Toimialasta riippumatta data muuttaa organisaatioiden toimintatapoja. Strukturoidulla tiedolla eli sellaisella tiedolla, joka on vain koneiden luettavissa, on oltava yhtenäinen rakenne, jotta se toimisi oikein. Jotta data olisi ihmisten hyödynnettävissä, se on käännettävä ja käsiteltävä niin, että se puhdistetaan ja kartoitetaan niin, että siitä voidaan saada hyödyllisiä oivalluksia. Kun käytettävän ja tallennettavan datan määrä kasvaa, datan käsittelyn tarpeellisuus korostuu entisestään.
Sen vuoksi tarkastelemme tietojenkäsittelyn yksityiskohtia sekä joitakin parhaita vinkkejä siitä, miten sinä ja ohjelmistosi voitte järjestää tietoja paremmin hyödyllisten oivallusten saamiseksi.
Sisällysluettelo
1. Mitä on tietojenkäsittely?
2. Tietojenkäsittelyn tarkoitus
3. Tietojenkäsittelyn vaiheet
4. Miten pääset alkuun
5. Tietojenkäsittelyn perusteet. Miten parantaa
6. Lopputulos
Mitä on datan manipulointi?
Datan manipuloinnilla tarkoitetaan prosessia, jossa dataa muokataan järjestetyksi ja helpommin luettavaksi.
Datan manipulointikieli eli DML on ohjelmointikieli, jolla tietoja muokataan lisäämällä, poistamalla ja muokkaamalla tietoja tietokannassa esimerkiksi tietojen puhdistamiseksi tai kartoittamiseksi. SQL eli Structured Query Language on kieli, jolla kommunikoidaan tietokantojen kanssa. Kun SQL-tiedonmuutoslauseita käytetään tietojen käsittelyyn, voi esiintyä neljä toimintoa, nimittäin:
– Valitse
– Päivitä
– Lisää
– Poista
Nämä komennot kertovat tietokannalle, mistä tiedot valitaan ja mitä niille tehdään.
Näin se toimii:
– SELECT: Select-lauseen avulla käyttäjät voivat vetää tietokannasta valinnan, jonka kanssa työskennellä. Kerrot tietokoneelle, mitä SELECT ja FROM mistä.
– UPDATE: Jos haluat muuttaa jo olemassa olevia tietoja, käytät UPDATE-lausetta. Voit kertoa tietokannalle, että se päivittää tietyt tietosarjat ja uudet syötettävät tiedot joko yksittäisillä tietueilla tai useilla tietueilla kerrallaan.
– INSERT: Voit siirtää tietoja paikasta toiseen käyttämällä INSERT-lausetta.
– DELETE: Taulukon sisällä olevista tietueista päästään eroon DELETE-lauseella. Kerrot järjestelmälle, mistä poistetaan ja mitä tiedostoja poistetaan.
Koska SQL ei salli tietojen tuontia tai vientiä ulkopuolisista lähteistä, jotkin palveluntarjoajat pystyvät tallentamaan tietoja ja antamaan sinulle työkaluja, joilla voit käsitellä tietoja liiketoimintasi tarpeisiin.
Datan muokkauksen tarkoitus
Datan muokkaus on tärkeä toiminto liiketoiminnan toiminnalle ja optimoinnille. Jotta voit käyttää dataa oikein ja muuntaa sen hyödyllisiksi oivalluksiksi, kuten taloudellisten tietojen, asiakaskäyttäytymisen analysoimiseksi ja trendianalyysin suorittamiseksi, sinun on pystyttävä käsittelemään dataa haluamallasi tavalla. Näin ollen datan käsittely tarjoaa liiketoiminnalle monia etuja, kuten
– Yhdenmukaiset tiedot: Kun tiedot ovat johdonmukaisessa muodossa, ne voidaan järjestää, lukea ja ymmärtää paremmin. Kun otat tietoja eri lähteistä, sinulla ei välttämättä ole yhtenäistä näkymää, mutta tietojenkäsittelyn ja komentojen avulla voit varmistaa, että tiedot on järjestetty ja tallennettu johdonmukaisesti.
– Projektitiedot: Kyky käyttää historiatietoja tulevaisuuden ennustamiseen ja syvällisempien analyysien tekemiseen on ensiarvoisen tärkeää yrityksille, erityisesti kun on kyse taloudesta. Tiedonkäsittely mahdollistaa tämän toiminnon.
– Luo datasta enemmän arvoa: Kaiken kaikkiaan se, että voit muuntaa, muokata, poistaa ja lisätä tietoja tietokantaan, tarkoittaa, että voit tehdä tiedoillasi enemmän. Kun tieto pysyy staattisena, siitä tulee hyödytöntä. Mutta kun osaat käyttää tietoja hyödyksesi, saat selkeää tietoa, jonka avulla voit tehdä parempia liiketoimintapäätöksiä.
– Poista tai jätä huomiotta tarpeettomat tiedot: Usein on dataa, joka on käyttökelvotonta ja voi häiritä sitä, mikä on tärkeää. Tarpeettomat tai epätarkat tiedot on puhdistettava ja poistettava. Tiedonkäsittelyn avulla voit nopeasti puhdistaa tietueesi, jotta voit työskennellä tärkeiden tietojen kanssa.
Vaiheet tietojen muokkaamiseen
Aloittaaksesi tietojen muokkaamisen, sinun on hyvä ymmärtää yleiset vaiheet ja toimintojen järjestys.
1. Aluksi tarvitset tietokannan, joka luodaan tietolähteistäsi.
2. Tämän jälkeen sinun on puhdistettava tietosi, tietojenkäsittelyn avulla voit puhdistaa, järjestää uudelleen ja jäsentää tietoja.
3. Seuraavaksi tuot ja rakennat tietokannan, josta työskentelet.
4. Voit yhdistää, sulauttaa ja poistaa tietoja
5. Analysoi sitten tietoja, jotta kaikki nämä tiedot heräävät eloon ja voit kerätä hyödyllisiä oivalluksia.
Miten päästä alkuun? Excel-vinkkejä tietojen perusmuokkaukseen
Joidenkin monien keskeisten vinkkien ja temppujen avulla saat kaiken irti tiedoistasi, vaikka ne olisivat esimerkiksi Microsoft Excelissä. Joitakin näistä ovat mm:
1. Funktiot ja kaavat: Voit käyttää keskeisiä matemaattisia funktioita, jotta numerot merkitsevät enemmän. Pelkästään kirjoittamalla olennaisia matemaattisia funktioita Excelin palkkiin voit lisätä, vähentää, kertoa ja jakaa tietoja ja nähdä välittömiä tuloksia.
2. Autofill-toiminto: Jos haluat suorittaa yhtälön useissa soluissa, mutta et halua kirjoittaa sitä jatkuvasti uudelleen, voit vetää hiiren solun oikeaan alakulmaan ja vetää sitä alaspäin ja soveltaa samaa kaavaa useisiin riveihin kerrallaan.
3. Suodatus ja lajittelu: Suurissa tietokokonaisuuksissa on hyödyllistä pystyä suodattamaan ja lajittelemaan tietoja tarpeiden mukaan. Tämän ominaisuuden avulla voit säästää aikaa tietojen analysoinnissa.
4. Poista kaksoiskappaleet: Kaksoistiedot voivat vaikuttaa analyysiisi. Näin ollen voit poistaa kaksoiskappaleet käyttämällä taulukkolaskentaohjelman ”Poista kaksoiskappale” -toimintoa, kun olet valinnut tiedot, joiden kanssa haluat työskennellä.
5. Sarakkeiden yhdistäminen, erottaminen, luominen ja yhdistäminen: Voit järjestellä tietoja edelleen yhdistämällä, yhdistämällä tai erottamalla sarakkeita ja tietosivuja.
Miten parantaa? Kehittyneitä vinkkejä tietojenkäsittelyyn
Paras ja tehokkain tapa hallita tietojenkäsittelyä on käyttää ohjelmistoja, jotka tarjoavat kehittyneitä ja automaattisia tietojenkäsittelyominaisuuksia. Solvexian kaltaiset tietojen automatisointityökalut tarjoavat etuja, kuten tietojen automaattisen puhdistamisen, kartoittamisen, validoinnin, laskennan ja tallentamisen live-syötteen avulla, joten voit sanoa hyvästit manuaaliselle tietojen syöttämiselle ja vähäarvoisille toistuville tehtäville. Lisäksi automaation avulla voidaan luoda raportteja ja lähettää niitä tietyille henkilöille ilman ihmisen puuttumista asiaan. Nämä raportit auttavat suorittamaan analyysejä, ennustamaan trendejä ja luomaan ennustemalleja tehokkaasti. Lisäksi vankassa järjestelmässä kaikki tiedot on tallennettu turvallisesti, ja se mahdollistaa tarkastusketjujen luomisen hallinnointia varten ja tietojen saatavuuden yhteistyötä varten.
Tietojen käsittely finanssialalla voi säästää valtavasti aikaa. Sen sijaan, että tietoja jouduttaisiin kopioimaan ja liittämään laskuista tai kuluraporteista, ohjelmistojärjestelmät voivat hoitaa tietojen siirtämisen ja vähentää inhimillisten virheiden määrää, mikä on ensisijainen esimerkki.
Lopputulos
Tietoa on monessa muodossa, ja yritysjohtajat tarvitsevat sitä voidakseen tehdä päätöksiä. Markkinoinnista myyntiin, kirjanpidosta asiakaspalveluun, dataa hyödynnetään parhaiten silloin, kun sitä voidaan käsitellä mihin tahansa merkitykselliseen tarkoitukseen. Asianmukainen data-analyysi perustuu kykyyn tehdä datan manipulointia, johon kuuluu tietojen uudelleenjärjestäminen, lajittelu, muokkaaminen ja siirtäminen.