Monilla meistä on vaikeuksia saada asioita tehtyä, koska joudumme luottamaan muihin. Valitettavasti tämä riippuvuus on vain osa liiketoiminnan harjoittamista. Termi tulee ohjausjärjestelmistä, joissa suljetaan säätösilmukka, jotta järjestelmä pysyy vakaana. Vakaan järjestelmän vastakohta on epävakaa järjestelmä. Ohjausjärjestelmäkielessä tätä kutsutaan avoimeksi silmukaksi, koska siinä ei ole takaisinkytkentää ja näin ollen se todennäköisesti pyörii hallitsemattomasti – vähän niin kuin projektit ilman seurantaa.
Olen varma, että useimmat teistä ovat kokeneet tilanteita, joissa olet luullut jonkun tekevän jotakin, ja sitten on käynyt ilmi, että hän on joko unohtanut, jättänyt sinut huomioimatta tai tehnyt väärin. Kaikki nämä ongelmat ovat seurausta siitä, että silmukkaa ei ole suljettu.
Suljetun silmukan viestintä stressaavissa tilanteissa
Suljetun silmukan viestintä on olennaista stressin ja rasituksen aikana, jolloin on oltava kristallinkirkasta, mitä viestitään. Tämä pätee erityisesti silloin, kun kyse on elämästä ja kuolemasta, kuten leikkaussalissa tai taistelukentällä.
Esimerkiksi kaksisuuntaisessa radioviestinnässä noudatetaan tiukkaa suljetun silmukan viestintäprotokollaa, jolla varmistetaan, että viesti on vastaanotettu. Olen varma, että useimmat teistä ovat kuulleet seuraavista:
- Roger tarkoittaa kirjainta ”R”, jota oli usein vaikea ymmärtää radion välityksellä – tarkoitti ”viesti vastaanotettu.”
- Wilco tarkoitti ”noudattaa” sitä, mitä sanoit.
- Loppu tarkoitti ”Olen valmis – nyt voitte puhua.”
- Loppu tarkoitti ”Olen valmis.”
Nämä vakiosanat ja -käytännöt tekevät yksinkertaiseksi ja selväksi, mistä on kyse. Liiketoiminnassa ei ole kyse elämästä ja kuolemasta kuten taistelukentällä tai operaatiohuoneessa, mutta se voi hyötyä selkeästä ja ytimekkäästä suljetun silmukan viestinnästä.
Suojellaksesi itsesi kärsimykseltä, sydänsuruilta ja väärinkäytöksiltä viestinnässä, tässä on muutamia vaiheita, joilla varmistat, että suljet silmukan joka kerta.
Vaihe 1: Selkeät tavoitteet
Yksi suurimmista haasteista, kun haluat saada asioita tehtyä, on todellisten tavoitteidesi ymmärtäminen. Mikään ei turhauta sinua enemmän kuin jonkun käynnistäminen tehtävään, joka on oikeasti aika, mutta josta ei ole viestitetty niin. Selkeät tavoitteet tarkoittavat, että mietit, mitä pitää saada tehtyä, ja laadit suunnitelman, jossa on järkeä. Temppuna tässä on huolellinen valmistautuminen ja sen täsmentäminen, mitkä tavoitteet ovat tärkeitä ja keitä tarvitset niiden tekemiseen.
Vaihe 2: Kommunikoi selkeästi
Kirkas kommunikointi tarkoittaa, että viestisi tai tehtäväsi rekisteröityy yleisölle. Tämä ei tarkoita, että puhut hitaasti tai käytät neljännen luokan englantia. Pikemminkin kokouksessa tai keskustelussa on oltava kohtia, joissa kysyt, onko viestisi selkeä ja meneekö se perille. Muista, että se, mitä sanot, ei välttämättä välitä tarkoittamaasi viestiä. Siksi sinun on jatkuvasti kuunneltava, mitä ihmiset sanovat, ja varmistettava, että viestisi tai tehtäväsi menee perille.
Vaihe 3: Luo luonnollisia jatkokohtia
Yksi asia, jonka kanssa useimmat ihmiset kamppailevat, on se, miten seurata jonkun kanssa tehtävää tai tehtävää. Tämä voi olla haastavaa joillekin ihmisille, koska on epäselvää, milloin seurata. Jos luot luontevia seurantakohtia, kaikki osapuolet suhtautuvat paljon helpommin puheluusi tai sähköpostiisi. Nämä luonnolliset seurantakohdat luo se henkilö, joka eniten toivoo toimenpiteen loppuunsaattamista. Pari esimerkkiä luonnollisista seurantakohdista ovat:
- Toiminta, jonka mukaan otat yhteyttä viikon kuluttua, jos et kuule jostakusta
- Asetetaan molemminpuolinen määräaika, jonka kaikki hyväksyvät
- Tiedon tai palautteen antaminen ennen tiettyä päivämäärää
- Henkilökohtainen toiminto, jonka avulla voit seurata tietojen/suositusten jne. antamista
- Tilannekatsauksen antaminen, kun jotakin olennaista tapahtuu (mm.esim. toinen kauppa suljetaan, saavutetaan virstanpylväs jne.)
On olemassa useita muita luonnollisia seurantakohtia, jotka tulevat sinulle ilmeisiksi, kun alat etsiä niitä.
Vaihe 4: Dokumentoi keskustelut, toimet ja esityslistat
Valvottavasti paras yksittäinen asia, jonka voit tehdä silmukan sulkemiseksi, on lähettää kokousten esityslistat, muistiinpanot, toimet ja päätelmät. Tämä saattaa tuntua työläältä, mutta se on loistava keskustelun keskipiste. Kun lähetät kokousmuistiinpanot, avaat luonnollisen seurantakohdan, jota voidaan hyödyntää useiden toimien päättämiseksi. Ilman tätä keskipistettä kaikilla näillä roikkuvilla toimilla ei ole kotia. Kokousmuistiinpanosi ja niiden seuranta tarjoavat noille toimille luonnollisen kodin.
Vaihe 5: Seuraa, kun lupaat
Jos haluat, että ihmiset seuraavat toimia viipymättä, sinun on näytettävä esimerkkiä. Seurantasi sävy ja sävy sekä täsmällisyytesi osoittavat, että välität asian loppuun saattamisesta, ja tämä luonnollisesti tarttuu myös muihin. Mikään ei kerro kenellekään, että silmukan sulkeminen on tärkeää, kuin se, että teet kaikkesi tehdessäsi sen heille helpoksi.
Vaihe 6: Toista, kunnes asia on loppuun käsitelty
Se, että pyydät jotakuta tekemään jotakin, ei tarkoita sitä, että hän todella kuuli sinua tai kuittasi, että asia tulee tehdyksi. Tämä tarkoittaa, että sinun on toistettava edellä mainitut vaiheet, kunnes saavutat haluamasi ratkaisun. Tämä saattaa kestää useita tapaamisia tai puhelinsoittoja. Itse asiassa se saattaa kestää kauemmin kuin oletitkaan. Kannattaa muistaa, että sinun on oltava ahkera, jos haluat saada jotain aikaan. Se edellyttää, että kommunikoit jatkuvasti haluamistasi tuloksista ja suljet silmukan varmistaaksesi, että se tehdään.
Suljetun silmukan viestintä vaatii harjoittelua
Kuten mikä tahansa, suljetun silmukan viestintä vaatii harjoittelua. Voi olla kiusallista tai jopa tuntua hölmöltä, että joudut toistamaan asioita tai kuittaamaan selvästi, että olet saanut viestin. Tuo hankaluus hälvenee, ja huomaat saavasi enemmän aikaan vähemmällä päänvaivalla.