Sopimuskatselmus on keskeinen osa sopimusprosessia, ja se tarjoaa tilaisuuden ymmärtää täysin kaikki se, mistä sinä ja yrityksesi olette sopineet, ennen kuin lyöt kynän paperille. Sopimuskatselmus auttaa vähentämään organisatorisia riskejä ja lisää todennäköisyyttä, että sopimus vaikuttaa myönteisesti liiketoimintaan kaikkien osapuolten kannalta. Ilman kattavaa sopimuskatselmusta on vaarana, että sitoudut velvoitteisiin, joita et pysty täyttämään, vahingoitat yrityksesi brändiä ja mainetta sekä tuhlaat arvokasta aikaa ja taloudellisia resursseja sellaisten riitojen ratkaisemiseen, jotka olisi voitu ehkäistä.
Tämässä artikkelissa käsitellään eräitä tärkeimpiä asioita, jotka on syytä huomioida sopimuskatselmuksen aikana.
Mikä on sopimuskatselmus?
Sopimuskatselmus on juridisen sopimuksen perusteellinen tarkastelu ennen sen allekirjoittamista sen varmistamiseksi, että kaikki asiakirjassa mainitut asiat ovat selkeitä ja täsmällisiä ja että yrityksesi on tyytyväinen siihen, että se voi edetä sopimuksen ehtojen mukaisesti. Sen jälkeen, kun sopimus on alun perin allekirjoitettu, sopimustarkistukset ovat tärkeitä myös ennen tiettyjä sopimustapahtumia, kuten uudelleenneuvotteluja tai opt-out-ikkunoita. Sopimuksen uudelleentarkastelu on yleensä viimeinen tilaisuus tunnistaa ja pyytää tarvittavia muutoksia ennen sopimukseen sitoutumista.
Mitä etsiä sopimuksen uudelleentarkastelun aikana
Sopimuksen uudelleentarkastelun tekeminen kannattaa aloittaa suunnitelmallisesti, jotta voit olla varma siitä, että sopimuksen tärkeimmät kohdat on analysoitu huolellisesti. Jos havaitaan virheitä tai ristiriitaisuuksia tai jos sopimuksen tarkistuksen tuloksena herää kysymyksiä, sopimusta ei pidä viedä eteenpäin ennen kuin kaikki kysymykset on ratkaistu tyydyttävällä tavalla. Seuraavassa on lueteltu joitakin keskeisiä asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota sopimuksen tarkistuksen aikana.
1. Keskeiset lausekkeet & Ehdot
Sopimuksen jokainen rivi on tärkeä ja se on tarkistettava tarkasti, mutta jotkin lausekkeet ja ehdot ovat selvästi merkittävämpiä kuin toiset. Koska jokainen yritys ja toimiala on erilainen, myös tärkeimmät sopimusehdot todennäköisesti vaihtelevat, mutta muutamiin on kuitenkin syytä kiinnittää erityistä huomiota kaikkialla. Ehdot, kuten luottamuksellisuus, vahingonkorvaus, irtisanominen ja riitojenratkaisu, ovat kaikki tärkeitä sopimuksen kohtia, ja niiden tarkasteluun kannattaa käyttää ylimääräistä aikaa varmistaaksesi täysin, että kieli on hyväksyttävää.
2. Irtisanominen & Uudistamisehdot
Ennen kuin allekirjoitat minkään oikeudellisesti sitovan sopimuksen, sinun on syytä varmistua siitä, että ymmärrät täydellisesti sopimuksen irtisanomis- ja uudistamisehdot, jotta vältät joutumasta sopimukseen pidemmäksi ajaksi kuin alunperin oletit. Kannattaa tarkistaa sellaiset asiat kuin automaattinen uusiminen ja opt-out-ikkunat, jotta tiedät etukäteen, miten ja milloin voit irtisanoa sopimuksen ja mitkä ovat seuraukset, jos et ilmoita asiasta toiselle osapuolelle tiettyyn päivämäärään mennessä.
Tänään on myös hyvä aika aloittaa ennakkosuunnittelu, jotta et yllättyisi, kun tärkeät päivämäärät ja määräajat tulevat vastaan. Aseta kalenteriin muistutuksia, jotta sinä ja tiimisi ette menetä tilaisuuksia neuvotella sopimuksesta uudelleen tai peruuttaa se ilmoitettujen parametrien puitteissa.
3. Selkeä, yksiselitteinen kieli
Kun luet sopimusta läpi, kiinnitä tarkkaa huomiota siihen, miten kukin virke on muotoiltu, ja etsi kieli, joka voisi jäädä tulkinnanvaraiseksi. Vaikka molemmat osapuolet tulkitsisivat epäselviä termejä samalla tavalla, kieli kannattaa mahdollisuuksien mukaan tarkistaa yksiselitteisemmäksi mahdollisten ristiriitojen välttämiseksi, kun sopimus on allekirjoitettu ja aktiivinen. Merkittävät ristiriidat saattavat vaatia kolmatta osapuolta määrittelemään seuraavat vaiheet sen perusteella, miten se tulkitsee sopimusta, joten varmista, että kaikki ehdot on esitetty selkeästi.
4. Ei tyhjiä välejä
Sopimusmallien käyttäminen on loistava tapa säästää aikaa sopimuksen laatimisprosessin aikana, mutta se vaatii erityistä harkintaa sopimuksen tarkistusvaiheessa. Kaikki tyhjät kohdat on joko täytettävä tai poistettava ennen lopullisen sopimuksen allekirjoittamista. Olosuhteista riippuen tyhjän kohdan täyttämättä jättäminen sopimuksessa voi johtaa kalliisiin seurauksiin yrityksellesi.
5. Laiminlyöntiehdot
Vaikka molemmilla osapuolilla on yleensä hyviä aikomuksia sopimusta tehdessään, on aina mahdollista, että toinen osapuoli ei täytä sopimusehtoja, mikä johtaa sopimusrikkomukseen. Pidä silmällä laiminlyöntilausekkeita, jotta tiedät, mitä mahdollisia seurauksia velvoitteiden täyttämättä jättämisellä voi olla – tai mitä vaihtoehtoja sinulla on käytettävissäsi, jos et ole rikkonut sopimusta.
6. Tärkeitä päivämääriä & Määräajat
Sen lisäksi, että varmistat, että kaikki luetellut päivämäärät ja suoritteet ovat linjassa mahdollisten aiempien suullisten sopimusten kanssa, sopimuksen tarkistusvaiheessa on myös tilaisuus aloittaa kaikkien niiden asioiden seuranta, joita tiimilläsi tai organisaatiollasi on velvollisuus toteuttaa. Etukäteissuunnittelu auttaa vähentämään sopimusrikkomuksen mahdollisuutta, mikä voi johtaa merkittäviin seurauksiin organisaatiollesi.
Vinkkejä onnistumiseen
Varaa riittävästi aikaa perusteelliseen tarkasteluun
Sopimuksen jokaisen lauseen lukeminen ja analysointi voi epäilemättä viedä huomattavan paljon aikaa, erityisesti pitkien ja monimutkaisten sopimusten kohdalla, mutta se on ratkaisevan tärkeä vaihe, jolla voit suojella yritystäsi tarpeettomilta riskeiltä. Jätä aina runsaasti aikaa istua arvokkaiden tai riskialttiiden sopimusten parissa ennen allekirjoittamista. Yksikin väärin laitettu pilkku tai epäselvä lause voi johtaa kalliisiin ja vältettävissä oleviin virheisiin.
Laita useampi henkilö tarkistamaan
Sopimuksen tarkistaminen kannattaa aina antaa jonkun muun kuin asiakirjan laatijan tehtäväksi. Joku, joka lukee sopimusta ensimmäistä kertaa, huomaa todennäköisemmin virheen tai kirjoitusvirheen kuin sopimuksen laatinut henkilö, joka on katsonut samoja tietoja pitkään. Se, että toinen lakitiimisi jäsen tai jopa sopimustarkastuslakimies tarkastaa jokaisen tärkeän sopimuksen, lisää mahdollisuuksiasi saada aikaan sopimus, joka on tarkoituksenmukainen.
Sopimusten säännöllinen tarkastelu
Sopimusten tarkastelun tulisi koskea sekä olemassa olevia sopimuksia että aivan uusia sopimuksia. Aina kun valmistelet sopimuksen uusimista, sinulla on tilaisuus parantaa sopimusta edellisen sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen saatujen kokemusten perusteella, korjata jokin aiemmin huomiotta jäänyt asia tai muuttaa sanamuotoa alan säännösten tai ohjeiden johdosta, jotka ovat kehittyneet sopimuksen alkuperäisen laatimisen jälkeen. Se, että sopimus on alun perin allekirjoitettu ja hyväksytty, ei saisi estää sinua tarkastelemasta sitä säännöllisesti ja etsimästä mahdollisuuksia optimoida tai tarkentaa ehtoja tai ryhtymästä toimenpiteisiin sopimuksen irtisanomiseksi tietyissä tilanteissa.
Hyödynnä teknologiaa
Kirjallisen asiakirjan perusteellinen rivikohtainen analyysi on nykyaikaisille teknologiaratkaisuille, erityisesti tekoälyyn ja koneelliseen oppimiseen perustuville työkaluille, räätälöity haaste. Sopimusten tarkistusratkaisut, mukaan lukien jotkin sopimushallintaohjelmistot, pystyvät automaattisesti skannaamaan ja analysoimaan suuria tekstimääriä nopeasti ja tarkasti, eivätkä ne, toisin kuin ihmiset, ole alttiita väsymyksen aiheuttamille virheille, mikä on perusteltu huolenaihe, kun tarkastellaan pitkiä sopimuksia.
Tekniikan ei pitäisi korvata inhimillistä tarkistusprosessia, mutta kun sitä käytetään ihmisten työn täydentämiseksi, sopimustarkistusratkaisut voivat auttaa tästä prosessista vastaavia henkilöitä suorittamaan tehtävänsä paljon tehokkaammin ja tarkemmin.
Jos haluat lisää hyödyllisiä vinkkejä ja tietoa onnistuneesta sopimustarkistuksesta, voit ladata The Master Checklist for Contract Review and Management -ohjeen.
Osa tästä sisällöstä on julkaistu aiemmin ContractWorksin blogissa
.