Sección 3. Métodos de contacto con posibles participantes

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Aprenda a determinar qué métodos de contacto con posibles reclutas funcionan mejor.

Ahora es el momento de ponerse en contacto con los posibles socios, de poner en marcha su lista de contactos (para saber cómo elaborar una lista de contactos, consulte Identificación de posibles socios en todos los sectores de la Comunidad). Ahora debería ser capaz de tomar todos los nombres que ha acumulado paciente y sistemáticamente de los diferentes sectores de la comunidad y empezar a hacer algunos contactos reales con los miembros.

¿Está preparado? Puede que estés tan preparado como nunca lo vas a estar. Estamos a punto de empezar. Pero primero, un poco de información.

¿Por qué es importante ponerse en contacto con los participantes potenciales?

Es importante ponerse en contacto con los nuevos miembros simplemente porque normalmente no van a entrar por la puerta, o aparecer sin ser invitados, aunque eso puede ocurrir. Normalmente, no van a venir a ti. Usted tendrá que ir a ellos. Por decirlo claramente, la mayoría de los nuevos miembros de tu grupo u organización tendrán que ser reclutados. La pregunta principal en esta sección es «¿Cómo debo reclutarlos?»

En realidad, hay dos preguntas separadas aquí. Una se refiere al método de su contacto. Es decir, ¿qué forma, o enfoque, debe utilizar para contactar y reclutar nuevos miembros? Y la otra se refiere al contenido del contacto. Es decir, ¿qué puntos debe transmitir su mensaje? Vamos a abordar estas dos cuestiones sucesivamente.

¿Cuáles son los métodos para contactar con los miembros potenciales?

Cuando se pone en contacto con los miembros, hay al menos tres métodos básicos entre los que elegir:

  • Puede reunirse con ellos cara a cara
  • Puede llamarlos por teléfono
  • Puede escribirles una carta

También hay otros métodos: puede enviar un fax o un mensaje de correo electrónico. Puedes enviar una hoja informativa, un folleto o un panfleto. Pero, por ahora, nos centraremos en los tres métodos principales mencionados anteriormente.

¿Qué método debe utilizar para ponerse en contacto con posibles miembros?

Cada método tiene sus ventajas y también algunos inconvenientes. Esto es lo que queremos decir:

Contacto cara a cara

Nuestra experiencia es que el contacto personal funciona mejor. Los resultados de la investigación lo respaldan. Cuanto más personal sea el contacto, mayor será la probabilidad de éxito. Una reunión cara a cara tiene más probabilidades de éxito que una llamada telefónica, y una llamada telefónica tiene más probabilidades de ser productiva que una carta.

¿Significa esto que debe establecer un contacto cara a cara en todos los casos? No necesariamente. Esto se debe a que:

  • El contacto personal, especialmente el contacto cara a cara, lleva tiempo. Supongamos que quiere tener una reunión: lleva tiempo organizar la reunión (suponiendo que la organice con antelación), lleva tiempo viajar a la reunión y lleva tiempo reunirse. Puede que simplemente no tenga ese tiempo para dedicar a cada miembro potencial.
  • El contacto personal no siempre es posible. La persona con la que quiere reunirse puede no estar disponible para verle, o francamente no estar interesada en verle. Esto es especialmente cierto si su miembro potencial tiene un puesto muy visible o importante, y si su grupo tiene poca visibilidad en la comunidad o es desconocido para su objetivo.
  • El contacto personal puede ser menos necesario cuando le está pidiendo a su persona objetivo que haga algo pequeño -que acepte figurar como patrocinador, por ejemplo, o que haga una pequeña contribución. Estas son formas «pasivas» de afiliación, más que «activas». Cuanto más pequeña sea la solicitud, o cuanto menos implique, menos intensivo debe ser el contacto.

Contacto telefónico

El teléfono es rápido y fácil. Puedes marcar siete dígitos en menos de cinco segundos. Usted (y su posible socio) no tienen que desplazarse: pueden sentarse allí mismo. Puede entablar un diálogo bidireccional, igual que en una reunión cara a cara. Puede escuchar y responder al tono emocional, no sólo al contenido verbal, percibiendo los cambios en el tono de voz y la inflexión. Y puede hacer sus negocios con rapidez.

Todas estas son ventajas importantes. Pero:

  • Puede ser difícil llegar a su persona objetivo. En muchos entornos, las posibilidades de que conecte en el primer intento son escasas. Cuando llame, es probable que su miembro potencial esté «en una reunión…», «fuera de la comida…», «en otra línea…», «fuera del escritorio…», «fuera de la oficina…», «de vacaciones….» o «acaba de salir de un momento….». Esto es una realidad moderna. Así que la persona que llama debe estar preparada para una o más rondas de conexiones perdidas y posibles molestias mutuas leves antes de que se establezca el contacto.
  • Cuando se conecte, es posible que la persona objetivo no preste la misma atención y consideración a su llamada que en una reunión cara a cara. Puede que no esté preparada para escuchar, o que esté distraída por otros acontecimientos en casa o en la oficina (la fecha de entrega de un proyecto, el llanto de un bebé). A veces -otro hecho de la vida- podría quedar en espera, ya que entran otras llamadas.
  • Una llamada telefónica generalmente no puede construir una conexión tan fuerte como una reunión cara a cara. La afiliación proviene de las conexiones realizadas, y la creación de conexiones lleva tiempo. Las reuniones permiten ese tiempo; las llamadas telefónicas, por lo general, no. También se pierde parte de la información no verbal -expresión facial, lenguaje corporal- por teléfono, lo que puede limitar aún más el desarrollo de la relación.

Contacto por carta

Las cartas y los contactos impresos, por otro lado, tienen distintas ventajas. Aunque una buena carta de captación de socios requiere tiempo para escribirla, a veces puede expresar lo que se quiere decir mejor que el discurso (porque se ha tomado el tiempo para escribirla). Y una vez escrita la carta, el contenido básico puede utilizarse una y otra vez. Se pueden generar muchas cartas en poco tiempo. Y desde el punto de vista del destinatario, la carta puede leerse tranquilamente y guardarse en un archivo para futuras consultas.

Por otro lado:

  • Incluso las mejores cartas no son tan personales como una llamada telefónica o una reunión.
  • No hay un diálogo bidireccional.
  • Hay menos oportunidades de responder a las preocupaciones individuales, y de desarrollar una relación
  • Y (la impactante verdad) algunas cartas no se abren nunca.

Así que cada uno de estos métodos de contacto tiene características positivas y negativas. Bien, pero ¿cómo se resuelve la cuestión? Quieres ponerte en marcha. ¿Qué método deberías elegir en tu situación ahora mismo?

Nos gustaría dar una respuesta para todo. Pero de hecho, no creemos que haya una. Por el contrario, la respuesta a la pregunta depende de su situación.

Factores que influyen en su decisión

Si bien el contacto cara a cara es generalmente mejor, en igualdad de condiciones, pero otras cosas no son siempre iguales. Pero aquí hay algunas situaciones en las que realmente podría querer poner el esfuerzo en el contacto personal, y en reunirse cara a cara:

  • Cuando tiene un pequeño número de personas para reclutar
  • Cuando tiene un gran número de personas para reclutarlas (No necesita hacer este trabajo solo.)
  • Cuando tienes el tiempo disponible para hacer los contactos
  • Cuando la persona que estás reclutando sería un miembro especialmente importante para tu grupo
  • Cuando la persona que estás reclutando es un miembro particularmente influyente en la comunidad
  • Cuando la persona que estás reclutando no te conoce a ti o a tu grupo muy bien

Un contacto telefónico podría ser la mejor opción en estos casos:

  • Cuando el posible miembro no está disponible (o es poco probable que lo esté) para una reunión
  • Cuando el posible miembro es relativamente fácil de contactar por teléfono
  • Cuando usted y el posible miembro ya se conocen
  • Cuando la petición que se hace es relativamente sencilla
  • Cuando usted se siente personalmente cómodo hablando con otros por teléfono

Y, como alternativa al teléfono, aquí es cuando una carta podría ser fuertemente considerada:

  • Cuando tiene un número relativamente grande de miembros que reclutar
  • Cuando es la única persona disponible para hacer el trabajo
  • Cuando su propio tiempo (y el de su grupo) es muy limitado
  • Cuando es menos importante quiénes en particular los nuevos miembros son
  • Cuando el posible miembro ya está familiarizado con usted o con su grupo
  • Cuando ha desarrollado (o le han dado) una excelente lista de correo

Intentemos algunos ejemplos para ilustrar estos principios, con algunas recomendaciones propuestas:

Ejemplo Recomendaciones
Tu grupo quiere que se apruebe una legislación local. Un concejal está de su lado Aquí hay un miembro influyente. Reúnete con el concejal en persona.
Quieres que 50 residentes se unan a ti en una reunión vecinal. No debería ser muy difícil contactar con ellos. Llámalos a casa por la noche (también podrías repartir folletos en sus puertas).
Necesitas 200 nuevos socios en los próximos meses, cada uno de los cuales enviará un cheque. El cheque de cualquiera es bienvenido. Encuentra una buena lista de correo. Empieza con una carta.
Quieres crear un Consejo Asesor para una clínica de salud local. ¿Qué opinas?

¿Qué pasa con los detalles de tu propia situación ahora? ¿Qué método le funcionaría mejor?

Combinar diferentes métodos

En este punto, tenemos buenas noticias (esperamos). Es posible combinar estos diferentes métodos de contacto juntos. Por ejemplo, puedes…

  • Llamar, luego escribir
  • Llamar, luego concertar una reunión
  • Escribir, luego llamar
  • Escribir, luego concertar una reunión

Y, para ampliar el punto, puedes añadir también una tercera etapa. Es decir, puedes llamar después de haber enviado una carta, o escribir después de haberte reunido. En otras palabras,

  • Llamar, escribir, llamar, o
  • Llamar, reunirse, escribir

Muchas otras variaciones son posibles, pero éstas son suficientes por ahora (no queremos que las cosas se compliquen demasiado).

En muchos casos, combinar métodos es una buena idea. El ejemplo de la junta consultiva de la clínica de salud antes mencionado es un caso excelente. Es una tarea importante; vale la pena dedicarle tiempo. Así que, si tu tiempo te lo permite, llama (o escribe) a los posibles miembros y organiza una reunión; o (como alternativa menos intensiva) escribe y luego llama. En cualquiera de los dos casos, puede hacer un seguimiento con otra llamada o carta.

Un análisis preciso de la secuencia exacta de los acontecimientos nos lleva más allá del alcance de este módulo. Pero el punto principal, sin embargo, es que es posible y a menudo deseable combinar diferentes métodos cuando usted está pidiendo a los miembros a unirse a su grupo. Cada método puede apoyar y aprovechar los puntos fuertes del otro. En muchas situaciones, el uso de una combinación bien pensada de métodos puede valer su tiempo y sus problemas.

Ajustando su método para que se adapte a la situación

Terminaremos esta sección con más noticias útiles. No tienes que ceñirte a un único método todo el tiempo. Su estrategia puede variar: puede utilizar un método de contacto para algunas personas y otro para otras. El refrán dice: «A cada cual lo suyo». Es la verdad.

Así que a un presidente de banco podría ser mejor abordarlo en una reunión programada, cara a cara. A un ministro se le puede encontrar sólo por teléfono, los domingos por la tarde, después del sermón. Alguien que viaja mucho podría prestar especial atención al correo (a menos que quieras intentar reclutar por teléfono móvil), mientras que un comerciante podría estar más disponible en ese momento, en la tienda. Todas estas personas están disponibles, pero más fácilmente en formas particulares. Si está interesado en el prospecto X, su tarea como reclutador es preguntarse: «¿Cuál es la mejor manera de llegar a esta persona en particular?»

Aprovechar el azar

Antes de concluir, hay un enfoque de contacto más para enumerar. Hay que mencionarlo, aunque no es exactamente un «método». Lo llamaremos «azar». «

Puede que te encuentres con un socio potencial en la oficina de correos, o en el partido de fútbol. Puede que veas a ese mismo presidente del banco recogiendo el periódico, o en la iglesia. Si no está fuera de lugar acercarse a ellos -y quizá no lo esté-, aprovecha esas oportunidades fortuitas. En los encuentros imprevistos, cuando la gente no tiene prisa, muchas personas se mostrarán naturales y serviciales. Y puede que sean más receptivos a lo que usted quiere decirles.

El buen trabajo comunitario significa estar preparado para aprovechar cada oportunidad que se le presente, ya sea por casualidad o por diseño.

En resumen

Las reuniones, las llamadas telefónicas y las cartas pueden considerarse sólo una parte de una estrategia general de afiliación, y cada una de ellas debe utilizarse según sea necesario. Si existen varios métodos buenos, ¿por qué limitarse a uno solo?

Pero una vez que ha hecho su elección o elecciones, ¿cómo las lleva a cabo? Ese es el tema de nuestras dos próximas secciones.

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