USO DEL GESTOR DE REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS EN LA SELECCIÓN DE ESTUDIOS PRIMARIOS EN LAS REVISIONES INTEGRATIVAS

Gestión de los resultados de la búsqueda de estudios primarios

El uso de programas informáticos de gestión de referencias bibliográficas se propuso inicialmente para los estudios de revisiones sistemáticas (RS), y las primeras publicaciones sobre el uso de este sistema se remontan a la década de los noventa.17-18 Muchos revisores utilizan hojas de cálculo de Microsoft Excel, mientras que otros seleccionan los estudios manualmente, con la impresión de títulos y resúmenes, lo que hace que el proceso sea complejo, no ecológico y que consuma mucho tiempo. Actualmente, el flujo de trabajo en el proceso de revisión es más ágil con el uso de programas informáticos.19 En un estudio publicado en 2013, los autores señalaron que más de la mitad de las revisiones sistemáticas utilizaban el software EndNote®.20 Dado que las RS son similares a las RI, se propone el uso de esta tecnología para facilitar el proceso de selección de los estudios primarios.

El uso de programas de gestión de referencias bibliográficas (por ejemplo, EndNote®, Mendeley® y Zotero®) es importante para operacionalizar la selección de estudios primarios en las RS.13 Estos programas permiten localizar las referencias repetidas, identificar los idiomas, seleccionar los periodos de publicación, crear grupos según los criterios de selección (inclusión y exclusión), comparar las referencias seleccionadas entre los revisores, así como crear citas mientras se escribe el texto científico, facilitando el formato de las referencias al final de cada proceso de preparación del manuscrito. La elección del software está influenciada por su disponibilidad (gratuito o de pago) y por la adaptación del revisor a las opciones disponibles. En la literatura, hay estudios en los que los autores compararon los diferentes programas.21-22 En general, los gestores de referencias realizan funciones básicas de localización de publicaciones, almacenamiento de los resultados y citación de referencias a la hora de redactar el manuscrito.

No obstante, la selección del programa debe responder a las necesidades individuales del revisor, ya que cada herramienta presenta ventajas e inconvenientes.21-22 Por ejemplo, la facilidad de uso de Mendeley® es uno de sus puntos fuertes. Por otro lado, este gestor tiene la debilidad de no permitir búsquedas en bases de datos dentro de su propia estructura, ni permite cambios dinámicos en el formato de las citas en los textos.22 Así, es necesario conocer cada software para identificar el que mejor se adapte a cada revisor, por lo que cabe destacar el uso de EndNote®, que los autores de este artículo utilizan desde hace más de 15 años.

En esta reflexión, trataremos el uso del software EndNote®, versión XV. Hay que tener en cuenta que existe la versión online gratuita (EndNote® Basic) disponible en la página web de Thomson Reuters (www.endnote.com), que no tiene todas las funcionalidades disponibles en la versión de pago.

A la hora de crear el archivo en EndNote®, también se pueden perfilar diferentes grupos para organizar la búsqueda. Tras la búsqueda de los estudios primarios en las bases de datos, en la que el revisor cruzó los descriptores controlados y las palabras clave de la estrategia PICO, se puede exportar fácilmente la búsqueda en un archivo e importarla mediante el uso de filtros para EndNote®. Por ejemplo, la búsqueda en la base de datos PubMed requiere la selección del filtro «PubMed (NLM)»; en la base de datos LILACS, el filtro de elección es el «Reference Manager (RIS)». Otras bases de datos, como CINAHL y Web of Science, permiten la importación directa de referencias haciendo doble clic en el archivo exportado de la base de datos. EndNote® pone a disposición de sus usuarios un canal de YouTube con diferentes vídeos que enseñan a utilizar este software (https://www.youtube.com/user/EndNoteTraining). Además, existen guías gratuitas y de fácil manejo para los usuarios.

Después de importar la búsqueda en EndNote® y dirigir los registros referidos al grupo que indica cada base de datos, se recomienda guardar el archivo de respaldo con la búsqueda original, sin gestionar el contenido, con el propósito de recuperar publicaciones que puedan haber sido excluidas inadvertidamente por el usuario, además de tener el registro del número de referencias identificadas en cada base de datos.

Otra característica es cambiar (o personalizar) los campos disponibles dentro de la biblioteca EndNote® para identificar la fuente de cada búsqueda. El usuario debe seleccionar «Herramientas», hacer clic en «Cambiar y mover campos», seleccionar un campo, por ejemplo «URL», seleccionar «Reemplazar todo el campo con», en el marco derecho, introducir el nombre de la base de datos a la que se refiere el grupo de referencias exportadas y hacer clic en «Aceptar». Esta acción cambia todo el contenido de la columna de referencias del grupo. Al ejecutar este cambio en cada base de datos, el revisor tendrá el registro exacto de la fuente de cada referencia. Este debería ser uno de los primeros pasos del revisor. El paso a paso para la función descrita y otros comandos importantes para la realización de métodos de revisión está disponible en el canal de YouTube «EndNote for Systematic Reviews «*.

La Figura 2 presenta un ejemplo de la creación de grupos dentro de la base de datos de referencias en el desarrollo de métodos de revisión. Para ello, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón dentro de «Mis grupos», donde se pueden crear conjuntos de grupos («Crear conjunto de grupos»), con nuevos grupos dentro de cada grupo mayor («Crear grupo»). Estas acciones permiten crear diferentes filtraciones a partir del conjunto de estudios primarios identificados. Para añadir referencias en cada grupo, simplemente seleccione la publicación y arrástrela al grupo requerido.

Figura 2 Ejemplos de grupos que se pueden crear en la selección de estudios primarios para la revisión integradora, Ribeirão Preto, São Paulo, 2017

El uso de EndNote® también permite cambiar los campos dentro de la base de referencias, con el fin de gestionar los criterios de inclusión y exclusión que los revisores independientes realizaron. En este caso, cada referencia recibe una etiqueta, con uno o más códigos, que justifica la inclusión o exclusión del estudio primario por parte de cada revisor. En la literatura, en un estudio publicado, los autores elaboraron una guía sobre cómo utilizar las funciones de EndNote® para permitir la selección de los estudios primarios de forma rigurosa y organizada.23

En la selección de los estudios primarios, las referencias deben repetirse (duplicación de estudios) en las búsquedas realizadas en las diferentes bases de datos. Antes de eliminar los estudios duplicados, es necesario cambiar el nombre de la columna «URL», indicando la base de datos de la referencia, como se ha mencionado anteriormente. Como se muestra en la Figura 3, se puede crear un grupo llamado «Estudios duplicados» y dirigir todas las referencias repetidas a esta carpeta.

Figura 3 Demostración de las fases de exportación al software EndNote®, Ribeirão Preto, São Paulo, 2017

Para seleccionar los estudios duplicados, el revisor debe hacer clic en la pestaña superior llamada «Referencias» y seleccionar «Buscar duplicados». A través de esta acción, el programa destaca las referencias duplicadas. El siguiente paso es eliminar estas referencias, acción que envía los textos duplicados a la carpeta «Sin archivar». Si el programa envía las referencias duplicadas a la papelera del software, es necesario volver a seleccionar estos registros, hacer clic con el botón derecho y seleccionar «Restaurar en la biblioteca». Esta acción dirige las referencias recuperadas a la carpeta «Sin archivar», donde se puede añadir a la carpeta de interés como ya se ha mencionado. El paso relevante es seleccionar todos los textos reenviados a la carpeta «Sin archivar», hacer clic con el botón derecho y añadir estas referencias («Añadir referencias a») a la carpeta que contendrá los estudios duplicados. Es posible que, si se lleva a cabo esta acción, aún quede algún estudio duplicado, ya que la referencia ha sido extraída de diferentes bases y no siempre está indexada de forma idéntica.

Para la selección del año de publicación, por ejemplo, los últimos cinco o diez años, el revisor debe hacer clic en la columna «Año», que aparece como encabezado inmediatamente antes de las referencias. Al hacer clic en esta columna, el programa clasifica las referencias según el año de publicación en orden ascendente y descendente. El revisor puede seleccionar las referencias de los años de interés y realizar la misma acción descrita anteriormente, es decir, eliminar las referencias que no forman parte del periodo delimitado, enviándolas a la carpeta «Sin archivar». A continuación, el revisor debe seleccionar todos los textos enviados a esta carpeta, hacer clic con el botón derecho del ratón y añadir estas referencias («Añadir referencias a») a la carpeta que contendrá los estudios publicados en un periodo no seleccionado para componer la muestra de la revisión.

Existen dos formas de identificar los idiomas. La primera es buscar dentro de la base de datos de referencia. El revisor debe tener en cuenta que, al hacer clic en cualquier carpeta de los grupos creados, se pueden buscar diferentes campos mediante la herramienta «Buscar». Al hacer clic en las opciones existentes para la búsqueda, el revisor debe seleccionar el campo «Idioma». Tras esta acción, introduzca los idiomas que el revisor no domina o no le interesan. Dependiendo de la base de datos de la que se haya extraído el estudio, el idioma puede estar descrito en detalle o identificado por las tres letras iniciales, por ejemplo «eng» para identificar el inglés. También puede estar en blanco, es decir, no contener información sobre el idioma de la referencia.

La segunda forma es utilizar la misma herramienta de «Búsqueda», seleccionar el campo «Título» en las opciones de búsqueda y escribir el símbolo del paréntesis «[» porque, la mayoría de las veces, las referencias que están en un idioma distinto al inglés tienen sus títulos en inglés entre paréntesis. Después de esta acción, el revisor debe eliminar esas referencias enviando los artículos a la carpeta «Sin archivar». A continuación, seleccione todos los textos enviados a esta carpeta, haga clic con el botón derecho del ratón y añada estas referencias («Add References To») a la carpeta que contendrá las referencias publicadas en otros idiomas que no formarán parte de la muestra de revisión.

Para la identificación de los textos que no son artículos científicos, el revisor debe hacer clic en la columna «Ref Type», que aparece como un encabezado inmediatamente antes de los estudios listados en la base de datos de referencias. Al hacer clic en esta columna, el programa ordena las referencias según su tipo, facilitando, por ejemplo, la identificación de tesis y capítulos de libros.

Otra característica útil del programa es el resumen de la publicación, un aspecto importante para la selección de los estudios primarios que se incluirán en la RI, mediante la lectura del título y el resumen de cada referencia. Así, al hacer clic en la carpeta de interés, en el mismo lugar donde se realiza la búsqueda dentro de las propias referencias, hay un icono llamado «Preview», que permite la visualización completa de la referencia y el resumen. Nótese que, para esta visualización, en la pestaña superior, donde es posible seleccionar el estilo de la referencia, se debe hacer clic en «Anotado», de lo contrario el usuario verá el último estilo de referencia utilizado para formatear las referencias.

Para completar las ventajas del uso de EndNote®, el programa también contiene una herramienta de búsqueda de texto completo. Para ello, el revisor debe seleccionar las referencias, hacer clic con el botón derecho y seleccionar «Buscar texto completo». Hay que tener en cuenta que el programa busca grupos de 250 referencias, por lo que el revisor debe prestar atención a esto cuando busque textos en formato de documento portátil (PDF). Esta funcionalidad del programa también está condicionada a la IP del ordenador, recuperando un mayor número de textos en las instituciones afiliadas a los portales de investigación, o cuando es posible el acceso remoto más allá del entorno académico a través del servicio de Red Privada Virtual (VPN).

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