Comprueba qué empleados puedes poner en excedencia para utilizar el Plan de Retención de Empleo por Coronavirus

Para utilizar el plan, los pasos que tendrás que dar son:

1. Comprueba si puedes reclamar.

2. Comprueba qué empleados puedes poner en excedencia.

3. Pasos a seguir antes de calcular tu reclamación.

4. Calcule cuánto debe reclamar.

5. Reclame los salarios de sus empleados en línea.

6. Informe un pago en PAYE Real Time Information.

Para los periodos que finalizan el 30 de abril de 2021 o antes, puede reclamar por los empleados que estaban contratados el 30 de octubre de 2020, siempre que haya realizado un envío de Información en Tiempo Real (RTI) de PAYE a HMRC entre el 20 de marzo de 2020 y el 30 de octubre de 2020, notificando un pago de ganancias para ese empleado. No es necesario haber reclamado previamente por un empleado antes del 30 de octubre de 2020 para reclamar por los períodos a partir del 1 de noviembre de 2020.

Para los períodos que comienzan a partir del 1 de mayo de 2021, puede reclamar por los empleados que fueron contratados el 2 de marzo de 2021, siempre que haya realizado una presentación de información en tiempo real (RTI) de PAYE a HMRC entre el 20 de marzo de 2020 y el 2 de marzo de 2021, notificando un pago de ganancias para ese empleado. No es necesario haber reclamado previamente por un empleado antes del 2 de marzo de 2021 para reclamar por periodos que comiencen a partir del 1 de mayo de 2021.

Puede reclamar por empleados con cualquier tipo de contrato laboral, incluidos los contratos a tiempo completo, a tiempo parcial, de agencia, flexibles o de cero horas. Los extranjeros son elegibles para ser despedidos. Las ayudas del régimen no se contabilizan como «acceso a fondos públicos», y puede despedir a empleados con todas las categorías de visado.

Existen normas sobre lo que sus empleados pueden hacer mientras están de permiso.

Compruebe cómo afectan las diferentes condiciones de empleo a la elegibilidad

Hay diferentes grupos de empleados que pueden acogerse al régimen.

Si su empleado tiene un contrato de duración determinada

Si el contrato de duración determinada del empleado aún no ha expirado, puede ser prorrogado o renovado.

Para los periodos que terminan el 30 de abril de 2021 o antes, puede poner al empleado en excedencia siempre que haya sido contratado por usted el 30 de octubre de 2020 o antes. Usted debe haber hecho una presentación de Información en Tiempo Real (RTI) de PAYE a HMRC entre el 20 de marzo de 2020 y el 30 de octubre de 2020, notificando un pago de ganancias para ese empleado.

Si el contrato de duración determinada de su empleado expiró en o después del 23 de septiembre de 2020, puede ser reempleado y reclamado. Esto se aplica siempre y cuando su empleado estaba empleado por usted el 23 de septiembre de 2020 y usted hizo una presentación de Información en Tiempo Real (RTI) de PAYE a HMRC entre el 20 de marzo de 2020 y el 30 de octubre de 2020, notificando un pago de ganancias para ese empleado.

Para los períodos que comienzan en o después del 1 de mayo de 2021, puede poner al empleado en excedencia siempre y cuando estuviera empleado por usted el 2 de marzo de 2021, siempre y cuando haya hecho una presentación de Información en Tiempo Real (RTI) de PAYE a HMRC entre el 20 de marzo de 2020 y el 2 de marzo de 2021.

Si emplea a aprendices

Los aprendices pueden ser despedidos de la misma manera que otros empleados y pueden seguir formándose mientras están de permiso.

Sin embargo, debe pagar a sus aprendices al menos el Salario Mínimo de Aprendizaje/Salario Nacional de Vida/Salario Mínimo Nacional (AMW/NLW/NMW) según corresponda por todo el tiempo que pasen formándose. Esto significa que por el tiempo que pasen formándose debes cubrir cualquier déficit entre la cantidad que puedes reclamar por sus salarios a través de este esquema y su salario mínimo apropiado.

Hay orientación disponible para los cambios en los acuerdos de aprendizaje de aprendices debido a la coronación en:

• Inglaterra
• Escocia
• Gales
• Irlanda del Norte

Si su empleado es un profesor suplente

Los profesores suplentes pueden acogerse al régimen de la misma manera que los demás empleados y pueden seguir siendo reclamados durante los períodos de vacaciones escolares siempre que se cumplan los criterios habituales de elegibilidad.

Si ha consolidado su nómina y tiene nuevos empleados en ella

Cuando un grupo de empresas tiene múltiples regímenes de PAYE y hay una transferencia de todos los empleados de estos regímenes a un nuevo régimen de PAYE consolidado, el nuevo régimen será elegible para continuar con el permiso y reclamar por los empleados.

Transferencias de empleados bajo TUPE y en un cambio de propiedad

Si está reclamando por un período entre el 1 de noviembre de 2020 y el 30 de abril de 2021 y emplea a alguien que fue transferido desde otro negocio, puede reclamar bajo las reglas normales si se incluyeron en una presentación de información en tiempo real de PAYE (RTI) a HMRC el 30 de octubre de 2020 o antes.

De lo contrario, todavía puede ser elegible para reclamar con respecto a los empleados si las reglas de sucesión de negocios TUPE o PAYE se aplican al cambio de propiedad.

El nuevo empleador puede reclamar por los empleados transferidos entre el 1 de septiembre de 2020 y el 30 de abril de 2021. Los empleados transferidos deben haber sido:

• empleados por el antiguo empleador el 30 de octubre de 2020 o antes
• transferidos de su antiguo empleador a su nuevo empleador el 1 de septiembre de 2020 o después
• incluidos en una presentación de información en tiempo real (RTI) de PAYE a HMRC, por su antiguo empleador, entre el 20 de marzo de 2020 y el 30 de octubre de 2020

Si está reclamando por un período que comienza el 1 de mayo de 2021 o después y emplea a alguien que fue transferido de otra empresa, puede reclamar bajo las reglas normales si fueron incluidos en una presentación de Información en Tiempo Real (RTI) de PAYE a HMRC el 2 de marzo de 2021 o antes.

De lo contrario, usted todavía puede ser elegible para reclamar con respecto a los empleados si las normas TUPE o PAYE sucesión de empresas se aplican al cambio de propiedad.

El nuevo empleador puede reclamar para los empleados transferidos en o después del 1 de enero de 2021. Los empleados transferidos deben haber sido:

• empleados por el antiguo empleador el 2 de marzo de 2021 o antes
• transferidos de su antiguo empleador a su nuevo empleador el 1 de enero de 2021 o después
• incluidos en una presentación de información en tiempo real (RTI) de PAYE a HMRC, por su antiguo empleador, entre el 20 de marzo de 2020 y el 2 de marzo de 2021

Lea más orientación sobre las normas TUPE.

Lea más orientación sobre la sucesión de empresas.

Si su empleado tiene más de un puesto de trabajo u otras funciones

Si su empleado tiene más de un puesto de trabajo

Si su empleado tiene más de un empleador puede ser furloughed por cada puesto de trabajo.

Los empleados pueden ser furloughed en un puesto de trabajo y recibir un pago furloughed pero seguir trabajando para otro empleador y recibir sus salarios normales.

Si su empleado ha tenido varios empleadores en el último año

Si un empleado ha tenido varios empleadores en el último año, sólo ha trabajado para uno de ellos en cualquier momento, y está siendo furloughed por su actual empleador, sus antiguos empleadores no deben volver a contratarlos, ponerlos en furlough y reclamar sus salarios a través del régimen.

Si su empleado realiza trabajos de voluntariado

Un empleado en excedencia puede participar en trabajos de voluntariado durante las horas en las que usted registra a su empleado como en excedencia siempre que sea para otro empleador u organización.

Si su empleado realiza actividades de formación

Los empleados con permiso de trabajo pueden participar en actividades de formación durante las horas que usted registra a su empleado como de permiso, siempre y cuando al realizar la formación el empleado no preste servicios a, o genere ingresos para, o en nombre de su organización o de una organización vinculada o asociada. Se debe animar a los empleados en excedencia a que realicen la formación.

Cuando los empleados en excedencia realicen la formación durante las horas en las que usted registra a su empleado como en excedencia, a petición de su empleador, tienen derecho a que se les pague al menos el salario mínimo nacional correspondiente por este tiempo. En la mayoría de los casos, el pago del 80% del salario regular del empleado, hasta un valor de 2.500 libras esterlinas, proporcionará suficiente dinero para cubrir estas horas de formación. Sin embargo, si el tiempo dedicado a la formación da derecho a un salario mínimo superior a la paga de excedencia, los empresarios deberán pagar el salario adicional (véase la sección sobre el salario mínimo nacional para más detalles).

Empleados en excedencia que trabajan como representantes sindicales o no sindicales o como administradores de pensiones

Durante las horas en las que usted registra a su empleado como en excedencia, los empleados que son representantes sindicales o no sindicales pueden llevar a cabo tareas y actividades con el fin de representar individual o colectivamente a los empleados u otros trabajadores. Sin embargo, al hacerlo, no deben prestar servicios ni generar ingresos para su organización o para una organización vinculada o asociada.

Durante las horas en las que registre a su empleado como en excedencia, los empleados que sean fideicomisarios de un plan de pensiones o directores fiduciarios de un fideicomisario corporativo pueden realizar tareas fiduciarias en relación con el plan de pensiones. Sin embargo, un fideicomisario profesional e independiente del plan de pensiones que haya sido despedido por la empresa fiduciaria independiente no puede realizar tareas fiduciarias que presten servicios a la empresa fiduciaria independiente o a cualquier organización vinculada o asociada a dicha empresa fiduciaria independiente, o que generen ingresos para la misma, durante las horas en las que usted lo registre como despedido.

Si ha despedido a sus empleados

En los casos en los que deba realizar despidos, debe hacerlo de acuerdo con las normas habituales. Esto incluye dar un plazo de preaviso y consultar al personal antes de tomar una decisión definitiva. Para los periodos de reclamación relativos a noviembre, puede seguir reclamando por un empleado suspendido que esté cumpliendo un periodo de preaviso legal, sin embargo, las subvenciones no pueden utilizarse para sustituir las indemnizaciones por despido.

Para los periodos de reclamación que comiencen a partir del 1 de diciembre de 2020, no puede reclamar por ningún día a partir del 1 de diciembre de 2020 durante el cual el empleado suspendido estuviera cumpliendo un periodo de preaviso contractual o legal para el empleador (esto incluye a las personas que estén cumpliendo un preaviso de jubilación o dimisión). Si un empleado comienza posteriormente un periodo de preaviso contractual o legal en un día cubierto por una reclamación presentada previamente, deberá realizar un ajuste.

Si despide a un empleado, debe basar la indemnización por despido legal y por preaviso legal en su salario normal y no en el salario reducido por suspensión.

Para los periodos de reclamación entre el 1 de noviembre de 2020 y el 30 de abril de 2021

Si ha despedido a un empleado, o éste ha dejado de trabajar para usted a partir del 23 de septiembre de 2020, puede volver a contratarlo y ponerlo en excedencia. Esto se aplica siempre y cuando el empleado haya sido contratado por usted el 23 de septiembre de 2020 y usted haya realizado una presentación de información en tiempo real (RTI) de PAYE a HMRC entre el 20 de marzo de 2020 y el 30 de octubre de 2020, notificando un pago de ganancias para ese empleado.

Si la salud de su empleado se ha visto afectada por el coronavirus o cualquier otra condición

Su empleado tiene derecho a la subvención y puede ser despedido, si no puede trabajar, incluso desde casa o trabajando en horario reducido porque:

• sea clínicamente extremadamente vulnerable, o corra el mayor riesgo de contraer una enfermedad grave por coronavirus y, siguiendo las orientaciones de salud pública,
• tenga responsabilidades de cuidado derivadas del coronavirus, como el cuidado de niños que estén en casa como consecuencia del cierre de escuelas y guarderías, o el cuidado de una persona vulnerable en su hogar

Si su empleado se autoaísla o está de baja por enfermedad

Si su empleado está de baja por enfermedad o se autoaísla como consecuencia del coronavirus, es posible que pueda recibir la paga por enfermedad reglamentaria (SSP). El Plan de Mantenimiento del Empleo por Coronavirus no está pensado para ausencias breves del trabajo por enfermedad.

La enfermedad de corta duración o el autoaislamiento no deben ser una consideración a la hora de decidir si se da de baja a un empleado. Sin embargo, si el empresario desea suspender a un empleado por motivos empresariales y éste se encuentra de baja por enfermedad, puede hacerlo, al igual que los demás empleados. En estos casos, el empleado dejará de recibir la paga por enfermedad y se le clasificará como empleado suspendido.

Los empleadores pueden suspender a los empleados que sean clínicamente muy vulnerables o que corran el mayor riesgo de contraer una enfermedad grave por el coronavirus. Son los empleadores los que deciden si suspenden a estos empleados. No es necesario que el empresario se enfrente a una mayor reducción de la demanda o que esté cerrado para poder reclamar por estos empleados.

Puede reclamar tanto el Plan de Retención de Empleo por Coronavirus como el plan de reembolso del SSP por el mismo empleado, pero no por el mismo periodo de tiempo. Cuando un empleado está de baja, sólo puede reclamar los gastos a través del Plan de Retención de Empleo por Coronavirus, y no del plan de descuentos del SSP. Si un empleado que no está de baja enferma por el coronavirus y necesita autoaislarse o protegerse, puede acogerse al plan de descuentos del SSP, en el que puede reclamar hasta 2 semanas de SSP por empleado.

Si su empleado enferma mientras está de baja

Los empleados de baja mantienen sus derechos legales, incluido el derecho al SSP. Esto significa que los empleados suspendidos que se enferman, debido al coronavirus o cualquier otra causa, deben recibir al menos el SSP. A condición de que se cumplan los requisitos, esto incluye a los que se autoaíslan o son clínicamente muy vulnerables a causa del coronavirus. Los empleadores deben decidir si trasladan a estos empleados al SSP o si los mantienen en excedencia, con su tarifa de excedencia.

Si un empleado en excedencia que enferma es trasladado al SSP, los empleadores ya no pueden reclamar el salario de excedencia. Los empleadores están obligados a pagar el SSP ellos mismos, aunque pueden tener derecho a una rebaja de hasta 2 semanas de SSP si la enfermedad está relacionada con el coronavirus.

Si los empleadores mantienen al empleado enfermo con permiso de trabajo en la tarifa de permiso de trabajo durante el período en que está enfermo, siguen teniendo derecho a reclamar estos costes a través del régimen de permiso de trabajo.

Si su empleado está de baja o acaba de regresar

Si su empleado está de baja o acaba de regresar de un permiso parental reglamentario

Se aplican las normas habituales para el permiso y la retribución por maternidad, paternidad compartida, adopción, paternidad o duelo parental.

Puede que tenga que calcular el promedio de ingresos semanales de su empleado de manera diferente, si su empleado fue despedido y luego comenzó a reclamar el pago legal por paternidad en o después del 25 de abril de 2020 para:

• pago por maternidad
• pago por adopción
• pago por paternidad
• pago parental compartido
• pago por duelo parental

Puede reclamar a través del régimen una paga contractual mejorada (relacionada con los ingresos) para los empleados que reúnan los requisitos para:

• pago por maternidad
• pago por adopción
• pago por paternidad
• pago por paternidad compartida
• pago por duelo parental

También puede solicitar información sobre lo que puede reclamar si su empleado sigue disfrutando del permiso de maternidad, el permiso por adopción, el permiso por paternidad, el permiso parental compartido o el permiso por duelo parental.

Finalización anticipada de la baja por maternidad para ser despedida

Si su empleada decide finalizar anticipadamente su baja por maternidad para poder ser despedida (con su acuerdo), tendrá que avisarle con un mínimo de 8 semanas de antelación de su vuelta al trabajo, pero puede aceptar un aviso más corto en determinadas circunstancias. No podrá despedirle hasta que hayan transcurrido las 8 semanas o hasta la fecha en que haya acordado que se reincorpore al trabajo.

Si su empleada percibe el subsidio de maternidad

Si su empleada percibe el subsidio de maternidad mientras está de baja por maternidad, no debe percibir la paga de despido al mismo tiempo.

Si su empleada ha aceptado la excedencia, dígale que se ponga en contacto con el Jobcentre Plus para suspender los pagos del subsidio de maternidad.

Puede solicitar un subsidio para otros tipos de empleados

Puede solicitar un subsidio para otros tipos de empleados siempre que se les pague a través de PAYE.

Puedes reclamar por:

• Titulares de oficinas (incluidos los directores de empresas)
• Miembros asalariados de sociedades de responsabilidad limitada (LLP)
• Trabajadores de agencias (incluidos los contratados por empresas paraguas)
• Trabajadores de la categoría b)
• Trabajadores eventuales del sector público
• Contratistas con contratos del sector público en el ámbito de aplicación del IR35-normas de trabajo de la nómina (IR35)
• individuos con un período de pago anual

Después de haber comprobado qué empleados puede reclamar

Una vez que sepa si puede poner a sus empleados en excedencia y reclamar a través del régimen, debe acordarlo con ellos antes de iniciar la reclamación.