La negociación de contratos no ha cambiado desde la llegada del correo electrónico, pero las nuevas tecnologías están haciendo que la negociación de contratos sea más rápida, más inteligente y menos arriesgada. En este artículo, desglosaremos qué es la negociación de contratos, por qué los enfoques tradicionales de la negociación de contratos plantean responsabilidades empresariales y cómo las nuevas tecnologías ayudan a los equipos jurídicos a negociar acuerdos complejos a escala.
¿Qué es la negociación de un contrato?
La negociación de un contrato es el proceso de llegar a un acuerdo sobre un conjunto de términos legalmente vinculantes (aquí nos centraremos en la negociación entre dos empresas). Cuando dos empresas negocian, ambas partes buscan obtener términos favorables y minimizar el riesgo financiero, legal y operativo.
Cuando se negocian contratos con proveedores, por ejemplo, su empresa puede presionar para que se pueda pagar mes a mes en lugar de anualmente (o viceversa). En los pagos, como en muchas otras cuestiones, no existe necesariamente una opción «correcta», sino la que tiene más sentido para su empresa. La razón por la que negociamos los contratos en los negocios es para garantizar que nuestros acuerdos preparen a nuestras empresas para el éxito a largo plazo.
Los retos a largo plazo de la negociación de contratos
La negociación de contratos suele ser la parte más importante del ciclo de vida de un contrato. Los retrasos en la generación o ejecución de un contrato pueden ralentizar un negocio, por ejemplo, pero es poco probable que tengan un impacto material en los resultados de ese negocio. Una negociación mal llevada, en cambio, puede cargar a una empresa con arduas obligaciones legales durante años.
En las negociaciones rutinarias -una negociación sobre una licencia de software, por ejemplo- las discusiones se centran en aspectos como el derecho aplicable, el manejo de los datos de los clientes, la seguridad de la información y el precio. La empresa A puede decir a la empresa B: «Estamos dispuestos a comprar a este precio si incluye las obligaciones estándar de nuestra empresa en relación con el tiempo de funcionamiento del sistema, pero tendrá que bajar el precio si quiere utilizar el lenguaje de su empresa».
Este vaivén puede producirse en tiempo real (en una llamada telefónica o una reunión en persona) o por correo electrónico, pero el correo electrónico tiende a ser más común, y la dinámica en cualquier caso es la misma. Ambas partes ofrecen concesiones y, en el proceso, insertan, eliminan o modifican cláusulas contractuales -los elementos básicos de los contratos- hasta que las dos partes pueden llegar a un acuerdo.
Si bien es cierto que existen las mejores prácticas sobre cómo negociar un contrato, la gran cantidad de coordinación necesaria durante la negociación de un contrato hace que el proceso sea un reto logístico para todos los equipos. Imagínese que tiene que conciliar los comentarios sobre el contrato de varias partes interesadas internas (piense en Finanzas u Operaciones) y las contrapartes a través de múltiples hilos de correo electrónico. Además, imagina hacer esto para muchos contratos diferentes a la vez.
Las claves de la negociación de contratos son la gestión del conocimiento y la gestión de procesos: si no conoce el historial y el estado de cada una de sus negociaciones contractuales, no puede estar seguro de que está logrando el mejor resultado para su negocio.
Los equipos jurídicos que carecen de un sistema central para el seguimiento y la negociación de contratos suelen pasar la mayor parte de su tiempo reuniendo las ediciones de los contratos de los diferentes equipos empresariales y rastreando las versiones más recientes de los contratos. En el caso de las empresas que operan con ciclos de ventas trimestrales, la situación es aún peor: hemos oído decir a algunos consejeros generales que las últimas semanas de cualquier trimestre representan el 50% del volumen de contratos.
La importancia empresarial, la complejidad operativa y el volumen desigual de los contratos hacen que la negociación de los mismos sea un reto espinoso para los equipos jurídicos y las tecnologías de contratos.
Potencial desaprovechado: la historia de la tecnología de negociación de contratos
La negociación de contratos no ha visto casi ninguna innovación en décadas. El último gran cambio en la negociación de contratos fue la adopción generalizada del correo electrónico en la década de 1990.
La culpa no es sólo de la inercia. Además de ser fiables y estar ampliamente adoptados, el correo electrónico y Microsoft Word son, en cierto modo, especialmente adecuados para la negociación de contratos. El uso del correo electrónico y de Microsoft Word permite a los equipos jurídicos limitar las comunicaciones a partes específicas, conservar una marca de tiempo de cada comunicación y compartir documentos en un formato casi universal. Estos son los requisitos fundamentales de cualquier herramienta de negociación.
Piensa en las alternativas. No querrías negociar un contrato a través de Google Docs, por ejemplo, donde tu contraparte puede ver cada una de tus pulsaciones. Tampoco querrías dar a tu contraparte acceso al almacenamiento compartido en la nube de tu empresa (por ejemplo, Dropbox), ya que eso podría suponer un riesgo de seguridad.
La única manera de mejorar la negociación de contratos es adoptar herramientas específicamente diseñadas tanto para la negociación de contratos con las contrapartes como para la colaboración de contratos con las partes interesadas internas. Sólo recientemente la tecnología se ha puesto al día con el problema de la negociación de contratos.
El cambio de juego: la tecnología se pone al día con la negociación de contratos
Las tres barreras tecnológicas para mejorar la negociación de contratos han sido la centralización, la facilidad de uso y la seguridad de nivel empresarial. En el pasado, los equipos jurídicos se veían obligados a elegir entre la comodidad y la seguridad. Pero con la llegada de las nuevas tecnologías, los equipos jurídicos ya no tienen que hacer grandes concesiones a la hora de implementar herramientas de negociación de contratos.
Centralización. Históricamente, los equipos jurídicos tenían los contratos dispersos por todas partes: en archivadores, en discos duros locales y en otros lugares. Esta descentralización exponía a las empresas a importantes riesgos. Por eso, en los primeros tiempos, la gestión de contratos se centraba en tener todos los contratos en un solo lugar. Con la llegada de las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos, la centralización ha dejado de ser una barrera tecnológica importante.
Adaptabilidad y facilidad de uso. Antes, el software se construía para consumidores no técnicos o para especialistas. Los navegadores de Internet entran en la primera categoría; requieren poca formación pero no son muy configurables. En la segunda categoría están las herramientas específicas de la industria, como el software de edición de vídeo: estas herramientas son potentes y altamente personalizables, pero es difícil utilizarlas sin formación.
Las nuevas tecnologías jurídicas combinan las mejores características de ambos enfoques. Permiten un alto grado de configurabilidad y control (esencial para los equipos jurídicos) a la vez que requieren una formación mínima del usuario. Por ejemplo, las nuevas herramientas de negociación de contratos permiten a los usuarios comentar rápidamente los documentos en línea y poner en bucle a varios colegas mediante notificaciones en línea o por correo electrónico, en lugar de tener que enviar correos electrónicos individuales con archivos adjuntos.
Seguridad y compatibilidad universal. Las negociaciones contractuales son más eficientes cuando ambas partes pueden utilizar las herramientas con las que están familiarizadas. En el pasado, las herramientas adoptaban un enfoque de «jardín amurallado» (en el que ambas partes tenían que compartir el mismo portal en línea) o dejaban a ambas partes en el correo electrónico y Microsoft Word. Las herramientas actuales son más flexibles y ofrecen a las dos partes de la negociación varias opciones para editar, redactar y comentar los contratos de forma segura.
Cómo actuar: qué buscar en su próxima herramienta de negociación de contratos
Entonces, ¿cómo puede elegir una solución de gestión de contratos que apoye la negociación, la parte más consecuente del proceso de contratación? Aquí están las tres cosas que hay que buscar:
La capacidad de rastrear las negociaciones de contratos en toda su empresa. Busque una herramienta que le permita hacer un seguimiento de todos los estados de negociación de los contratos, así como de los propietarios de cada tarea de negociación de contratos. Su herramienta debe ser capaz de decirle dónde se encuentra cada contrato y si está bloqueando en su equipo o en una contraparte.
Una interfaz de usuario intuitiva y de calidad para el consumidor. Busque una herramienta que tenga una interfaz de usuario moderna y basada en el navegador. Dar prioridad a la facilidad de uso hará más probable que su equipo legal adopte su plataforma de contratación y le ayudará a reducir significativamente sus opciones de proveedores, ya que muchas herramientas de negociación son tan difíciles de usar que los usuarios finales recurren a enviar un correo electrónico a su equipo legal en lugar de operar dentro del software.
Integración perfecta dentro de una plataforma de gestión del ciclo de vida del contrato. Busque una herramienta de negociación de contratos que forme parte de una suite de gestión de contratos más amplia, preferiblemente una diseñada para gestionar la generación de documentos, el enrutamiento de la aprobación, la firma electrónica, el almacenamiento de documentos y los informes. Su objetivo debe ser consolidar tantas tareas relacionadas con los contratos como sea posible en un único sistema. Esto garantiza la precisión de los datos, reduce los costes y minimiza la carga de gestión de cambios de su equipo jurídico.
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