Definición: La correspondencia es una forma de comunicación escrita entre dos partes. En otras palabras, es una forma de transmitir ideas por escrito.
¿Qué significa la correspondencia en los negocios?
La correspondencia es una forma de comunicación comúnmente utilizada en los negocios. En el pasado, la correspondencia se intercambiaba principalmente a través de cartas físicas escritas o telegramas. En el mundo actual, la definición de correspondencia se ha ampliado con la inclusión de medios digitales. Los correos electrónicos, los mensajes de texto, los documentos que se intercambian a través de las plataformas sociales y los acuerdos digitales son nuevas formas de entregar la correspondencia.
El elemento formal incorporado en estos métodos de comunicación escrita los hace apropiados para transmitir información comercial importante entre empresas o de las empresas a los clientes. Las cartas escritas, las facturas y los recibos se siguen enviando físicamente a veces, pero muchas empresas están migrando su correspondencia a lo digital, ya que es más barato y más fácil de seguir. La correspondencia comercial también sirve de prueba para resolver malentendidos. Al tener un rastro de papel, cualquiera de las partes implicadas en una transacción puede revisar la información previamente declarada para asegurarse de quién entendió mal la situación. Esto es especialmente importante en los procedimientos de resolución de conflictos o disputas legales.
Veamos este ejemplo para ilustrarlo mejor.
Ejemplo
Fantastic Body Co. es un gimnasio local situado en la ciudad de Memphis. La empresa cuenta con más de 350 abonados que pagan una cuota mensual fija para disfrutar de todos los servicios que ofrece Fantastic Body. La empresa ofrece actualmente tres métodos de pago: tarjeta de crédito, transferencia bancaria o PayPal. El procedimiento de pago de la empresa comienza con el envío de una factura por correo electrónico al suscriptor el primer día de cada mes y el cliente tiene 5 días para pagarla antes de que la suscripción se considere inactiva. ¿Cuál sería la correspondencia en este apartado?