EDI 820 en el proceso de comunicación EDI
Un comprador suele emitir un EDI 820 tras la recepción de un documento EDI 850 (factura). Básicamente, un EDI 820 equivale a enviar a su proveedor una notificación de intención de pago de una factura. Al igual que otros documentos EDI, el EDI 820 debe generarse a través de una aplicación especializada, el traductor EDI, y luego enviarse al destinatario a través de algún medio electrónico. El ordenador del remitente suele realizar la traducción del EDI 820 a un formato EDI, mientras que la comunicación tendrá lugar a través de una conexión EDI a Internet o a través de una red de valor añadido (VAN).
Transmitir el EDI 820
Una vez que el EDI 820 está listo para ser enviado al destinatario, se va a utilizar generalmente uno de los dos métodos. El primero, y todavía el más popular, es el uso de una VAN. Un VAN actúa como intermediario entre las dos partes, facilitando la comunicación del EDI 820 y otros documentos EDI. La VAN también se encarga de garantizar que la transmisión sea segura durante todo el proceso. Esto es siempre vital, pero aún más con documentos como el EDI 820 que pueden incluir números de cuentas bancarias, números de facturas, etc. La comunicación AS2 es una segunda opción que está creciendo en popularidad. Utiliza una conexión directa a través de Internet para intercambiar el EDI 820 entre dos partes. Cuando se utiliza AS2 para enviar el EDI 820, el documento se encripta en el origen y se envía mediante protocolos seguros basados en Internet al destinatario, que debe disponer de un software capaz de desencriptar el EDI 820 antes de ser traducido.
Traducción del EDI 820
Una vez recibido un EDI 820, el documento debe ser traducido. Un EDI 820, como cualquier documento EDI en su formato nativo, no está destinado a ser leído por un operador humano. En el proceso de traducción, el EDI 820 se convertirá en una de estas dos formas: un formato «legible para el ser humano» (normalmente en forma de informe que se imprime en una impresora física) o, más probablemente, en un formato de archivo que se pueda importar fácilmente a un sistema ERP o de contabilidad. La traducción del EDI 820 a este formato más fácilmente integrable es el primer paso clave en la recepción del EDI 820 antes de que pueda ser utilizado por el destinatario previsto.
Integración del EDI 820 en su negocio
Una vez traducido el EDI 820 a un formato listo para el ordenador, un proceso interno secundario toma el nuevo archivo con la información que se originó en el EDI 820 y lo traslada al ERP o sistema contable del destinatario. En esta fase de la transformación, el EDI 820 puede ser identificado y utilizado por el destinatario tal y como pretendía el remitente.
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