EDI 997 (Acuse de recibo funcional)
Un conjunto transaccional de acuse de recibo funcional EDI 997 se comunica entre las partes cuando ha habido una transmisión dentro del entorno EDI. Simplemente confirma la recepción de un conjunto transaccional de EDI. Cuando dos partes, como un comprador y un proveedor, intercambian una transmisión de EDI seguida de una confirmación, se denominan «socios comerciales». Por ejemplo, un escenario típico es que un vendedor envíe un conjunto transaccional de factura EDI 810. El comprador confirma la recepción del EDI 810 enviando un acuse de recibo funcional EDI 997. Es importante tener en cuenta que recibir un EDI 997 de una parte remota no significa que esté de acuerdo o en desacuerdo con el contenido de la transmisión EDI. Simplemente indica que la han recibido y que envían un acuse de recibo.
¿Qué es un Acuse de Recibo Funcional EDI 997?
El EDI 997 contiene el formato y establece el contenido de los datos del Conjunto de Transacciones de Acuse de Recibo Funcional para su uso en el contexto de un entorno EDI. El conjunto de transacciones puede utilizarse para definir las estructuras de control de un conjunto de acuses de recibo para indicar los resultados del análisis sintáctico de los documentos codificados electrónicamente, como una factura EDI 810. Los documentos codificados son los conjuntos de transacciones, que se agrupan en grupos funcionales, utilizados en la definición de transacciones para el intercambio de datos empresariales. Esta norma no cubre el significado semántico de la información codificada en los conjuntos de transacciones, ya que estos pueden diferir entre los sistemas de traducción.
El proceso de comunicación EDI 997
El EDI 997 siempre es enviado por el comprador y el vendedor como una forma de asegurar que la comunicación del documento fue ejecutada con éxito. A través del EDI 997 los interlocutores pueden auditar qué intercambios EDI fueron exitosos y cuáles tuvieron problemas. Como todos los demás documentos de EDI, el EDI 997 debe generarse a través del traductor de EDI y luego enviarse al destinatario a través de algún medio electrónico. El ordenador del remitente suele traducir el EDI 997 a un formato de EDI, mientras que la comunicación tendrá lugar a través de una conexión de EDI por Internet o a través de una red de valor añadido (VAN).
¿Cuándo se transmite un acuse de recibo funcional del EDI 997?
Cuando se recibe una transacción de EDI, la parte remota puede enviar un acuse de recibo funcional del EDI 997, confirmando la recepción de las transacciones que han sido enviadas y traducidas por el sistema de EDI. Esta respuesta no confirma la validez de los datos, sino que es una afirmación de que se han recibido. Durante la traducción de los datos, algunos EDI 997 más avanzados pueden responder si se producen errores de sintaxis en la transmisión inicial de los datos del conjunto transaccional. Esto depende en gran medida de cómo se haya configurado la operación de EDI en una determinada guía de EDI o documento de mapeo.
Transmitir el EDI 997
Una vez que el EDI 997 está listo para ser enviado al destinatario, se va a utilizar generalmente uno de dos métodos. El primero, y todavía el más popular, es el uso de una VAN. Una VAN actúa como intermediaria entre las dos partes, facilitando la comunicación del EDI 997 (y de otros documentos EDI). Más allá de la simple entrega, la VAN también es responsable de garantizar que la transmisión sea segura durante todo el proceso. Esto es siempre imprescindible, pero aún más con documentos como el EDI 997 que pueden incluir información privada y confidencial. Una segunda opción popular es el uso de una conexión directa a través de Internet para intercambiar el EDI 997 entre dos partes. Esta segunda forma de comunicación también se conoce como comunicación AS2. Cuando se utiliza AS2 para enviar el EDI 997, el documento se encripta en el origen y se envía mediante protocolos seguros basados en Internet al destinatario, que debe disponer de un software capaz de desencriptar el EDI 997 antes de su traducción.
Traducción del EDI 997
Una vez recibido un EDI 997, el primer paso debe ser la traducción del documento. Un EDI 997, como cualquier documento EDI, en su formato nativo no está pensado para ser leído por un operador humano. En el proceso de traducción, el EDI 997 se convertirá en una de las dos formas. Una de ellas es el formato «legible para el ser humano», que suele adoptar la forma de un informe que se imprime o, más probablemente, se coloca en un formato de archivo que se puede importar fácilmente a un sistema de contabilidad o ERP. La traducción del EDI 997 a este formato más fácilmente integrable es el primer paso clave en la recepción del documento antes de que pueda ser utilizado por el destinatario previsto.
¿Qué sucede después de enviar un acuse de recibo funcional EDI 997?
Después de haber transmitido un conjunto transaccional de acuse de recibo funcional EDI 997, el siguiente paso depende de la transacción cuya transmisión está confirmando. Por ejemplo, si está verificando la recepción de una factura EDI 810, el siguiente paso sería un mensaje de texto EDI 864 para disputar la factura debido a un error o un aviso de pago EDI 820 para detallar el pago de los bienes o servicios prestados. El siguiente paso después de un EDI 997 depende de lo que la transmisión esté confirmando y de si los datos se reciben con precisión.
Integración del EDI 997 en su negocio
Una vez que el EDI 997 se traduce a un formato listo para el ordenador, un proceso interno secundario toma el nuevo archivo con la información que se originó en el EDI 997 y lo traslada al ERP o al sistema de contabilidad del destinatario. En esta fase de la transformación, el EDI 997 es ahora un documento que puede ser identificado y utilizado por el destinatario como pretendía el remitente del EDI 997.
¿Listo para empezar con el EDI? Póngase en contacto con nosotros.