El protocolo de los corredores es un tema delicado en estos días. ¿Están de moda? ¿Están fuera? Hay mucha inquietud sobre el tema. Después de todo, el propio Protocolo establece que cualquiera de las partes puede retirarse en cualquier momento.
Como consultor de transición, una de las preguntas más comunes que recibo sobre el Protocolo es «¿Qué información puedo aportar?».
Mi primera sugerencia es leer el Protocolo del Corredor. Le sorprendería saber cuántos asesores no lo han leído. La mayoría da por sentado que conoce lo esencial y confía en que su institución aceptante le proporcione los detalles.
Yo lo he leído numerosas veces y todavía capto pequeñas cosas aquí y allá. Está escrito por abogados, así que es bastante completo. Aun así, encuentro muchos pasajes que parecen abiertos a la interpretación. Supongo que todo lo es.
En este artículo, quiero centrarme en «la información del cliente». La siguiente información se puede llevar al salir de una empresa de Protocolo: nombre del cliente, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico y título de la cuenta.
Parece bastante fácil, ¿verdad? En algunos aspectos, lo es. Sin embargo, hay reglas sobre lo que se considera información de su cliente. Además, hay maneras de formatear la información del cliente para proporcionar una mayor probabilidad de éxito con su transición.
- Nombre del cliente. Aunque esto puede parecer sencillo, ciertamente no lo es. La apertura de cuentas y las transferencias se estropean todo el tiempo por discrepancias en el nombre. No basta con poner el nombre de la cuenta. Hay que incluir el nombre legal completo del cliente. Los prefijos, los sufijos, la inicial del segundo nombre (si no es el segundo nombre completo) y cualquier alias. Utilice la información legal correcta, y luego preocúpese de cómo le gustaría al cliente que se leyera. Algunos custodios exigen documentación adicional interna o externa de apoyo. Asegúrese de saber qué es eso para poder pedírselo al cliente por adelantado y evitar tener que volver a ese mismo cliente para obtener elementos adicionales.
- Dirección. No hace falta decirlo, asegúrese de que la dirección que registra es correcta. Si hay más de una dirección registrada para el cliente, incluya todas ellas. No he leído nada en el Protocolo del Corredor que diga que sólo se puede tener un elemento por categoría. Si su cliente tiene una dirección postal, tráigala. No olvides su dirección legal. Esa es la que necesitas para abrir una cuenta.
- Número de teléfono. Tráelos todos. Teléfono móvil, teléfono de casa, teléfono del trabajo. En este mundo de alta tecnología, el teléfono móvil es el número más importante que hay que tener, porque está vinculado a las cuentas para cualquier cosa que requiera una firma electrónica. ¿Dos clientes en el hogar? Asegúrate de tener los dos números de móvil, y asegúrate de que son correctos.
- Dirección de correo electrónico. A expensas de ser repetitivo, siga las mismas pautas que las anteriores. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico es correcta. Cualquier documento que quiera enviar para su firma electrónica tendrá que ir a la dirección de correo electrónico de un cliente. Tómese el tiempo necesario para eliminar las direcciones que ya no se utilizan y asegúrese de que cada cliente de la lista tiene una.
- Títulos de las cuentas. Este es un punto importante. Dependiendo del número de líneas y el número de caracteres permitidos por línea, los títulos de las cuentas en los estados de cuenta podrían terminar pareciendo muy diferentes de lo que es el registro real de la cuenta. Usted quiere centrarse en el registro de la cuenta, porque va a tener la mayor información disponible para usted. Ejemplo: Puede sacar una lista de títulos de cuentas y ver que tiene una cuenta llamada «The Smith Family Trust». Ese podría ser el nombre que le dio a la cuenta, pero no es el registro completo. El registro completo diría más bien «Jonathon F. Smith Ttee, Jane L. Smith Ttee, The Smith Family Irrevocable Trust DTD 1/1/99 FBO James K. Smith». El apodo de la cuenta me muestra que tengo un fideicomiso. El registro de la cuenta me muestra que tengo un fideicomiso irrevocable con dos fideicomisarios, un beneficiario y una fecha. Gran diferencia.
La mayoría de los custodios que aceptan tienen su propia hoja de cálculo que le proporcionarán. Si bien es probable que sea muy completa, también incluirá muchas columnas que no se aplicarán a su situación. Te sugiero que primero crees tu propia hoja de cálculo. Guarda una copia para ti e imprime otra para dársela al director de la sucursal de tu empresa actual cuando renuncies. Esa copia incluirá los números de cuenta. La tuya no. Utiliza tu hoja de cálculo para completar la que te ha proporcionado tu custodio. Siga sus instrucciones al pie de la letra. No podrán aceptar la información de usted hasta que renuncie a su empresa actual, por lo que no pueden señalar errores antes de que se vaya. Después de la renuncia, es una carrera contra el reloj para que ellos limpien la lista, generen la documentación adecuada y se la envíen.
Use su hoja de cálculo como un salvavidas. Añada columnas adicionales. Lleve un registro de las conversaciones y del estado de las transferencias. Esa hoja de cálculo será la herramienta más importante que tenga.