La gestión de costes se ocupa del proceso de encontrar el proyecto adecuado y llevarlo a cabo de la manera correcta. Incluye actividades como la planificación, la estimación, el presupuesto, la financiación, los fondos, la gestión, el control y la evaluación comparativa de los costes para que el proyecto pueda completarse dentro del plazo y el presupuesto aprobado y el rendimiento del proyecto pueda mejorarse a tiempo.
La gestión de costes abarca todo el ciclo de vida de un proyecto, desde la fase de planificación inicial hasta la medición del rendimiento real de los costes y la finalización del proyecto. Este artículo explicará los diferentes pasos y procesos de la gestión de costes de proyectos, en línea con métodos como el Marco de Gestión de Costes Totales de AACE International.
Paso 1: Planificación de recursos
La planificación de recursos es el proceso de determinación de las necesidades futuras de recursos para una organización o un ámbito de trabajo. Esto implica la evaluación y planificación del uso de los recursos físicos, humanos, financieros e informativos necesarios para completar las actividades de trabajo y sus tareas. La mayoría de las actividades implican el uso de personas para realizar el trabajo. Algunas actividades implican materiales y consumibles. Otras tareas implican la creación de un activo utilizando principalmente insumos de información (por ejemplo, ingeniería o diseño de software). Normalmente, las personas utilizan herramientas como equipos para ayudarles. En algunos casos, las herramientas automatizadas pueden realizar el trabajo con poco o ningún esfuerzo humano.
La planificación de recursos comienza en el proceso de desarrollo del plan de alcance y ejecución durante el cual se desarrolla la estructura de desglose del trabajo, la estructura de desglose organizativo (OBS), los paquetes de trabajo y la estrategia de ejecución. La OBS establece categorías de recursos laborales o responsabilidades; esta categorización facilita la planificación de recursos porque todos los recursos son responsabilidad de alguien, tal y como se refleja en la OBS.
La estimación de recursos (normalmente una parte de la estimación de costes) determina las cantidades de recursos necesarios para la actividad (horas, herramientas, materiales, etc.) mientras que la planificación y el desarrollo del cronograma determinan las actividades de trabajo a realizar. A continuación, la planificación de recursos toma las cantidades de recursos estimadas, evalúa la disponibilidad y las limitaciones de los recursos teniendo en cuenta las circunstancias del proyecto, y luego optimiza cómo se utilizarán los recursos disponibles (que suelen ser limitados) en las actividades a lo largo del tiempo. La optimización se realiza de forma iterativa utilizando los pasos de estimación de la duración y de asignación de recursos del proceso de planificación y desarrollo del cronograma.
Paso 2: Estimación de costes
La estimación de costes es el proceso de predicción utilizado para cuantificar, calcular el coste y el precio de los recursos requeridos por el alcance de una opción de inversión, actividad o proyecto. Implica la aplicación de técnicas que convierten la información técnica y programática cuantificada sobre un activo o proyecto en información financiera y de recursos. Los resultados de la estimación se utilizan principalmente como insumos para la planificación empresarial, el análisis de costos y las decisiones o para los procesos de control de costos y cronogramas del proyecto.
El proceso de estimación de costos se aplica generalmente durante cada fase del ciclo de vida del activo o del proyecto a medida que el alcance del activo o del proyecto se define, modifica y refina. A medida que aumenta el nivel de definición del alcance, los métodos de estimación utilizados se vuelven más definitivos y producen estimaciones con distribuciones probabilísticas de costes cada vez más estrechas.
La estimación de costes podría llevarse a cabo mediante sistemas de software dedicados, como la estimación de costes de Cleopatra Enterprise, y bases de datos de costes de proyectos, como CESK, que se crean y mantienen para respaldar los diversos tipos de estimaciones que deben prepararse durante el ciclo de vida del activo o proyecto.
La estimación del tiempo de duración de las actividades debe considerarse al mismo tiempo que los costes, ya que éstos suelen depender del tiempo de duración y las necesidades de recursos identificadas en la estimación de costes pueden afectar al calendario. Los enfoques iterativos se utilizan porque los resultados de una estimación de costes a menudo conducen a cambios en el alcance o los planes. De hecho, el proceso de estimación puede verse como parte del proceso de definición del alcance porque el intercambio iterativo entre el coste y el alcance entrelaza los procesos.
Con Cleopatra Cost Estimating, puede conseguir
- Crear todo tipo de estimaciones de costes, desde el factor hasta la estimación detallada.
- Licitaciones exitosas ya que le permite estimar costos, solicitar ofertas, analizar esas ofertas y llevar un control de sus costos.
- Calcular la estimación de costos y el control de costos. Con el módulo de control de costes, puede realizar un seguimiento de los costes del proyecto durante la fase de ejecución. Al vincular el documento de control del proyecto directamente a su estimación, Cleopatra Enterprise minimizará el manejo de datos, aumentará la eficiencia y reducirá el número de errores.
- Tradicionalmente, la dirección pedía entregar una estimación basada en el tiempo que faltaba para la ejecución de la AT. En la actualidad, más organizaciones exigen a los estimadores que sigan un enfoque por etapas para la estimación, entregando tres tipos diferentes de estimaciones durante la fase de preparación.
Paso 3: Presupuestación de costes
La presupuestación es un subproceso dentro de la estimación que se utiliza para asignar el coste estimado de los recursos a las cuentas de costes con las que se medirá y evaluará el rendimiento de los costes. Esto constituye la línea de base para el control de costes. Las cuentas de costes utilizadas en el plan contable también deben apoyar el proceso de contabilidad de costes. Los presupuestos suelen estar escalonados en el tiempo de acuerdo con el calendario o para hacer frente a las limitaciones presupuestarias y de tesorería.
Paso 4: Control de costes
El control de costes tiene que ver con la medición de las desviaciones con respecto a la línea de base de los costes y la adopción de medidas correctivas eficaces para lograr unos costes mínimos. Se aplican procedimientos para supervisar los gastos y el rendimiento con respecto al progreso de un proyecto. Hay que registrar todos los cambios en la línea de base de los costes y prever continuamente los costes totales finales previstos. Cuando se dispone de información sobre los costes reales, una parte importante del control de costes consiste en explicar cuál es la causa de la desviación con respecto a la línea de base de los costes. Sobre la base de este análisis, puede ser necesario tomar medidas correctivas para evitar los excesos de costes.
La siguiente figura es un mapa de proceso para la medición del rendimiento del proyecto. Este proceso debe ejecutarse en un ciclo de mejora continua hasta la finalización del proyecto:
Mapa de proceso para la medición del rendimiento del proyecto
El proceso para la evaluación del rendimiento comienza con la planificación y tener las herramientas adecuadas en su lugar. Las herramientas de software dedicadas al control de costes pueden ser valiosas para definir los procedimientos de control de costes, seguir y aprobar los cambios y aplicar los análisis. Además, los informes pueden mejorarse y simplificarse, lo que facilita la información a todas las partes interesadas que participan en el proyecto.
Cleopatra Cost Control le ayuda a conseguir
- Control de costes del proyecto y a rastrear siempre los componentes del coste hasta su presupuesto original.
- Gestión de cambios de alcance. Estimar los costes y añadirlos al documento de control del proyecto.
- ¿Se ha completado el proyecto? El proceso de retroalimentación estará en marcha. Envíe los reales a sus modelos de costes para aumentar su precisión y calidad para futuras estimaciones. Donde la mayoría de las herramientas se limitan a ser un software de estimación de costes o una herramienta de control de costes, Cleopatra Enterprise es ambas cosas.
Paso de bonificación: Benchmarking
Como paso extra, es conveniente añadir el Benchmarking al proceso de gestión de costes del proyecto.
El Benchmarking ayuda a cerrar el bucle entre el proyecto A y el proyecto B. El conocimiento del proyecto A (referido a los proyectos en marcha y ejecutados) se analiza y la retroalimentación se refleja en el proyecto B (los próximos proyectos). Así se crea un ciclo de mejora para aumentar el rendimiento del proyecto. El benchmarking es ampliamente utilizado por las industrias técnicas para mejorar el rendimiento de los proyectos. Los sistemas de software como Cleopatra project benchmarking ayudan a los estimadores y a los controladores de proyectos a responder a la compleja pregunta El objetivo de la evaluación comparativa de proyectos es almacenar datos de proyectos ejecutados y en curso para extraer valiosas métricas de proyectos y evaluar las estimaciones actuales. Realizar un análisis estadístico de los datos históricos puede dar lugar a una valiosa información sobre las relaciones entre las variables, que puede utilizarse para establecer una base de conocimiento de costes fiable o calibrar las existentes.
El Benchmarking de Proyectos como etapa extra
Es importante tener en cuenta que el Benchmarking de Proyectos no sólo incluye la comparación entre proyectos, ya que también es interesante comparar las revisiones dentro de un proyecto.
Qué puede lograr con Cleopatra Benchmarking
- Recoger datos históricos de proyectos que pueden proporcionar un valioso análisis y comparación de proyectos para tomar decisiones críticas de negocio.
- Compare sus estimaciones con sus proyectos anteriores y mejore su estimación de costes significativamente.
- Extraiga métricas a través de proyectos para mejorar la precisión de la estimación de costes en el futuro.
- Desarrolle informes significativos e interactivos.
- Exporte &Importe datos fácilmente desde Excel.
Gestión de costes de proyectos con Cleopatra Enterprise
Una gestión eficaz de los costes de los proyectos requiere el uso de procesos estandarizados y de un software de gestión de costes dedicado para garantizar una visión precisa y fiable del progreso y el estado del proyecto.
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