¿Qué es el EDI 810?
El EDI 810 contiene el formato y establece el contenido de los datos del Conjunto de Transacciones de Factura para su uso en el contexto de un entorno EDI. El conjunto de transacciones puede utilizarse para proporcionar la práctica comercial e industrial habitual y establecida relativa a la facturación de bienes y servicios ofrecidos. En las prácticas comerciales típicas, se elabora una factura en papel para recibir el pago. Cuando se trabaja en un entorno EDI, se envía en cambio un documento EDI 810. El conjunto de documentos 810 (factura EDI) es la factura electrónica que se envía en respuesta a un EDI 850 (orden de compra) una vez que se han suministrado los bienes o servicios. Las dos partes que intercambian estos conjuntos transaccionales concretos suelen denominarse «socios comerciales».
¿Qué incluye un EDI 810?
Un EDI 810 es un documento electrónico que cumple con la especificación ANSI X12 EDI. Una factura EDI 810 no tiene un formato que pueda entender un comprador o proveedor medio, sino que está pensada para ser enviada, recibida e interpretada por un software de EDI. Esta comunicación «de ordenador a ordenador» permite el intercambio rápido y sin errores de documentos electrónicos entre empresas. El documento EDI 810 es una de las formas de intercambio más populares, junto con el documento EDI 850 (orden de compra).
Al igual que una factura en papel por bienes o servicios prestados, un EDI 810 incluye detalles relacionados con la solicitud inicial. Un EDI 810 suele incluir lo siguiente:
- Número de factura
- Fecha de la factura
- Fecha de envío de los artículos
- Condiciones de pago acordadas
- Artículos o servicios prestados
Dependiendo de los bienes o servicios prestados, puede haber información adicional que se requiera dentro de un EDI 810. Consulte la guía de EDI de su empresa o el documento de asignación para determinar los valores de datos correctos que se requieren.
Transmisión de un documento de factura de EDI 810
El propósito de crear una factura de EDI 810 es garantizar el intercambio fluido de información de transacciones entre empresas siguiendo las normas y regulaciones establecidas para el intercambio de datos de EDI como la factura de EDI 810. El proceso de transmisión del EDI comienza con la creación por parte del empleado de una factura normal, que se introduce en el sistema informático y se traduce en un documento de EDI 810. A continuación, la factura de EDI 810 se transmite a la parte receptora (en este caso, un cliente), donde el proceso de traducción se produce a la inversa, transformando el documento de EDI 810 en una forma legible para el ser humano.
Uso de una red de valor añadido EDI 810 (VAN)
El documento de factura de EDI 810 se presenta a través del método preferido de intercambio de EDI. Por lo general, una red de valor añadido (VAN) es el método de comunicación EDI preferido debido a sus numerosos servicios especializados que se incluyen en sus capacidades. En su forma básica, la VAN recibe el documento de factura 810 EDI, revisa y almacena la información y, suponiendo que la información esté aprobada y sea segura, envía la correspondencia final (el documento de factura 810 EDI) al destinatario previsto. La VAN también puede proporcionar seguridad a la comunicación EDI, ofrecer servicios de correo electrónico, manipular y transformar los datos en formatos utilizables, y una serie de otras ventajas.
Recibir un documento de factura 810 EDI
Ya sea que el sistema elija enviar el 810 EDI en una VAN, un módem, un sistema de tablón de anuncios (BBS) o a través de Internet, la factura 810 EDI se lleva a una instalación de puerta de enlace donde se cruza con el método de transmisión del sistema de destino (este método debe ser el mismo que el de la parte original para que la transmisión sea exitosa). El destinatario revisará el documento 810 EDI para asegurarse de que está en el destino correcto y su formato está intacto. Una vez aprobado todo, el documento 810 EDI está listo para ser procesado en el nuevo sistema. La traducción de un documento EDI 810 se realiza mediante un software de traducción de EDI. A través de una serie de reformateos, traducciones y mapeos, el documento de factura EDI 810 deja de ser un documento EDI y pasa a ser una factura utilizable que la empresa puede procesar como corresponde.
¿Cómo responder a un EDI 810?
Después de que una parte haya enviado un EDI 810 para recibir el pago de bienes o servicios prestados, la parte receptora (o pagador) enviará una respuesta al beneficiario. El pagador transmitirá uno de los dos conjuntos transaccionales dentro del entorno EDI. Enviará un EDI 997 de acuse de recibo fundamental para confirmar que ha recibido el EDI 810 o un mensaje de texto EDI 864 para comunicar cualquier error detectado en el EDI 810. Si el EDI 810 es aprobado, entonces el pagador enviará un Aviso de Remesa EDI 820 para comunicar el pago de la factura.
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