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Toda empresa que compra bienes y servicios a sus proveedores a crédito tiene que registrar sus cuentas por pagar, o el dinero que debe a sus proveedores. No basta con registrar las facturas y pagarlas: es importante auditar las cuentas por pagar regularmente para asegurarse de que todo está en orden. No auditar las cuentas por pagar puede tener consecuencias desfavorables para su empresa, como pagos duplicados o no realizados a proveedores y pasivos no registrados. En esta guía, veremos qué son las cuentas por pagar, qué significa auditar las cuentas por pagar y cómo preparar a su empresa para una auditoría de cuentas por pagar.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar son simplemente la suma de dinero que una empresa debe a sus proveedores. Las cuentas por pagar son una cuenta de pasivo que aparece en la contabilidad basada en el devengo cuando una empresa compra bienes o servicios a sus proveedores a crédito y aún no los ha pagado. Las cuentas por pagar son cruciales porque son el registro de lo que una empresa debe a sus proveedores o acreedores. Como ejemplo, supongamos que compras un ordenador de sobremesa por valor de 2.500 dólares para tu empresa a un distribuidor a crédito. Esto aumenta su cuenta de activos porque ha comprado un ordenador, y aumenta su cuenta de pasivos en 2.500 dólares porque ha comprado a crédito. Este pasivo se registra como cuentas por pagar al distribuidor y aparecerá en la sección de pasivos corrientes de su balance.
¿Qué significa auditar las cuentas por pagar?
En términos simples, auditar significa inspeccionar. Una auditoría de cuentas por pagar no es más que una inspección formal, bien organizada y exhaustiva de los registros de cuentas por pagar de una empresa. La auditoría puede ser realizada por auditores internos o por terceros. La auditoría es necesaria en todos los países, pero las normas sobre cuándo se requiere la auditoría cambian de un país a otro. Los gobiernos suelen exigir que las empresas sean auditadas en cuanto superan un determinado umbral de ingresos.
La auditoría es importante porque revela si las cuentas por pagar de su empresa se registran correctamente, y si sus registros ofrecen una imagen exacta de los pasivos de su empresa. También demuestra que está cumpliendo las normas y que los recursos de su empresa se utilizan para fines legítimos. Auditar sus cuentas por pagar con regularidad garantiza que las facturas se paguen a tiempo y le ayuda a evitar los pagos duplicados, los pasivos no registrados y los impagos a los proveedores.
Qué buscan los auditores antes de la auditoría
Los auditores no siguen necesariamente ningún patrón establecido mientras auditan. Sus métodos de auditoría varían según el tamaño de la empresa, el número de transacciones comerciales realizadas durante el período auditado y el nivel de precisión necesario. Por lo general, cuanto más grande es la empresa, mayor es la precisión requerida.
¿Cómo funciona la auditoría?
El proceso típico de auditoría de cuentas por pagar consta de cuatro etapas: planificación, trabajo de campo, informe de auditoría y revisión de seguimiento.
Planificación
La primera etapa del proceso de auditoría es la planificación. Los auditores discuten el alcance del proceso de auditoría, y también los posibles resultados de la misma. Durante la planificación, también pueden discutir con los auditores cualquier preocupación que tengan en relación con los estados financieros, el posible fraude o la necesidad de mejorar. Después de esta discusión, los auditores pueden elaborar un plan de acción para los siguientes pasos del proceso de auditoría, comenzando con el trabajo de campo.
Trabajo de campo
Esto es cuando la auditoría realmente comienza y el papel de un auditor se pone en acción. Los auditores comienzan a revisar el funcionamiento de su empresa. Examinan las transacciones y los documentos de su empresa, incluidas las órdenes de compra, las facturas de los proveedores, los registros bancarios y los asientos contables, para asegurarse de que la información que contienen es correcta, de que los pagos se han realizado correctamente y de que se han respetado los términos y condiciones. El trabajo de campo puede durar de unos días a varias semanas, dependiendo del tamaño de la empresa y del número de transacciones realizadas.
Informe de auditoría
Cuando el trabajo de campo ha finalizado, los auditores plasman sus conclusiones en un informe. Este informe contiene toda la información que los auditores han descubierto sobre las cuentas por pagar de su empresa y su grado de exactitud. El informe también especifica las áreas en las que su empresa lo está haciendo bien, y las áreas en las que podría necesitar mejoras.
Revisión de seguimiento
La auditoría no termina en la fase de informe. Los auditores realizan una revisión de seguimiento al cabo de un año, para comprobar si se han aplicado los cambios sugeridos y se han alcanzado los resultados deseados.
Preparar su empresa para la auditoría
Entonces, ¿cómo preparar su empresa para la auditoría? Aquí hay algunos pasos que ayudan a facilitar el trabajo a sus auditores.
- Consiga un sistema de contabilidad que le ayude a registrar sus facturas, gastos y otras transacciones de compra
- Categorice sus gastos de forma ordenada en cuentas de gastos
- Mantenga un registro de los créditos de proveedores y utilícelos la próxima vez que tenga que pagar a sus proveedores
- Reconcilie sus cuentas bancarias antes de la auditoría
Las auditorías no tienen por qué ser un dolor de cabeza
Hacer una auditoría de sus cuentas por pagar le ayuda a detectar errores costosos y a prevenir el fraude relacionado con los pagos. Sin embargo, la auditoría no es una tarea sencilla, y revisar los documentos a mano es un proceso complejo que en realidad aumenta el riesgo de fraude. Por otro lado, una aplicación de contabilidad que utilice la automatización puede ayudar a mantener sus cuentas por pagar en orden. Además de prepararle para la auditoría, reducirá el alcance de los errores y el fraude, lo que le permitirá preocuparse menos cuando llegue la temporada de auditorías.