Contabilización de las ventas de tarjetas regalo: más de mil millones de dólares se quedan sin utilizar cada año, lo que supone una responsabilidad única para los operadores comerciales
La llegada del verano da lugar a muchas cosas, desde salir a cenar a ese popular café cercano hasta comprar un nuevo vestuario. ¿Qué mejor momento para dar un buen uso a esas tarjetas regalo de la temporada de vacaciones? Una pregunta aún más importante es: ¿qué pasa con esas tarjetas de regalo vendidas y recibidas en diciembre de 2017, hace más de 20 meses?
Las ventas de tarjetas de regalo y certificados de regalo de minoristas, restaurantes y servicios de estilo de vida se dispararon a un máximo histórico hace apenas nueve meses para superar el punto de referencia del año anterior. El fenómeno de las tarjetas regalo lleva más de 35 años ganando adeptos y es más popular que nunca debido a su comodidad. Según Statista, durante el período de 10 años entre 2008 y 2018, se ha registrado un aumento de 91.000 millones de dólares a 160.000 millones de dólares en las ventas de tarjetas de regalo. La trayectoria ascendente de las tarjetas de regalo, un gran recurso para los destinatarios difíciles de comprar, está directamente relacionada con esta era moderna de las compras en línea.
Además de los regalos, las tasas de autocompra también han aumentado entre más de la mitad de los consumidores. Esta tendencia es especialmente popular entre los millennials, que suelen recargar tarjetas de cadenas de café y de servicios relacionados con el estilo de vida.
No sólo son convenientes para los que dan y los que reciben los regalos, los beneficios de las tarjetas y los certificados de regalo son abundantes para las empresas emisoras. Son una fuente importante de dinero en efectivo y un catalizador para que los consumidores «gasten más» y se reduzcan las devoluciones. Según un estudio de First Data 2018 Prepaid Consumer Insights, el consumidor medio gasta 59 dólares por encima del valor original de las tarjetas regalo, con una media de tarjetas regalo de supermercado de un asombroso 94% por encima de la denominación original. Las categorías más populares son los restaurantes finos, los restaurantes rápidos e informales y las farmacias.
Entre los aspectos de la contabilidad de las tarjetas de regalo para los emisores comerciales
Volviendo a esas tarjetas de regalo vendidas en 2017, hace más de un año. Se ha informado que aproximadamente del 10 al 20 por ciento de las tarjetas de regalo permanecen inactivas. MarketWatch estima que 1.000 millones de dólares en tarjetas regalo quedan sin usar cada año. Las razones citadas van desde el extravío o la pérdida hasta el olvido. Además de una pérdida económica para el que regala y el que recibe, las tarjetas regalo no utilizadas generan una serie de problemas contables relacionados con el canje, o la falta de él.
La regulación de las tarjetas regalo se rige por la Ley Federal de Tarjetas de Crédito de 2009, una ley federal que regula a los emisores de tarjetas de crédito. Las tarjetas de regalo y los certificados de regalo -no las tarjetas de débito emitidas por los bancos- entran en el ámbito de la Ley CARD. Con el objetivo de proteger al consumidor y darle poder, la Ley exige que se informen las fechas de caducidad y las comisiones, limita las comisiones por inactividad y por servicio, y establece una fecha de caducidad mínima de cinco años para las tarjetas regalo.
Aunque la Ley CARD nació de una ley federal, obliga a los estatutos estatales a definir si los fondos de las tarjetas no canjeados se transfieren a las reservas estatales y/o cuándo lo hacen.
Conocidos comúnmente como «escheatment», estos estatutos especifican cuándo los fondos no utilizados deben remitirse al gobierno estatal correspondiente. Por supuesto, cada estado tiene su propio estatuto. Por ejemplo, Nueva Jersey, Nueva York y Florida ofrecen una visión única de la confiscación. Cada uno de ellos tiene su propia definición de tarjeta o certificado de regalo, así como las fechas de caducidad, la provisión de tasas y la provisión de confiscación. A menudo considerados como propiedad no reclamada, las empresas deben tener un sistema de documentación para el seguimiento de las tarjetas de regalo no utilizadas. A su vez, esto desencadena la remisión al estado una vez superado el período de inactividad.
La contabilidad de las tarjetas regalo y los certificados de regalo está definida por las normas del Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado (GAAP). La directriz hace hincapié en un hecho muy importante: los ingresos de las tarjetas regalo no son el dinero del vendedor. Representa la intención de hacer negocios en el futuro. En resumen, las tarjetas y certificados de regalo son un método de pago alternativo que se presta en el momento en que se prestan los servicios o productos.
Como las ventas de tarjetas y certificados de regalo no son ingresos, se registran como un pasivo en el balance. Todas las empresas que emiten tarjetas o certificados deben mantener un activo en la cuenta bancaria correspondiente. La transacción no se registra en absoluto en la cuenta de resultados. En su lugar, el efectivo va a una cuenta de depósito, separada de la cuenta bancaria, de la que se puede disponer después de que la tarjeta o el certificado se canjee.
Aunque el aumento de las ventas de tarjetas regalo puede ser un buen augurio para los propietarios de negocios en esta era moderna, el aumento de las ventas de tarjetas regalo también puede traducirse en un aumento del pasivo. A su vez, el valor del negocio disminuye. Para aquellas tarjetas regalo cuyo canje parece poco probable, los ingresos se reconocen como ingresos por rotura. Las empresas suelen utilizar el análisis histórico y las tendencias para estimar el importe de la rotura y reconocer los ingresos.
Los desafíos contables únicos que plantean las tarjetas regalo y los certificados de regalo evocan el debate sobre la contabilidad de caja frente a la contabilidad de devengo (base GAAP). En cuanto a la contabilidad de caja, algunos profesionales dejan la venta en la cuenta de resultados, lo que permite determinar más fácilmente los ingresos netos vendidos frente a los canjeados. En este caso, los propietarios no consideran la venta como efectivo operativo.
El tratamiento fiscal de los ingresos por tarjetas regalo es un poco complejo. Los ingresos por la venta de tarjetas regalo se consideran pagos anticipados por bienes y servicios según la Rev. Proc. 2004-34. Para los ejercicios fiscales que comiencen después del 1 de enero de 2018, los contribuyentes pueden optar por diferir los ingresos de las tarjetas regalo al final del ejercicio fiscal siguiente al de su recepción si esos ingresos también se han diferido a efectos de los estados financieros. En otras palabras, los ingresos reconocidos a efectos fiscales no pueden ser posteriores a cuando se reconocen a efectos de información financiera.
Esto difiere del tratamiento anterior para los ejercicios fiscales que comienzan antes del 1 de enero de 2018, donde había dos métodos para contabilizar los pagos anticipados: el método de inclusión total y el método de aplazamiento. Los contribuyentes que utilizaban el método de inclusión total reconocían los recibos de las tarjetas y certificados de regalo en el año fiscal de su recepción. El momento en el que se obtuvo el pago era irrelevante.
El método de aplazamiento reconocía dos tipos diferentes de contribuyentes: aquellos con estados financieros aplicables y aquellos sin estados financieros aplicables. Los contribuyentes con estados financieros aplicables reconocían los ingresos de las tarjetas regalo como ingresos en el ejercicio fiscal en que se recibían si esos ingresos se reconocían en los ingresos en el estado financiero aplicable. Cualquier importe restante se incluía en la renta bruta del ejercicio fiscal siguiente. Si el contribuyente no disponía de un estado financiero aplicable, reconocía los ingresos de las tarjetas regalo en el ejercicio fiscal en que se recibían en la medida en que se obtenían. Cualquier cantidad no reconocida como ingreso en el año fiscal de la recepción se reconoció en el año siguiente.
Los contribuyentes que emiten tarjetas de regalo a cambio de bienes devueltos pueden tratar la emisión de tarjetas de regalo como un pago en efectivo, con la aprobación del IRS.
No hay duda de que las tarjetas de regalo y los certificados – en sus formas de papel, plástico y digital – están aquí para quedarse. Y, según las tendencias recientes, seguirán ganando aún más terreno. Aunque los tratamientos de la metodología contable pueden variar, también lo hacen las definiciones y los estatutos estatales. Como resultado, la única manera de que las empresas garanticen el cumplimiento y la precisión es recurrir a un asesor empresarial de confianza con conocimientos y experiencia en las complejidades del sector de los productos de consumo.