On vuosi 2020, joten meidän kaikkien pitäisi osata lähettää sähköpostia, eikö niin?
Mutta koska niin moni meistä käyttää sähköpostia vahvasti työssään, on väistämättä joitakin asioita, jotka putkahtavat postilaatikkoomme ja ärsyttävät meitä.
Toteuttaakseen selville, mitkä ovat sähköpostin perimmäiset DOs & DON’Ts-lausekkeet & DON’Ts-lausekkeet ja mitkä kliseet täyttävät meidät raivostumalla, Perkbox Insights toteutti kyselytutkimuksen, jossa haastateltiin 1 928 ihmistä.
Keskeisiä tuloksia ovat:
- Työskentelevän yleisön mukaan täydellinen työsähköposti alkaa sanalla ”Hei” ja päättyy sanaan ”Ystävällisin terveisin”.
- ”Just looping in…” ja ”As per my last email” arvioitiin ärsyttävimmiksi sähköpostikliseiksi.
- Pahimmat työsähköpostin lopetuskliseet ovat ”rakastan sinua”, ”lämpimästi”, ”tsemppiä” ja ”parhaita ystäviä”.
- ”Hei”, ”Hyvää perjantaita” ja ”Kenelle tahansa” ovat huonoimpia tapoja aloittaa sähköpostiviesti.
- Isojen kirjainten, suukkojen ja hymiöiden käyttö ovat suurimmat sähköpostiviestien DON’Tit.
- Jättiläismäiset 16 %:n mielestä huutomerkin käyttäminen työsähköpostiviestissä ei ole koskaan sallittua, kun taas 48 %:n mielestä huutomerkkiä voi käyttää vain yhden.
Voi olla vuosi 2020, mutta sähköposti ei ole kuollut – 73 % sanoo, että sähköposti on heidän suosikkiviestintämenetelmänsä työssä
Vaikka muut menetelmät saattavat vaikuttaa siltä, että ne ovat koko ajan nousussa – vanha kunnon sähköposti on edelleen suosituin työviestintätapa. Lähes ¾ ihmisistä sanoo, että se on heidän suosikkimenetelmänsä, ja kasvokkain tapahtuva yhteydenpito on toisella sijalla 50 %:lla.
Puhelin on kolmanneksi suosituin foorumi, ja kolmasosa ihmisistä sanoo, että se on heidän suosikkimenetelmänsä, ja yllättävää kyllä, vain 16 % sanoo, että se on pikaviestintä.
Ja vain 8 %:n mielestä tekstiviestit sopivat työhön, samoin kuin 3 %:n mielestä, jotka käyttävät sosiaalista mediaa työssään.
Vähemmistö aikuisista käyttää 1-2 tuntia päivässä sähköpostien tarkistamiseen
Joka viides viettää 1-2 tuntia työpäivästään postilaatikkoonsa, 16 % käyttää 2-3 tuntia ja järkyttävä 15 % käyttää yli 5 tuntia sähköpostien tarkistamiseen ja lähettämiseen joka päivä.
Ei vain sähköpostia lähetetä paljon töissä, vaan 31 % tarkistaa sähköpostinsa töiden ulkopuolella ”muutaman tunnin välein”, kun taas 8 % tarkistaa ne ”tunnin välein” ja toiset 8 % ”jatkuvasti”.
Kaikki tämä aika postilaatikoissamme tarkoittaa, että on pakko olla muutamia asioita, jotka käyvät hermoillemme…
Täydellinen työsähköposti alkaa sanalla ”Hei” ja päättyy sanaan ”Ystävällisin terveisin”
Pyydettäessä vastaajia valitsemaan, mikä heidän mielestään on paras tervehdys työsähköpostiin, käytetään yksinkertaista tietä. ’Hei’ vie parhaan tervehdyksen ykkössijan, jonka jälkeen tulevat ’Hyvää huomenta’ ja ’Hyvää iltapäivää’ toisella sijalla.
Viisi parasta tervehdystä työsähköpostiin:
- Hi – 49 %
- Hyvää huomenta / iltapäivää – 48 %
- Hello – 21 %
- Hyvästi – 20 %
- Hyvää! esim. Hyvää perjantaita! – 7 %
Nyt pahin
Näyttää siltä, että tervehtimättä jättäminen on huonoin tapa aloittaa sähköpostiviesti. 53 % sanoo, että vastaanottajan tervehtimättä jättäminen on huonoin tapa aloittaa sähköpostiviesti. Tämän jälkeen tulee persoonaton ”Kenelle tiedoksi”, jota 37 % ei pidä hyväksyttävänä, ja ystävällinen ”Hei” on kolmannella sijalla (28 %).
Top 5 huonointa tervehdystä työsähköpostissa:
- Ei tervehdystä – 53 %
- Kenelle tiedoksi – 37 %
- Ei tervehdystä – 28 %
- Hyvää ! Esim. hyvää perjantaita – 23%
- Tervehdys – 22%
”Ystävällisin terveisin”, ”Kiitos” ja ”Terveisin” ovat parhaita tapoja lopettaa sähköpostiviesti
Näyttää siltä, että vaikka ”Ystävällisin terveisin” saattaa saada hieman vastakaikua, sitä pidetään edelleen parhaana tapana päättää sähköpostiviesti. 69% äänesti sen ensimmäiselle sijalle. Kolmannella sijalla on ”Terveisiä”, jota 31 prosenttia piti parhaana tervehdyksenä, ja se hävisi ”Kiitos” tai ”Kiitos vielä kerran” -lauseille.
Viisi parasta tapaa allekirjoittaa sähköposti:
- Lämpimät terveiset – 69 %
- Kiitos tai vielä kerran kiitos – 46 %
- Tervehdys – 31 %
- Kiitos etukäteen – 21 %
- Hyviä toivotuksia – 20 %
’Rakkaus’, ”lämpimästi” ja ”tsemppiä” arvioitiin huonoimmiksi allekirjoitustavoiksi
Yllättäen työpaikalla ”Rakkaus” (57 %) arvioitiin huonoimmaksi tavaksi allekirjoittaa sähköpostiviesti, ja ”lämpimästi” seurasi heti perässä (31 %).
Muut epäsopiviksi arvioituja allekirjoitustapoja ovat ”Cheers”, jota yli neljännes (26 %) ilmoitti, ettei sitä pitäisi käyttää työsähköpostissa, sekä ”Yours truly” (24 %) ja ”Best” (12 %).
Vaikka et ehkä haluaisikaan valita jotakin tästä listasta, sinun on parasta varmistaa, että allekirjoitat sähköpostisi. 44 prosenttia ihmisistä ilmoittaa, että ”ei allekirjoitusta” on huonoin.
Top 10 huonointa sähköpostin kuittausta paremmuusjärjestyksessä:
- Rakkaus – 57%
- Ei kuittausta – 44%
- Lämpimästi – 31%
- Hyvästi – 26%
- Todellakin sinun – 24%
- Luuloisesti… 18%
- Puhutaan pian – 14%
- Sincerely – 12%
- Best – 12%
- All the best – 9%
Nyt tiedämme siis, mitkä ovat parhaat tavat aloittaa ja lopettaa sähköposti, mikä saa meidät hermostumaan sähköpostin sisällä? Kysyimme vastaajilta sähköpostikliseistä, joita he eivät voi sietää.
Tässä on muutamia, joista kannattaa olla tietoinen, jotta et ärsytä ketään seuraavassa sähköpostissasi…
”Vain silmukka…” ja ”Kuten edellisessä sähköpostissani” ovat ärsyttävimpiä sähköpostikliseitä
Joskus et voi olla käyttämättä kliseitä, mutta on myös joitakin, joita haluat todella välttää. Etenkin jos haluat olla vastaajiesi suosiossa.
Vihatuin sähköpostiklisee on ”Just looping in…”, ja 37 prosenttia vastaajista ilmoitti, että heitä ärsyttää, kun kyseistä lausetta käytetään sähköpostissa.
Katsottaessa ärsyttävien kliseiden listan loppuosaa kolme viidestä tärkeimmästä kliseestä liittyy johonkin edellisessä sähköpostiviestissä mainitun asian jatkamiseen. Kolmasosa ei pidä lauseesta ”kuten edellisessä sähköpostissani”, jota seuraa lause ”onko tästä mitään uutta tietoa?”. (24 %) ja ”kunhan vain ilmoittauduin” (19 %). Näyttää siltä, ettemme pidä siitä, että meitä kehotetaan vastaamaan…
Ärsyttävimmät sähköpostikliseet:
- ’Just looping in…’ – 37%
- ’As per my last email’ – 33%
- ’Any updates on this?’ – 24%
- ’Just checking in’ – 19%
- ’Confirming receipt’ / ’confirming that I have received this’ – 16%
- ’Per our conversation’ – 15%
- ’Please advise’ – 8%
- ’Thanks in advance’ – 7%
- ’Hope you’re well’ – 6%
Käyttää isoja kirjaimia, suukkoja ja CC:n käyttäminen henkilöille, joiden ei tarvitse olla mukana, ovat ärsyttävimpiä asioita, joita voit tehdä sähköpostissa
Löysimme myös suurimmat sähköpostivirheet, sinun kannattaa ehkä arvioida uudelleen, jos teet jotain näistä.
- Kokonaisten isojen kirjainten käyttäminen kokonaisten sanojen tai lauseiden kohdalla – 67%
- Pusujen tai ’x:n’ käyttäminen – 65%
- Keskustelujen tekeminen henkilöille, joiden ei tarvitse olla mukana – 63%
- Slangin käyttäminen, esim. ”OMG” – 53%
- Liian monta huutomerkkiä – 52%
- Sähköpostin lähettäminen oikolukematta – 50%
- Erittäin pitkien sähköpostiviestien lähettäminen – 29%
- Hymiöiden käyttäminen – 29%
- Sähköpostisignaation tekemättä jättäminen – 23%
- Kaksinkertainen sähköpostin lähettäminen – 22%
- Hymiöiden käyttäminen – 22%
- Värillisten fonttien käyttäminen – 21%
16% on sitä mieltä, että huutomerkin käyttäminen työsähköpostissa ei ole koskaan hyväksyttävää
Syvennytään syvemmälle huutomerkkeihin liittyviin ajatuksiin, käy ilmi, että vähemmän on tässä suhteessa enemmän.
Jättimäiset 16 prosenttia on sitä mieltä, että huutomerkin käyttö työsähköpostissa ei ole koskaan hyväksyttävää, kun taas 48 prosenttia on sitä mieltä, että vain yksi huutomerkki on hyväksyttävä, ja vain 24 prosenttia tyytyisi kahteen.