Conoce su pequeña empresa como la palma de su mano. Ha dedicado horas a su diseño y organización, pero ¿siente lo mismo por su balance?
Una encuesta reciente descubrió que el 40% de los propietarios de pequeñas empresas dedicaban al menos 80 horas al año a la contabilidad. Si comprende mejor cómo está organizado su balance, podrá llevar la contabilidad de forma más eficiente. Pero primero, tendrá que entender cada cuenta de su balance.
¿Qué son las cuentas del balance?
Como propietario de una pequeña empresa, probablemente esté familiarizado con el uso de carpetas -e incluso archivadores- para mantener sus documentos organizados. Su balance utiliza un sistema similar, sólo que en lugar de carpetas, está separado por cuentas.
Sus cuentas de balance incluyen:
- Efectivo. Este es el efectivo que recibes durante las transacciones regulares en tu negocio. Por ejemplo, cuando usted vende inventario y recibe el pago, esto se documenta en la cuenta de efectivo. Su cuenta de efectivo aparecerá como un activo corriente o a corto plazo en su balance.
- Depósitos. Como una pequeña empresa, es posible que haya colocado depósitos de seguridad antes. Usted hace esto cuando está dando dinero a otra persona para que lo guarde contra futuros cargos. A menudo se denominan «depósitos de seguridad por cobrar». Los depósitos de seguridad se consideran activos corrientes en su balance.
- Activos intangibles. Son activos no físicos. Las patentes, los derechos de autor, las listas de clientes, las obras literarias y los derechos de emisión son ejemplos comunes. Aparecen como activos corrientes en su balance.
- Inversiones a corto plazo. Estas inversiones se convierten en efectivo en el plazo de un año. También se registran en la sección de activos corrientes de su balance.
- Cuentas por cobrar. Se trata del dinero que sus clientes le deben por productos o servicios que han recibido pero que aún no han pagado. Se documentan como activos en su balance.
- Gastos pagados por adelantado. Incluyen las transacciones para las que se han hecho pagos por adelantado. Por ejemplo, puede pagar el alquiler de un local comercial antes de utilizarlo. Esta transacción, así como sus otros gastos pagados por adelantado, se registraría como un activo en su balance.
- Inversiones a largo plazo. Normalmente son inversiones que no se convierten en efectivo en el plazo de un año. Pueden incluir acciones, bonos, bienes inmuebles y, a veces, efectivo. Sus inversiones a largo plazo se registran en el lado del activo de su balance.
- Cuentas por pagar. Es la cantidad de dinero que debe a los proveedores o acreedores. Sus cuentas por pagar son cuentas de pasivo corriente en su balance.
- Gastos acumulados. Estos pueden incluir salarios, intereses, servicios públicos, reparaciones, bonificaciones e impuestos. Se consideran cuentas de pasivo.
- Tarjeta de crédito. Si tiene una tarjeta de crédito sólo para su pequeña empresa, no es el único. Esta es una práctica común. Las compras realizadas con tarjetas de crédito se registran como cuentas de pasivo en su balance.
- Deuda a corto plazo. Esta cuenta se muestra en la parte del pasivo corriente de su balance. Abarca cualquier deuda que venza en el plazo de un año. Un ejemplo de deuda a corto plazo son los impuestos sobre la nómina.
- Deuda a largo plazo. Es la deuda que no vence en un año. Los ejemplos incluyen bonos por pagar, préstamos a largo plazo, obligaciones de arrendamiento o bonos convertibles. Se registran en la sección del pasivo de su balance.
- Patrimonio neto. El patrimonio de los propietarios es una sección separada del balance. Esta sección incluye el valor nominal de las acciones, las cantidades pagadas en capital y sus ganancias retenidas.
¿Qué son las cuentas por cobrar del balance?
Sus transacciones con clientes son importantes. Impulsan su negocio. Así que, al crear y analizar su balance, preste mucha atención a sus cuentas por cobrar. Como se mencionó anteriormente, éstas representan los pagos que sus clientes le deben después de comprar bienes o servicios a crédito. Por ejemplo, digamos que tienes un negocio de jardinería. Después de arreglar el jardín de un cliente, le envías una factura. A su vez, en una fecha posterior, ellos le devuelven un pago por los servicios prestados.
Las cuentas por cobrar, como la que recibiría en el ejemplo de jardinería anterior, son activos corrientes. Esto se debe a que se espera que se conviertan en dinero en efectivo dentro de un año.
¿Qué son las cuentas por pagar del balance?
Ya sabe que el dinero que entra en su negocio es tan importante como el que sale. Por lo tanto, es importante vigilar de cerca sus cuentas por pagar, ya que son pagos que debe a otras empresas.
Sus cuentas por pagar son, de hecho, las cuentas por cobrar de otras empresas. Por ejemplo, digamos que su pequeña empresa se queda sin inventario esencial antes de lo esperado. Usted se pone rápidamente en contacto con su proveedor y le compra más existencias a crédito. Una vez evitada la crisis y reabastecidas las estanterías, recibe una factura para el pago. Este pago se considera una cuenta por pagar (y es una cuenta por cobrar para el proveedor). Usted está legalmente obligado a pagarlo en tiempo y forma a su proveedor.
Conciliar cuentas de balance
Probablemente haya conciliado con otros antes, pero puede que no haya conciliado un balance. Para empezar, sepa que conciliar su balance implica comparar sus cuentas de balance con otra fuente.
Para muchos propietarios de pequeñas empresas, esta fuente es su extracto bancario. Sin embargo, querrá tener en cuenta que estos extractos sólo se aplican a las cuentas de efectivo del balance. Para comparar sus cuentas por cobrar, cuentas por pagar y transacciones de activos fijos, puede utilizar su libro auxiliar.
Esta comparación es importante para los propietarios de pequeñas empresas como usted, porque le permite asegurarse de que su balance es correcto. Usted quiere que sus cuentas coincidan. Si no lo hacen, podrías tener problemas en el futuro. Dicho esto, la comparación de su balance puede permitirle detectar errores a tiempo. A veces estos errores pueden ser tan simples como un error tipográfico o dígitos transpuestos en un número.
A medida que avanza en el proceso de conciliación, querrá mantener una lista de lo que compone cada cuenta del balance. Esto puede ayudarle a mantenerse organizado. Estas listas son:
- Activos fijos
- Gastos individuales pagados por adelantado que suman el monto de los prepagos
- Cuentas por cobrar y cuentas por pagar que se vinculan con el balance
Su estado de cuenta debe conciliarse al final de un mes, trimestre o período anual. El momento depende de usted como propietario de la pequeña empresa. Sin embargo, la conciliación de su balance como parte de su proceso de cierre se considera una buena idea.
Una vez que haya determinado que su balance es preciso, entonces puede utilizarlo fácilmente y con confianza para tomar futuras decisiones financieras.
¿Qué es un balance presupuestado?
Usted no es ajeno a los presupuestos. Todas las empresas tienen uno. Independientemente de lo alto o bajo que sea su presupuesto, también va a querer un balance presupuestado además de su balance actual.
El balance presupuestado es el mismo que su balance actual, excepto que refleja una estimación para futuros períodos presupuestarios. Por lo tanto, le muestra dónde estarán las cuentas de su balance al final de los futuros períodos contables, si se ciñe a su presupuesto actual.
La próxima vez que revise el balance de su pequeña empresa, no se limite a pasarlo por alto. Deténgase realmente y comprenda cada una de las cuentas que aparecen en él. Esto le ayudará a tener una mejor comprensión de su mercado, operación y pequeña empresa en general.
Además de esto, dé un paso más. Concilie su balance general en este período contable. Luego, cree un balance presupuestado para darle aún más ventaja financiera. Hasta dónde se sumerge en su balance depende, en última instancia, de usted.