresarial matricial
La tercera opción, denominada organigrama empresarial matricial o interfuncional, es útil si los trabajadores dependen de varios supervisores. Al igual que los gráficos jerárquicos, los organigramas matriciales ilustran las relaciones de supervisión inmediatas entre los empleados, pero también muestran el director de proyecto, el equipo o el departamento al que depende un empleado. Como puede ver en el ejemplo siguiente, las líneas continuas indican una vez más que un individuo es el principal responsable de la persona que está por debajo de él. Las líneas discontinuas demuestran una conexión de informes menos directa, pero no por ello menos importante.
Como muestra este organigrama del Project Management Institute, el organigrama matricial de la pequeña empresa suele ser utilizado por empresas con directores de proyecto que trabajan en diferentes equipos. Del mismo modo, puede encontrar que las empresas basadas en productos, investigación e ingeniería son más propensas a utilizar este tipo de diagrama para ilustrar su estructura empresarial.
Organigrama empresarial circular
Por último, la última opción a considerar es el organigrama empresarial circular. El diagrama de círculo se ha vuelto cada vez más popular, especialmente entre las pequeñas empresas de nueva creación que desean descartar las jerarquías empresariales tradicionales. La idea que subyace en estos gráficos (que se muestran a continuación) es que todos los equipos -y los empleados que los componen- desempeñan un papel igual de importante en la empresa.
Una vez más, aunque este ejemplo muestra un texto ficticio, puedes ver cómo completarías el gráfico basándote en la información de tu empresa. Cada departamento constituye un radio de la rueda y los empleados que lo componen aparecen en cada sección. Como hemos comentado anteriormente, usted rellenaría la información esencial de cada empleado -nombre, cargo, breve descripción, información de contacto, etc.
Por último, este primer paso puede llevarle tiempo -deberá tener en cuenta su negocio tal y como existe ahora y cómo quiere que crezca- para poder determinar cuál de estas cuatro opciones de organigrama funcionará mejor para ilustrar la estructura de su empresa.
Paso 2: Recopilar la información de los empleados y clasificar los datos.
Ahora, una vez que haya decidido el tipo de organigrama empresarial que utilizará, el resto del desarrollo de su organigrama es bastante sencillo.
Por lo tanto, para su siguiente paso, querrá escribir una lista de todos los empleados de su empresa e incluir la información pertinente sobre ellos que mencionamos anteriormente.
Si ha seleccionado un cuadro jerárquico, colocará a cada individuo en su orden apropiado en la lista. El propietario de la empresa ocupa el primer nivel, cualquier persona que dependa directamente de él pertenece al segundo nivel, y el gráfico progresa a partir de ahí. Si has elegido un gráfico funcional o de círculos, organizarás tu lista por cada departamento, como se muestra en los ejemplos que hemos explicado anteriormente. Por último, si ha optado por un organigrama matricial para pequeñas empresas, querrá asegurarse de anotar todas las relaciones de supervisión.
Paso 3: Decida cómo va a completar su organigrama empresarial.
Después de haber reunido toda la información que necesita para sus empleados y de haberla clasificado en función del tipo de organigrama que haya seleccionado, querrá determinar cómo va a completar su organigrama. Como has visto en nuestros ejemplos anteriores, hay imágenes y plantillas de organigramas para pequeñas empresas que puedes descargar y editar utilizando un programa de software como Adobe Photoshop.
Por otro lado, puedes optar por crear el organigrama de tu empresa en un programa sencillo y fiable que ya tengas, como Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint o Word) o Google Sheets. También tienes la opción de comprar una plantilla de un proveedor como SmartDraw o Lucidchart. Sin embargo, para sacar el máximo provecho de su inversión, podría considerar la compra de un software de RRHH o de nóminas que incluya esta funcionalidad (entre otras características). Como ejemplo, la plataforma todo incluido de Gusto te permite crear un organigrama dentro de su sistema, así como gestionar tus tareas esenciales de nóminas y RRHH.
Aunque técnicamente podrías diagramar el organigrama de tu pequeña empresa a mano, si utilizas una plantilla o un software online, podrás modificar tu gráfico con facilidad a medida que tu negocio se amplíe y el personal cambie.
Paso 4: Rellena tu organigrama empresarial y archívalo de forma segura.
Por último, una vez que hayas elegido cómo vas a completar tu organigrama, estarás listo para rellenarlo realmente.
Con los datos que has recopilado, rellenarás cada casilla o rama del organigrama que hayas elegido. Una vez más, si tu diagrama es jerárquico, empezarás con el propietario o director general de la empresa en la parte superior. A continuación, crearás una casilla debajo del propietario para cada persona que sea un subordinado inmediato, y dibujarás una línea vertical sólida hacia abajo desde el propietario hasta cada uno de estos supervisores. Continuará este proceso para cada nivel de la cadena de mando de la empresa y bajará por la escalera corporativa hasta que haya colocado a todos los empleados en el gráfico.
Si su gráfico es un diseño funcional, rellenará las casillas primarias con la información del jefe de cada departamento y el resto con la información de cada persona que dirigen directamente. Seguirá el mismo procedimiento con un gráfico matricial; con este gráfico, sin embargo, no olvide incluir a los gerentes secundarios al lado de cada departamento, y haga líneas de puntos (o alguna otra distinción) entre las cajas para representar esas relaciones de supervisión adicionales.
Por último, con un organigrama circular, agregará la información de los empleados y los deberes de cada departamento a la rebanada de pastel correspondiente, y su diagrama está completo.
Una vez que haya completado el organigrama de su pequeña empresa, querrá asegurarse de guardarlo en una ubicación segura, si no está utilizando un software de recursos humanos u otro programa que le permita guardarlo dentro de ese sistema. Usted querrá mantener su organigrama a mano para actualizarlo a medida que su negocio crezca y cambie.
En este sentido, también es útil almacenar una copia de su organigrama en un servidor compartido de la empresa, en una unidad de disco o en un portal de empleados para que todos en su empresa puedan verlo (pero no cambiarlo); de esta manera, todos en su organización pueden entender cómo está estructurada la empresa y consultar el organigrama cuando sea necesario.
Plantillas de organigramas para pequeñas empresas
Si no está listo para invertir en una plataforma de software para construir su diagrama, puede estar interesado en explorar diferentes plantillas de organigramas para pequeñas empresas. Como hemos mencionado, hay soluciones conocidas, como Microsoft Office, que ofrecen plantillas de organigramas que puedes descargar y utilizar para tu negocio. Veamos algunos ejemplos:
- Microsoft Office: En la sección de plantillas del sitio web de Office, puede encontrar varias plantillas de organigramas empresariales gratuitas que puede descargar y personalizar en PowerPoint, Word o Excel. Para una opción de organigrama simple, puede empezar con este «Organigrama mínimo».
- 24Slides: Entre otras opciones de plantillas para empresas, 24Slides ofrece plantillas gratuitas de organigramas para pequeñas empresas que puedes copiar y editar dentro de Google Slides. También ofrecen estas plantillas en diferentes tipos, incluyendo el clásico gráfico jerárquico, así como el gráfico circular.
- Canva: La plataforma de edición de imágenes y gráficos Canva te permite diseñar y personalizar tu propio organigrama empresarial (de forma gratuita, solo tienes que registrarte para obtener una cuenta) utilizando su sistema.
- Vizzlo: Aunque Vizzlo ofrece planes de pago, con su versión gratuita puedes acceder a más de 100 tipos de organigramas diferentes, incluyendo plantillas orgánicas para pequeñas empresas. Además, tiene la opción de editar su plantilla dentro de Vizzlo, o crear su organigrama directamente en PowerPoint o Google Slides utilizando una integración de Vizzlo.
Por supuesto, estas son sólo algunas opciones – hay numerosas plantillas y ejemplos adicionales que puede encontrar buscando y navegando en línea.
Los beneficios de un organigrama empresarial
Como hemos demostrado a través de nuestra guía de cuatro pasos, la creación de un organigrama empresarial puede ser un proceso bastante directo y simple. Sin embargo, si está empezando, o no tiene un empleado o departamento dedicado a trabajar en el desarrollo de este gráfico, puede preguntarse si realmente necesita un organigrama. En última instancia, la decisión depende de usted, pero, para ello, vale la pena destacar algunos de los beneficios de uno de estos diagramas y por qué pueden ser tan útiles para su pequeña empresa.
Aclarar la estructura de gestión
Si acaba de empezar su negocio, el proceso necesario para construir un organigrama empresarial le obliga a distribuir oficialmente las tareas y a concretar las funciones de cada individuo y el propósito de cada departamento en su empresa. Esto evitará confusiones más adelante, cuando su empresa crezca. Por supuesto, siempre se puede reestructurar el organigrama de la empresa en el futuro; sin embargo, si se esbozan las expectativas de cada puesto desde el principio, ya se ha dado un paso adelante en el proceso empresarial.
Por otro lado, si su empresa está más establecida, un organigrama empresarial ayuda tanto a los empleados nuevos como a los ya existentes a entender dónde encajan dentro del marco de la empresa, lo que aclara cualquier duda sobre la cadena de mando. Esta transparencia ahorra tiempo y aumenta la eficiencia, ya que los trabajadores pueden consultar su organigrama y determinar exactamente con quién deben hablar cuando se enfrentan a un determinado problema. Además, si el organigrama de su empresa está bien estructurado, sus empleados ya sabrán no sólo el nombre de la persona adecuada a la que deben consultar, sino también qué cargo ocupan y qué responsabilidades supervisan.
Aumentar la eficiencia operativa
Otro beneficio de crear y mantener un organigrama de la pequeña empresa es que, al hacerlo, puede examinar la estructura actual de su empresa y descubrir posibles formas de mejorarla. ¿Algunos empleados son responsables de demasiadas tareas y otros de muy pocas? ¿Existe un solapamiento innecesario entre los distintos trabajadores? ¿Hay tareas que no se cumplen? ¿Debería reorganizarse para satisfacer esas necesidades, contratar más trabajadores o incluso subcontratar esas tareas? Es posible que descubra que puede utilizar mejor a los trabajadores que ya tiene y, por tanto, aumentar la productividad.
Un organigrama empresarial también puede mejorar la comunicación interfuncional en toda la empresa, lo que conduce a una gestión más eficaz de los proyectos. Es más fácil llevar a cabo las tareas que implican a varios trabajadores o equipos cuando la estructura de informes está clara y todo el mundo sabe con quién tiene que hablar sobre qué.
Demostrar el éxito actual
Incluso si cree que su negocio no se beneficiaría de un organigrama, puede descubrir que los posibles prestamistas quieren ver uno cuando solicite financiación. Al igual que un plan de negocios, los bancos, las instituciones como la SBA, y los inversores potenciales quieren asegurarse de que usted ha considerado cuidadosamente la estructura de su negocio, ya que dicha preparación es a menudo un indicador del éxito futuro.
Como profesionales financieros, también querrán asegurarse de que el método de organización de la empresa que ha elegido es uno que creen que tiene posibilidades de prosperar, de modo que pueda devolver su posible préstamo empresarial a tiempo.
Facilitar la planificación futura
Por último, un organigrama de la pequeña empresa puede ayudarle a prepararse para la evolución y expansión de su negocio. En este sentido, le recomendamos que cree dos versiones de su organigrama: una que refleje la estructura actual de su empresa y otra que muestre sus objetivos de crecimiento. Incluso podría considerar la posibilidad de crear otros organigramas que indiquen cómo podría reorganizarse en caso de que se produzcan cambios inesperados, como la reducción de la financiación o la salida repentina de un empleado clave.
Su segundo organigrama empresarial, por supuesto, tendrá muchos espacios en blanco: espacio para todos los puestos que le gustaría ocupar en el futuro a medida que implemente sus estrategias de crecimiento empresarial. De esta manera, puede utilizar su organigrama para encontrar posibles agujeros que existen en su dotación de personal actual, y tendrá una hoja de ruta incorporada para futuras contrataciones.
El resultado final
Al final del día, tomarse el tiempo para planificar y crear un organigrama empresarial puede ser extremadamente beneficioso para su pequeña empresa, ahora y en el futuro. Ya sea que desarrolle este diagrama usted mismo o trabaje con su equipo para hacerlo, puede seguir nuestros cuatro simples pasos para completar el proceso de manera relativamente rápida y fácil.
Además, si ya utiliza un software de nómina o de recursos humanos, puede verificar si su plataforma ya incluye un constructor de organigramas. Si no lo hace, puede decidir utilizar una de las plantillas que hemos comentado aquí. Por otro lado, si no tienes un software de RRHH o de nóminas, puedes considerar explorar algunas de las mejores opciones que existen -Gusto, Zenefits, etc.- ya que cualquiera de estas soluciones no sólo te permitirán crear un organigrama de pequeña empresa, sino que también te ayudarán a realizar de forma eficiente y eficaz una parte importante de tus operaciones diarias.